En Francia, casi el 80% de los gestores de flotas de vehículos utilizan Excel para gestionar su flota. ¿Cómo podemos explicar este predominio de Excel cuando existe en el mercado software dedicado a la gestión de flotas de vehículos?
En primer lugar, Excel es una herramienta ofimática individual, flexible y bastante fácil de usar. Con el uso generalizado de la nube, ahora es más fácil compartir que en el pasado y permite la colaboración simultánea en la misma versión.
Su otra gran ventaja es su uso generalizado en las empresas porque forma parte sistemáticamente del paquete Office.
Finalmente, su precio lo convierte en una solución natural porque su uso no cuesta absolutamente nada, independientemente del número de vehículos a gestionar, el número de usuarios o incluso el nivel de sofisticación aportado a su diseño.
Entonces, ¿parece Excel la herramienta perfecta para la gestión de flotas?
Para decidir si está disponible en la nube en un servidor, se debe reservar Excel para el usuario para el diseño, se decide ofrecer los servicios de un software centralizado en finanzas y control.
Pero cuando se trata de administrar datos vitales para la empresa, compartidos por uno o más departamentos, o de garantizar el funcionamiento de los procesos de negocio, Excel ya no es adecuado en absoluto y no puede sustituir en absoluto al software de gestión.
Además, sin querer criticar Excel, hemos identificado las diversas dificultades que poco a poco se le irán presentando a cualquier gestor de flotas que utilice Excel y que le harán arrepentirse de no haber optado desde el principio por un paquete de software del mercado. Ante cada uno de estos puntos, hemos destacado las funcionalidades que ofrece un paquete de software de gestión dedicado como Digiparc.
- Un retraso legal para la eficiencia y optimización de una flota:Con Excel siempre asumimos que en realidad estamos trabajando en la versión correcta. Además, perdemos un tiempo interminable combinando todo constantemente, arruinando macros o perdiendo entre plagas.
Las ventajas de Digiparc:Con Digiparc hay que esperar el tiempo, porque todas las secciones principales son inmediatamente accesibles, las grabaciones se realizan en tiempo real, por lo que, para todos, ¡las funciones comerciales preexistentes son mucho más largas!
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- No hay separación entre un repositorio y la interfaz de explotación de datos:En Excel no existe ninguna posibilidad real de crear un repositorio empresarial que sirva como base fiable para la gestión diaria de la flota.
Las ventajas de Digiparc:proporciona un repositorio dedicado que centralizará todos los datos básicos de la flota en todas las áreas del ecosistema de una flota de automóviles. Este sello entre el repositorio y la gestión operativa evita así generar errores y estar operativo más rápidamente.
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- Falta de visión global de los datos:También es complicado en Excel mantener una visión global de tu vista, mantener sistemas de control y sistemas de alerta eficaces. La directiva se presenta constantemente en un contexto confuso que no nos permite tomar decisiones correctas en el momento adecuado.
Las ventajas de Digiparc:Nada más abrir el paquete de software, dispone de una tabla resumen de los datos más importantes que le permite tener inmediatamente una visión global del parque en sus diferentes aspectos. Las alertas están resaltadas y son de fácil acceso con la posibilidad de alertar a los usuarios o administradores interesados.
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- Nuestras instrucciones de seguridad:Todos conocemos los contratiempos del multiversionado en Excel que en ocasiones conduce a errores potencialmente muy peligrosos para el correcto funcionamiento de una flota de vehículos: versiones incorrectas, integración de datos olvidados, etc.
Las ventajas de Digiparc:El registro de eventos DIGIPARC muestra claramente a los administradores que saben y cómo reducir al máximo el riesgo de errores gracias a flujos de trabajo dedicados que facilitan la secuencia de procesos y la accesibilidad permanente a Digiparc en tiempo real...
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- Mensaje de error permanente:Este es el problema más crucial en Excel. En ausencia de un sistema centralizado organizado según los procesos de negocio, el error potencialmente está presente constantemente. Y sabemos lo que exponencialmente puede provocar un error en un archivo de Excel. Por lo tanto, cuando se trata de un expediente manejado por 5, 10 o 50 personas, el sistema necesariamente presenta fallas desde el principio y no se puede garantizar la integridad de los datos.
Las ventajas de Digiparc:Le permite organizar la gestión de sus flotas de vehículos y reproducir su organización online a nivel geográfico pero también comercial y comercial. Se trata de una entidad comercial que se encarga de la administración y se ocupa exactamente de los problemas que hay que realizar.
