الوحدة · المالية
إدارة الفاتورة
إدارة الفاتورة
الواجهة"الفواتير"هي أداة قوية ومريحة مدمجة في وحدة مالية، مصممة لإدارة ومراقبة الفواتير الصادرة للعملاء. ويقدم نظرة عامة مفصلة عن المعاملات المالية، مما يسمح للمستخدمين بعرض وتحليل وإدارة الفواتير التي تنتظر الدفع بكفاءة. تعتبر هذه الواجهة مفيدة بشكل خاص لتتبع المبالغ المستحقة ومراقبة حالات الدفع وإعداد التقارير المالية، مع ضمان إمكانية التتبع الكامل للمعاملات.
إضافة فاتورة عبر النموذج
الخطوة 1: الوصول إلى نموذج الإضافة
انتقل إلى واجهة الفواتير:يجب أن يكون المستخدم على واجهة "الفواتير" الرئيسية والتي تعرض جدول الفواتير الموجودة.
انقر على الزر "+":في الجزء العلوي الأيمن من الواجهة الرئيسية، يتوفر زر أخضر به أيقونة "+".
- فعل :انقر فوق هذا الزر "+".
- نتيجة :يؤدي هذا إلى فتح نموذج بعنوان"معلومات عامة". تم تصميم هذا النموذج لإدخال تفاصيل الفاتورة الجديدة.
الخطوة 2: أكمل النموذج
ينقسم النموذج إلى قسمين رئيسيين:"معلومات عامة"(أعلى) و"تفاصيل"(تحت). فيما يلي الحقول المطلوب ملؤها في كل قسم، مع شرح تفصيلي لكل عمود أو حقل.
القسم 1: معلومات عامة
يجمع هذا القسم المعلومات الأساسية اللازمة لتحديد الفاتورة وتوصيفها.
رقم :
- دور :حقل نصي لإدخال رقم فاتورة فريد، ليكون بمثابة مرجع داخلي أو خارجي.
- توضيح :يسمح لك هذا الحقل بتعيين معرف للفاتورة، والذي يُستخدم غالبًا في التبادلات مع العميل أو لتتبع المحاسبة. يمكن إنشاؤه تلقائيًا بواسطة النظام أو إدخاله يدويًا (على سبيل المثال، "25A/0121").
- فعل :أدخل رقمًا فريدًا أو اسمح للنظام بإنشائه.
تاريخ :
- دور :يشير إلى تاريخ إصدار الفاتورة.
- توضيح :يحدد هذا الحقل تاريخ إصدار الفاتورة رسميًا، ويعمل كنقطة بداية لتاريخ استحقاق الدفع والتتبع المحاسبي. تتم تعبئته مسبقًا بالتاريخ الحالي (على سبيل المثال، "14/03/2025")، ولكن منتقي التاريخ (رمز التقويم) يسمح لك بتغييره.
- فعل :تحقق من التاريخ أو قم بتعديله إذا لزم الأمر من خلال النقر على أيقونة التقويم.
عميل :
- دور :القائمة المنسدلة لاختيار العميل الذي يتلقى الفاتورة.
- توضيح :يتيح لك هذا الحقل ربط الفاتورة بعميل محدد. يعرض "اختيار" افتراضيًا، وتعرض القائمة المنسدلة العملاء الحاليين. يتيح لك الزر "+" الموجود على اليمين إضافة عميل جديد إذا لزم الأمر. هذا الحقل إلزامي (مميز بنجمة حمراء *).
- فعل :انقر على القائمة المنسدلة وحدد عميلاً، أو قم بإضافة عميل جديد عبر الزر "+".
المبلغ باستثناء الضريبة:
- دور :حقل لإدخال المبلغ باستثناء الضرائب (HT) للفاتورة.
- توضيح :يمثل هذا الحقل إجمالي تكلفة البضائع أو الخدمات التي تم إصدار فاتورة بها، قبل تطبيق الضرائب. ويتم عرضه بـ "0.00 DH" افتراضيًا، مع الإشارة إلى الوحدة "DH" (درهم). سيتم احتساب المبلغ غير شامل الضريبة تلقائيًا بناءً على السطور المضافة في قسم "التفاصيل".
- فعل :اترك هذا الحقل كما هو الآن؛ سيتم تحديثه بعد إكمال قسم "التفاصيل".
ضريبة القيمة المضافة:
- دور :حقل لإدخال أو عرض مبلغ ضريبة القيمة المضافة (VAT).
- توضيح :يشير هذا الحقل إلى الضريبة المطبقة، والتي يتم حسابها على المبلغ باستثناء الضريبة (على سبيل المثال، 20%). يتم عرضه بـ "0.00 درهم" افتراضيًا وسيتم تحديثه تلقائيًا بمجرد تحديد المبلغ باستثناء الضريبة.
- فعل :اترك هذا الحقل كما هو؛ سيتم حسابه تلقائيا.
المبلغ شامل الضريبة:
- دور :حقل لعرض المبلغ الإجمالي شاملاً جميع الضرائب (TTC).
