Dokumentenmanagement

Die Verwaltung der mit jedem Fahrzeug verknüpften Dokumente ist unerlässlich, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit und Zentralisierung der Informationen zu gewährleisten. Mit dieser Funktion können Sie Dokumente oder Dateien (z. B. Wartungsbescheinigungen, Reparaturrechnungen, Versicherungsverträge usw.) einem bestimmten Fahrzeug in der Fahrzeugliste anhängen. Dabei handelt es sich um die Angaben zu den Verkehrsdetails und den Teaminformationen, die durch Verwaltungs- und Flotteninformationen bereitgestellt werden.

Schritte zum Anbringen eines Dokuments an einem Fahrzeug

Greifen Sie auf die Fahrzeugliste zu:

• Navigieren Sie zu dem Abschnitt, in dem alle Fahrzeuge Ihrer Flotte aufgelistet sind.
• Die Auflistung in der Liste ist repräsentativ für die Fahrzeuge mit den wesentlichen Angaben zur Beladung, dem Modell, dem Kilometerstand usw.

Wählen Sie das zu ändernde Fahrzeug aus:

• Suchen Sie in der Spalte „Anhang“, die durch ein Büroklammersymbol gekennzeichnet ist, das Fahrzeug, dem Sie ein Dokument hinzufügen möchten.
• Wenn Sie auf das Symbol klicken, finden Sie auch die unten aufgeführten Dokumente.

Fenster zur Dokumentenverwaltung:

• Es öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen die Liste der bereits mit dem Fahrzeug verknüpften Dokumente angezeigt wird. Wenn noch kein Dokument hinzugefügt wurde, ist die Liste leer.
• In diesen Fenstern sehen Sie alle Dokumente, die Sie zum Lesen benötigen. Die Spalten geben die anWortlaut(Titel), derKommentareund sterbenEngel Datei.
• Wenn Sie bereits Dokumente haben, können Sie dies auch tunzu ändernOderLÖSCHENdiese Dateien von diesem Bildschirm aus.

Fügen Sie ein neues Dokument hinzu:

• Ein neues Dokument wird angehängt, klicken Sie auf das Symbol+Oben rechts im Dokumentenverwaltungsfenster.
• Ein Anhangsformular wird angezeigt, damit die Datei hinzugefügt werden kann.

Füllen Sie die Informationen im Anhangformular aus:

• Wortlaut: Geben Sie einen Titel ein, der das Dokument beschreibt (z. B. „Versicherungsvertrag – 2023“, „Revisionsrechnung – Oktober 2024“ usw.).
• Datei: ClickenWählen Sie eine DateiUm das Dokument auszuwählen, das Sie an Ihrem Computer anhängen möchten.
• Kommentar(optional): Fügen Sie bei Bedarf Notizen oder zusätzliche Details hinzu (z. B. das Gültigkeitsdatum eines Vertrags, das Ablaufdatum eines Dokuments usw.).
• Sobald alle Informationen eingegeben wurden, klicken Sie aufSpeichern.

Validierung der Verbindung:

• Nach dem Klicken aufSpeichern, wird das Dokument automatisch dem ausgewählten Fahrzeug hinzugefügt. Wenn Sie nicht wissen, was Sie tun sollen, müssen Sie warten oder verlieren, auch wenn Sie nicht wissen, was Sie tun sollen.
• Es handelt sich nicht um ein Dokument, bei dem nicht alle Verweise in Übereinstimmung mit den in diesem Dokument gegebenen Anweisungen erfolgen.