Gestión de documentos

La gestión de la documentación vinculada a cada vehículo es fundamental para garantizar una completa trazabilidad y centralización de la información. Esta función le permite adjuntar documentos o archivos (por ejemplo, certificados de mantenimiento, facturas de reparación, contratos de seguro, etc.) a un vehículo específico en la lista de vehículos. Esto simplifica el acceso a esta información para todo tu equipo, facilitando la gestión administrativa y operativa de tu flota.

Pasos para adjuntar un documento a un vehículo

Accede a la lista de vehículos:

• Navegue hasta la sección donde se enumeran todos los vehículos de su flota.
• Cada línea de la lista representa un vehículo con su información principal como matrícula, modelo, kilometraje, etc.

Seleccione el vehículo a modificar:

• En la columna "Adjunto", identificada con un icono de clip, ubique el vehículo al que desea agregar un documento.
• Haga clic en este icono para acceder a la interfaz de gestión de documentos.

Ventana de gestión de documentos:

• Se abre una ventana que le muestra la lista de documentos ya asociados con el vehículo. Si aún no se ha agregado ningún documento, la lista estará vacía.
• Esta ventana le permite ver rápidamente todos los documentos adjuntos anteriormente. Las columnas indican elfraseología(título), elcomentariosy elarchivo contiguo.
• Si tienes documentos, también puedesmodificarOBORRARestos archivos desde esta pantalla.

Combinar un nuevo documento:

• Para adjuntar un nuevo documento, haga clic en el icono+en la parte superior derecha de la ventana de gestión de documentos.
• Se muestra un formulario de archivo adjunto para permitir que se agregue el archivo.

Complete la información en el formulario adjunto:

• fraseología: Introduzca un título que describa el documento (por ejemplo: "Contrato de seguro - 2023", "Factura de revisión - Octubre 2024", etc.).
• Archivo: Haga clicElige un archivopara seleccionar el documento que desea adjuntar desde su computadora.
• Comentario(opcional): Añade notas o detalles adicionales si es necesario (por ejemplo, la fecha de validez de un contrato, la fecha de vencimiento de un documento, etc.).
• Una vez ingresados ​​todos los datos haga clic enAhorrar.

Validación del adjunto:

• Después de hacer clic enAhorrar, el documento se adjunta automáticamente al vehículo seleccionado. Puedes verlo, descargarlo o eliminarlo en cualquier momento volviendo a esta sección.
• El documento ahora es accesible para todos los usuarios con los derechos adecuados para ver el expediente del vehículo.