- توضيح :يمثل هذا الحقل المبلغ النهائي الذي سيتعين على العميل دفعه، بما في ذلك المبلغ باستثناء ضريبة القيمة المضافة وضريبة القيمة المضافة (المبلغ شاملاً ضريبة القيمة المضافة = المبلغ باستثناء ضريبة القيمة المضافة + ضريبة القيمة المضافة). يتم عرضه عند "0.00 DH" افتراضيًا وسيتم تحديثه تلقائيًا.
- فعل :اترك هذا الحقل كما هو؛ سيتم حسابه تلقائيا.
رقم الشهادة:
- دور :حقل نصي لإدخال الشهادة أو الرقم المرجعي (اختياري).
- توضيح :يتيح لك هذا الحقل ربط رقم مستند داعم، مثل شهادة الخدمة أو الشهادة، والتي غالبًا ما تكون مطلوبة في سياقات مهنية معينة.
- فعل :أدخل رقمًا إن أمكن، وإلا اتركه فارغًا.
تاريخ التسليم او الوصول:
- دور :حقل لتحديد إصدار الفاتورة أو تاريخ استحقاقها.
- توضيح :يشير هذا الحقل إلى تاريخ رئيسي لتتبع الدفع، مثل الموعد النهائي للدفع أو تاريخ تسليم البضائع/الخدمات. إنه فارغ بشكل افتراضي، مع رمز التقويم لتحديد تاريخ. هذا الحقل إلزامي (*).
- فعل :انقر على أيقونة التقويم واختر تاريخًا (على سبيل المثال، "14/04/2025").
فترة الفاتورة:
- دور :حقل نصي للإشارة إلى الفترة التي تغطيها الفاتورة.
- توضيح :يربط هذا الحقل الفاتورة بفترة محددة (على سبيل المثال، "مارس 2025" أو "فبراير 2025")، وهو مفيد للفواتير المتكررة أو الدورية.
- فعل :أدخل فترة زمنية (على سبيل المثال، "مارس 2025").
الحساب البنكي:
- دور :القائمة المنسدلة لتحديد الحساب البنكي المرتبط بالدفع.
- توضيح :يتيح لك هذا الحقل ربط الفاتورة بحساب مصرفي حيث يتعين على العميل إجراء الدفع. يعرض "اختيار" افتراضيًا ويقدم قائمة بالحسابات المتاحة. هذا الحقل إلزامي (*).
- فعل :حدد حسابًا مصرفيًا من القائمة المنسدلة.
مرفق:
- دور :حقل لإرفاق ملف مرتبط بالفاتورة.
- توضيح :يسمح لك هذا الحقل بتحميل مستند (على سبيل المثال، نسخة PDF من الفاتورة أو العقد أو عرض الأسعار) لأرشفة الإثبات أو الوثائق الداعمة. يظهر الخيار "لم يتم اختيار أي ملفات" بشكل افتراضي، مع خيار "اختيار ملف".
- فعل :انقر فوق "اختيار ملف" وحدد مستندًا لإرفاقه، إذا لزم الأمر.
القسم 2: التفاصيل
يتيح لك هذا القسم تفصيل المنتجات أو الخدمات التي تم إصدار فاتورة بها، على شكل جدول يحتوي على عدة أعمدة.
تعيين * :
- دور :حقل إلزامي لوصف العنصر أو الخدمة التي يتم إصدار فاتورة بها.
- توضيح :يتيح لك هذا الحقل تحديد طبيعة الخدمة أو المنتج المباع (على سبيل المثال، "خدمة استشارية" أو "بيع معدات"). إنه إلزامي (*).
- فعل :أدخل وصفًا واضحًا (على سبيل المثال، "استشارة قانونية").
كمية :
- دور :حقل للإشارة إلى عدد الوحدات المفوترة.
- توضيح :يتيح لك هذا الحقل تحديد كمية المنتجات أو الخدمات (على سبيل المثال، 1 لخدمة واحدة، و5 لعدة وحدات).
- فعل :أدخل كمية (على سبيل المثال، 1).
عربة :
- دور :حقل اختياري لربط السيارة بالفاتورة.
- توضيح :يكون هذا الحقل مناسبًا في سياقات محددة، مثل تحرير فواتير الخدمات المتعلقة بالنقل أو تأجير المركبات. ويمكن تركه فارغا إذا لم يكن قابلا للتطبيق.
- فعل :أدخل مرجع المركبة إذا لزم الأمر، وإلا اتركه فارغًا.
بو هت:
- دور :حقل لإدخال سعر الوحدة باستثناء الضرائب.
- توضيح :يشير هذا الحقل إلى تكلفة الوحدة باستثناء الضريبة لكل عنصر أو خدمة (على سبيل المثال، 10,000.00 درهم للخدمة).
- فعل :أدخل سعر الوحدة (مثلا 10,000.00 درهم).
المبلغ باستثناء الضريبة:
- دور :حقل لعرض المبلغ الإجمالي باستثناء الضريبة للبند.
- توضيح :1 × 10,000.00 = 10,000.00 = 1 × 10,000.00 = 10,000.00).
