Import/Export Flexibilité

La fonctionnalité d'importation et d'exportation des certificats de flexibilité offre une solution efficace pour gérer un volume important de données. Elle permet d’ajouter rapidement des certificats au système via un fichier pré-formaté ou de générer un fichier exporté pour analyse ou partage.

Étape 1 : Préparation du Fichier

Télécharger le modèle :

• Téléchargez un fichier modèle (.xlsx ou CSV) depuis le système.
• Ce fichier contient une structure de colonnes spécifiques.

Respecter la structure :

Les colonnes obligatoires à remplir sont :

• Véhicule :Identifiant ou immatriculation.
• Numéro :Numéro unique du certificat.
• Montant HT :Montant hors taxes.
• Date Début :Début de validité (format : jj/mm/aaaa).
• Date Fin :Fin de validité (format : jj/mm/aaaa).

Les colonnes facultatives sont :

• TVA :Taux appliqué (ex. : 20 %).
• Montant TTC :Calcul automatique si le HT et la TVA sont fournis.
• Date Restitution :Si applicable.
• Attachement :Lien ou nom du document associé.
• Commentaire :Notes ou remarques complémentaires.

Vérification des données :

Assurez-vous que :

• Les champs obligatoires sont remplis.
• Les dates respectent le format requis.
• Les montants sont cohérents.

Étape 2 : Charger le Fichier

Accéder à l’outil d’importation :

• Rendez-vous dans le module de gestion des certificats de flexibilité et cliquez sur Importer.

Charger le fichier :

• Sélectionnez le fichier préparé et cliquez sur Téléverser.

Validation des données :

Le système effectue un contrôle pour détecter d'éventuelles erreurs :

• Champs obligatoires manquants.
• Format incorrect (dates ou montants).
• Les erreurs sont signalées dans un rapport détaillé.

Confirmer l’importation :

• Une fois corrigées, validez les données pour intégrer les certificats dans la base.

Exportation des Certificats de Flexibilité

Étape 1 : Configurer l’Exportation

Accéder à l’outil d’exportation :

• Depuis le module de gestion des certificats, cliquez sur Exporter.

Définir les critères de sélection :

• Appliquez des filtres si nécessaire (par véhicule, date, montant, etc.).
• Exemple : Exporter uniquement les certificats actifs ou les certificats d’un véhicule spécifique.

Étape 2 : Génération du Fichier

Choisir le format :

• Excel (.xlsx) : Idéal pour l'analyse ou le traitement.
• CSV : Compatible avec divers outils tiers.

Champs inclus dans le fichier :

• Véhicule, Numéro, Montant HT, TVA, Montant TTC, Date Début, Date Fin, Date Restitution, Attachement, Commentaire.

Téléchargement :

• Cliquez sur Téléchargerpour enregistrer le fichier sur votre appareil.

Avantages de l’Importation et de l’Exportation

Efficacité :

• L’ajout en masse réduit le temps de saisie manuelle.
• L’exportation facilite le partage et l’analyse des données.

Précision :

• Les fichiers standardisés garantissent des informations cohérentes.

Suivi simplifié :

• Une gestion centralisée et organisée des certificats.

Cas d’Utilisation

Importation :

• Intégration initiale d’un grand nombre de certificats.
• Mise à jour périodique des données existantes.

Exportation :

• Génération de rapports pour les audits.
• Partage de données avec les partenaires ou services internes.

Cette double fonctionnalité est essentielle pour une gestion fluide et performante des certificats de flexibilité, répondant aux besoins des organisations modernes.