إدارة الوثائق

تعد إدارة المستندات المرتبطة بكل مركبة أمرًا ضروريًا لضمان التتبع الكامل ومركزية المعلومات. تتيح لك هذه الميزة إرفاق المستندات أو الملفات (مثل شهادات الصيانة وفواتير الإصلاح وعقود التأمين وغيرها) بمركبة معينة في قائمة المركبات. وهذا يبسط الوصول إلى هذه المعلومات لفريقك بأكمله، مما يسهل الإدارة الإدارية والتشغيلية لأسطولك.

خطوات إرفاق مستند بالمركبة

الوصول إلى قائمة المركبات:

• انتقل إلى القسم الذي يتم فيه إدراج جميع المركبات الموجودة في أسطولك.
• يمثل كل سطر في القائمة مركبة بمعلوماتها الرئيسية مثل التسجيل والطراز والمسافة المقطوعة وما إلى ذلك.

اختر السيارة المراد تعديلها:

• في عمود "المرفق"، المحدد برمز مشبك الورق، حدد موقع السيارة التي تريد إضافة مستند إليها.
• انقر فوق هذا الرمز للوصول إلى واجهة إدارة المستندات.

نافذة إدارة الوثائق:

• يتم فتح نافذة تعرض لك قائمة المستندات المرتبطة بالفعل بالمركبة. إذا لم تتم إضافة أي مستند بعد، فستكون القائمة فارغة.
• تسمح لك هذه النافذة بعرض جميع المستندات المرفقة مسبقًا بسرعة. تشير الأعمدة إلىصياغة(العنوان)،تعليقاتوالملف المرفق.
• إذا كان لديك بالفعل مستندات، فيمكنك ذلك أيضًالتعديلأويمسحهذه الملفات من هذه الشاشة.

إضافة مستند جديد:

• لإرفاق مستند جديد، انقر على الأيقونة+في الجزء العلوي الأيمن من نافذة إدارة المستندات.
• يتم عرض نموذج مرفق للسماح بإضافة الملف.

قم بتعبئة المعلومات في النموذج المرفق:

• الصياغة: أدخل عنوانًا يصف المستند (على سبيل المثال: "عقد التأمين - 2023"، "فاتورة المراجعة - أكتوبر 2024"، وما إلى ذلك).
• ملف: انقراختر ملفًالتحديد المستند الذي تريد إرفاقه من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• تعليق(اختياري): قم بإضافة ملاحظات أو تفاصيل إضافية إذا لزم الأمر (على سبيل المثال، تاريخ صلاحية العقد، تاريخ انتهاء صلاحية المستند، وما إلى ذلك).
• بعد إدخال كافة المعلومات، انقر فوقيحفظ.

التحقق من المرفق:

• بعد النقر علىيحفظ، يتم إرفاق المستند تلقائيًا بالمركبة المحددة. ويمكنك عرضه أو تنزيله أو حذفه في أي وقت عن طريق العودة إلى هذا القسم.
• أصبح المستند الآن متاحًا لجميع المستخدمين الذين لديهم الحقوق المناسبة لعرض ملف السيارة.