مرونة الاستيراد والتصدير

توفر وظيفة استيراد وتصدير شهادات المرونة حلاً فعالاً لإدارة كمية كبيرة من البيانات. فهو يسمح لك بإضافة شهادات إلى النظام بسرعة عبر ملف منسق مسبقًا أو إنشاء ملف تم تصديره للتحليل أو المشاركة.

الخطوة 1: تحضير الملف

تحميل النموذج:

• يجب تحميل الملف (.xlsx أو CSV) من النظام.
• يحتوي هذا الملف على بنية عمود محددة.

احترام الهيكل:

الأعمدة الإلزامية التي يجب إكمالها هي:

• عربة :معرف أو تسجيل.
• رقم :رقم الشهادة الفريد
• المبلغ باستثناء الضريبة:المبلغ باستثناء الضرائب.
• تاريخ البدء:بداية الصلاحية (التنسيق: يوم/شهر/سنة).
• تاريخ الانتهاء:انتهاء الصلاحية (التنسيق: dd/mm/yyyy).

الأعمدة الاختيارية هي:

• ضريبة القيمة المضافة:المعدل المطبق (على سبيل المثال: 20%).
• المبلغ شامل الضريبة:الحساب التلقائي إذا تم توفير باستثناء الضرائب وضريبة القيمة المضافة.
• تاريخ العودة:إن أمكن.
• مرفق:رابط أو اسم المستند المرتبط.
• تعليق :ملاحظات أو تعليقات إضافية.

التحقق من البيانات:

تأكد من أن:

• تم إكمال الحقول المطلوبة.
• التواريخ تتبع التنسيق المطلوب.
• المبالغ متسقة.

الخطوة 2: تحميل الملف

الوصول إلى أداة الاستيراد:

• انتقل إلى وحدة إدارة شهادات المرونة وانقر فوقيستورد.

قم بتحميل الملف:

• حدد الملف المجهز وانقر فوقرفع.

التحقق من صحة البيانات:

يتحقق النظام من الأخطاء المحتملة:

• الحقول المطلوبة مفقودة.
• التنسيق غير صحيح (التواريخ أو المبالغ).
• يتم الإبلاغ عن الأخطاء في تقرير مفصل.

تأكيد الاستيراد:

• بمجرد التصحيح، قم بالتحقق من صحة البيانات لدمج الشهادات في قاعدة البيانات.

تصدير شهادات المرونة

الخطوة 1: تكوين التصدير

الوصول إلى أداة التصدير:

• من وحدة إدارة الشهادات، انقر فوقيصدّر.

تحديد معايير الاختيار:

• قم بتطبيق المرشحات إذا لزم الأمر (حسب المركبة، التاريخ، المبلغ، وما إلى ذلك).
• مثال: تصدير الشهادات النشطة فقط أو الشهادات الخاصة بمركبة معينة.

الخطوة 2: إنشاء الملف

اختر التنسيق:

• Excel (.xlsx): مثالي للتحليل أو المعالجة المركزية.
• CSV: متوافق مع العديد من أدوات الطرف الثالث.

الحقول المدرجة في الملف:

• المركبة، الرقم، المبلغ غير شامل الضريبة، ضريبة القيمة المضافة، المبلغ شامل الضريبة، تاريخ البدء، تاريخ الانتهاء، تاريخ الإرجاع، مرفق، تعليق.

تحميل:

• انقر فوقتحميللحفظ الملف على جهازك.

مميزات الاستيراد والتصدير

كفاءة :

• تؤدي الإضافة بكميات كبيرة إلى تقليل وقت الإدخال اليدوي.
• يؤدي التصدير إلى تسهيل مشاركة البيانات وتحليلها.

دقة :

• تضمن الملفات الموحدة معلومات متسقة.

تتبع مبسط:

• إدارة مركزية ومنظمة للشهادات.

حالة الاستخدام

يستورد:

• التكامل الأولي لعدد كبير من الشهادات.
• التحديث الدوري للبيانات الموجودة.

يصدّر:

• إنشاء تقارير لعمليات التدقيق.
• مشاركة البيانات مع الشركاء أو الخدمات الداخلية.

تعد هذه الوظيفة المزدوجة ضرورية لإدارة شهادات المرونة بسلاسة وكفاءة، وتلبية احتياجات المؤسسات الحديثة.