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- Ningún Excel es igual:En Excel cada uno tiene su propia macro, su propia forma de trabajar. Esto permite contar con programas ricos y personalizados que además generan desorganización y desocialización de los procesos.
Las ventajas de Digiparc:Todo esto está preorganizado con regulaciones comerciales comunes para todos los administradores de flotas y aquellos que cuentan con años de práctica profesional y experiencia en el campo. Las reglas de gestión también son las mismas para todos los usuarios y administradores y no se pueden modificar.
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- Escalabilidad limitada:En Excel, dado que algunos mensajes de los usuarios tienden a congelar el programa para que se complete, es necesariamente más frágil y es probable que muchos se interrumpan.
Las ventajas de Digiparc:Con el anuncio de su versión 5.0, Digiparc vuelve a demostrar su capacidad de evolucionar y ofrecer nuevas funcionalidades a sus clientes. Además, cuando eres cliente de Digiparc, te beneficias automáticamente de los nuevos lanzamientos sin coste adicional.
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- Sin gestión detallada de derechos:Este es uno de los mayores problemas de Excel porque todos tienen los mismos derechos. Por lo tanto no se puede garantizar la confidencialidad de cierta información y cualquiera tiene derecho a escribir y modificar el programa.
Las ventajas de Digiparc:Con nuestra solución, los derechos se establecen rigurosamente para todos en función de su posición y su nivel de interacción con la flota de la empresa.
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- Uso limitado de la nube:Aunque el uso tiende a crecer, el uso de un archivo Excel en modo compartido en un servidor todavía no es muy fiable.
Las ventajas de Digiparc:Nuestro paquete de software permite la interacción en tiempo real de múltiples usuarios con diferentes derechos administrativos. Además, Digiparc está alojado en centros de alojamiento internacionales de alta seguridad.
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- Función comercial:Excel no fue diseñado para permitir la gestión de funciones empresariales y menos aún las de una flota de automóviles.
Las ventajas de Digiparc:por el contrario, Digiparc hace precisamente eso dedicándose totalmente a las profesiones y procesos inducidos por la gestión de una flota de automóviles. Esto implica un conocimiento experto de las necesidades del negocio y una capacidad constante de evolución.
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- El flujo de trabajo estructurado:Para ganar eficiencia, es importante que determinadas tareas se gestionen mediante flujos de trabajo para una mayor eficiencia y trazabilidad. Con Excel es imposible configurar flujos de trabajo porque el software no lo permite.
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- Las ventajas de Digiparc:Le permite automatizar y guardar tareas completas y administrar y reemplazar artículos o guardar reparaciones.
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- No existe el concepto de un archivo centralizado para automóviles o conductores.Lo cual es muy perjudicial porque es extremadamente complejo generar datos agregados desde Excel sobre un vehículo o un conductor, por ejemplo.
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- Las ventajas de Digiparc:Este es otro punto fuerte de nuestra solución, ya que permite visualizar un vehículo en forma de un archivo ultra detallado que se comporta como un ecosistema completo que incluye tanto datos básicos como información relacionada, así como todos los eventos y alertas relacionados con este vehículo.
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- Gestión de piezas adjuntas:Excel no permite gestionar directamente los documentos adjuntos y menos aún a partir de un elaborado EDM.
Las ventajas de Digiparc:por el contrario Digiparc ofrece un módulo DMS dedicado a la actividad de gestión de flotas de vehículos que le permite centralizar y digitalizar todos los documentos necesarios para el funcionamiento de su flota de vehículos.
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- Interfaz muy limitada:en Excel cuanta más información quieras registrar y más columnas u hojas de cálculo haya, que con el uso termina perdiendo legibilidad. Excel es aún más limitado porque la información sólo se puede leer en forma de tablas, careciendo cruelmente de estadísticas, informes o sistemas de alerta.
Las ventajas de Digiparc:Con V5, Digiparc ha mejorado aún más en ergonomía y facilidad de uso, dando prioridad a la información de inteligencia empresarial y al seguimiento de alertas. Lo que lo convierte en uno de los paquetes de software más agradables del mercado para utilizar a diario.
Si gestionas tu flota mediante Excel y deseas comparar tu solución con Digiparc, te ofrecemos una versión demo gratuita y sin compromiso con una muestra de los datos de tu flota de vehículos. De esta manera podrás visualizar las ventajas concretas que Digiparc te puede aportar en el día a día.
Olivier Lombardo
Gerente de Desarrollo de Negocios Francia
