إدارة الوثائق

تتيح إدارة المستندات الإدارية للمستخدمين مركزية وتنظيم وإدارة المعلومات المتعلقة بالمستندات الإدارية للمركبة. تسهل هذه الوظيفة إضافة البيانات وتعديلها وحذفها والرجوع إليها، مما يضمن إدارة دقيقة وحديثة.

إضافة وثيقة إدارية

اذهب إلى القسمالوثائق الإداريةفي النظام.

انقر فوقأضف مستندًا.

أكمل الحقول المطلوبة:

• عربة, نوع الوثيقة, رقم, تاريخ البدء، وتاريخ الانتهاء(مطلوب).
• الحقول الاختيارية، مثلالمبلغ باستثناء الضريبة, ضريبة القيمة المضافة, المبلغ شامل الضريبة، أومرفق، يمكن ملؤها إذا لزم الأمر.

التحقق من صحة بالضغط علىيحفظ.

التأكيد: يقوم النظام بإعلامك بأنه تمت إضافة المستند بنجاح.

تعديل وثيقة إدارية

حدد موقع المستند المراد تعديله عبر القائمة أو باستخدام الملفتمت تصفيته(حسب المركبة أو النوع أو التاريخ).

انقر على الزرللتعديلالمرتبطة بالوثيقة.

قم بتحديث المعلومات في الحقول المطلوبة.

انقر فوقحفظ التغييرات.

التأكيد: تظهر رسالة تؤكد حفظ التغييرات.

حذف وثيقة إدارية

حدد المستند المراد حذفه عبر القائمة.

انقر على الخياريمسح.

قم بتأكيد الحذف عندما يطلب النظام التحقق من الصحة.

النتيجة: يتم حذف المستند نهائيًا من النظام.

فوائد الميزة

مركزية البيانات:
يسمح بإدارة محسنة ومركزية للوثائق الإدارية لجميع المركبات.

مراقبة الموعد النهائي:

• التعرف السريع على المستندات منتهية الصلاحية أو على وشك الانتهاء.
• الإخطارات أو التذكيرات المضمنة لتوقع التجديدات.

المرونة:
القدرة على تعديل أو إضافة المعلومات حسب الاحتياجات المحددة.

إمكانية الوصول:
استشارة سريعة بفضل الواجهة البديهية وخيارات التصفية.

حالة الاستخدام

التجديد الاستباقي للوثيقة:

• تحديد المستندات منتهية الصلاحية لتخطيط الإجراءات الإدارية.

الإدارة المالية:

• تحليل إجمالي تكاليف المستندات الإدارية باستخدام الحقول المرتبطة بالمبلغ باستثناء الضريبة وضريبة القيمة المضافة والضريبة المضمنة.

الامتثال التنظيمي:

• التحقق السريع من صحة المستندات لتجنب أي عدم التزام بالالتزامات القانونية.

الأرشفة المنظمة:

• تنظيم المستندات الممسوحة ضوئيًا عبر المرفقات التي يمكن الوصول إليها في أي وقت.

مع هذه الوظيفة، تصبح إدارة المستندات الإدارية أكثر مرونة وتنظيمًا، مما يسمح للمستخدمين بضمان الامتثال وكفاءة عملياتهم الإدارية.