La gestión de flotas de vehículos debe tener como objetivo maximizar la productividad de los vehículos y hay características que ningún software de gestión de flotas debe pasar por alto.
Hoy en día es muy raro encontrar una empresa que no cuente con vehículos en su funcionamiento. Por eso es de suma importancia gestionar cada aspecto de las actividades diarias, intentando siempre sacarle el máximo provecho y reducir costes.
Existen empresas que utilizan tablas de Excel para la gestión de flotas de vehículos, surge la siguiente duda:
En realidad, gran parte de la información recopilada en las tablas de Excel se realiza manualmente y la interpretación de los datos es engorrosa e inconsistente.
Afortunadamente, existen herramientas digitales que ayudan a los gestores de flotas a controlar mejor lo que sucede en sus operaciones, de una forma muy sencilla. Sin embargo, no todas las soluciones digitales ofrecen lo mismo.
Teniendo esto en cuenta, a continuación te presentamos las características que debe tener un buen sistema de gestión de flotas.
1. fácil y fácil de usar
El sistema de gestión debe ser fácil de usar para todos los usuarios con una experiencia y navegación intuitivas.
La descarga de datos debe realizarse de forma cómoda para cada uno de los pasos a seguir. Asimismo, los informes, actas y gráficos deberán estar accesibles en cualquier momento sin necesidad de solicitarlos.
Los datos y la información deben ser fáciles de leer e interpretar de manera clara y precisa. En última instancia, no desea un sistema con el que no se sienta cómodo usándolo todos los días.
2. Capacidad para aceptar grandes cantidades de datos.
Cuantos más datos recopilemos, más decisiones tomaremos sobre los vehículos que podemos llevar.
De nada sirve tener todos los datos sobre el gasto en combustible si no sabemos cuántos kilómetros recorren al mes.
Recopilar datos sobre mantenimiento, costes y consumo de combustible, kilómetros recorridos, tareas, ubicación, proveedores y toda la actividad de la flota es fundamental para un buen análisis de la información y la toma de decisiones.
3. Informes, Informes y Gráficos
De nada servirá tener todos los datos recopilados sobre el funcionamiento de tu flota si no haces nada con esta información.
La generación de informes, informes y gráficos ayuda al gestor a tener una visión clara de cada vehículo y conductor de la flota.
Otro gran beneficio de contar con informes automatizados, informes en tiempo real y gráficos es visualizar costos, áreas de oportunidad y fortalezas de la operación. Esto permitirá tomar mejores decisiones basadas en datos reales y por tanto optimizar la operación de manera asertiva.
4. Acceso 24 horas al día, 7 días a la semana
Sí, esto significa que toda la información de tu flota puede estar disponible desde cualquier dispositivo en cualquier momento.
De hecho, las actividades diarias de un gestor de flotas son variadas y a menudo se enfrentan a imprevistos dentro y fuera de la oficina. Por tanto, es imprescindible acceder al sistema de gestión desde un ordenador o smartphone.
5. Entrega en tiempo real
Conocer la ubicación de los vehículos y sus recorridos en tiempo real es una gran ventaja.
Esto permite saber si hay un retraso en una entrega, si un vehículo se sale de la ruta establecida o si hay puntos críticos para los conductores, como zonas de tráfico o zonas peligrosas.
Esto le ofrece una visión general de todos los movimientos de su empresa.
6. Alertas automáticas.
Cuando el sistema de gestión de flotas envía automáticamente alertas sobre eventos, procedimientos o documentos que vencen, es poco probable que incurra en costos adicionales por no completar estas tareas a tiempo.
También es importante que el sistema te notifique las infracciones que están generando tus vehículos en el momento que están generando, porque están en el mismo día con el corredor de los mismos.
Una solución digital le permitirá cumplir todas estas condiciones. Podrás concentrar toda la información relativa a tus vehículos en un solo lugar. También tendrás la posibilidad de obtener información automatizada con información útil que te ayudará a tomar las mejores decisiones y oportunidades comerciales.