- فعل :تأكد من صحة المبلغ المحسوب بعد استكمال الحقول السابقة.
الزر "+" (الأخضر):
- دور :إضافة صف جديد إلى الجدول.
- توضيح :يتيح لك هذا الزر إضافة منتجات أو خدمات أخرى لفوترتها، إذا كانت الفاتورة تتضمن عدة عناصر.
- فعل :انقر على "+" لإضافة سطر جديد إذا لزم الأمر، ثم املأ الحقول كما هو موضح أعلاه.
الخطوة 3: الانتهاء (التسجيل أو الإلغاء)
بعد ملء الحقول في قسمي "المعلومات العامة" و"التفاصيل"، يمكن للمستخدم إنهاء العملية.
يلغي :
- دور :زر للتخلي عن إنشاء الفاتورة.
- توضيح :يتيح لك هذا الزر إغلاق النموذج دون حفظ البيانات المدخلة. يكون ذلك مفيدًا إذا ارتكب المستخدم خطأً أو لا يرغب في الاستمرار.
- فعل :انقر فوق "إلغاء" للعودة إلى الواجهة الرئيسية دون حفظ.
يحفظ :
- دور :زر للتحقق من صحة وحفظ الفاتورة.
- توضيح :يقوم هذا الزر بحفظ الفاتورة في النظام وإضافتها إلى جدول "الفواتير" الرئيسي. بمجرد حفظ الفاتورة، ستكون مرئية بحالة أولية (على سبيل المثال، "غير مدفوعة") ويمكن تتبعها أو تصديرها.
- فعل :الضغط على "حفظ" بعد التأكد من استيفاء كافة الحقول المطلوبة ومن صحة المبالغ.
تحرير فاتورة
الخطوة 1: الوصول إلى قائمة سياق الفاتورة
انتقل إلى واجهة الفواتير:يجب أن يكون المستخدم على واجهة "الفواتير" الرئيسية، والتي تعرض جدولاً يسرد جميع الفواتير المسجلة.
حدد موقع الفاتورة المراد تعديلها:تصفح الجدول وحدد الفاتورة التي تريد تعديلها. يتم تحديد كل سطر بواسطة أرقم النظام(على سبيل المثال "FA947" في المثال).
افتح قائمة السياق:
- فعل :انقر على النقاط الرأسية الثلاث ("...") الموجودة على يسار رقم النظام الخاص بالفاتورة المطلوبة (على سبيل المثال، "FA947").
- نتيجة :تظهر قائمة منسدلة، تقدم عدة خيارات، بما في ذلك"للتعديل", "ينسخ", "يمسح", "الطباعة بالختم"، و"طباعة بدون ختم".
الخطوة 2: حدد خيار "تحرير".
فعل :انقر على الخيار"للتعديل"في قائمة السياق.
- رمز:يتم تمثيله برمز قلم رصاص، للإشارة إلى إجراء التحرير.
- نتيجة :يؤدي هذا إلى فتح نموذج تحرير الفاتورة، الذي تم ملؤه مسبقًا بالبيانات الموجودة من الفاتورة المحددة (على سبيل المثال، "FA947"). يشبه هذا النموذج نموذج الإضافة، لكن الحقول تحتوي بالفعل على المعلومات المسجلة.
الخطوة 3: تعديل بيانات الفاتورة
ينقسم نموذج التعديل إلى قسمين رئيسيين:"معلومات عامة"و"تفاصيل".
حذف فاتورة
الخطوة 1: الوصول إلى قائمة سياق الفاتورة
- انتقل إلى واجهة الفواتير:انتقل إلى واجهة "الفواتير" الرئيسية، حيث يوجد جدول يعرض كافة الفواتير المسجلة.
- تحديد موقع الفاتورة المراد حذفها:تصفح الجدول للعثور على الفاتورة التي تريد حذفها. يتم تحديد كل سطر بواسطة أرقم النظام(على سبيل المثال، "FA947").
افتح قائمة السياق:
- فعل :انقر على النقاط الرأسية الثلاث ("...") الموجودة على يسار رقم نظام الفاتورة (على سبيل المثال، "FA947").
- نتيجة :تظهر قائمة منسدلة تحتوي على عدة خيارات، بما في ذلك"للتعديل", "ينسخ", "يمسح", "الطباعة بالختم"، و"طباعة بدون ختم".
الخطوة 2: حدد خيار "الحذف".
فعل :انقر على الخيار"يمسح"في قائمة السياق.
- رمز:ممثلة برمز سلة المهملات، مما يشير إلى إجراء الحذف.
- نتيجة :تظهر نافذة التأكيد المنبثقة بالرسالة التالية:"هل أنت متأكد من أنك تريد حذف هذا العنصر؟". هذه الخطوة هي إجراء أمني لمنع عمليات الحذف غير المقصودة.
الخطوة 3: تأكيد أو إلغاء الحذف
توفر النافذة المنبثقة خيارين:
يمسح :
- فعل :انقر فوق الزر"يمسح".
- نتيجة :يتم حذف الفاتورة من النظام، وتختفي من جدول الفاتورة. لا يمكن التراجع عن هذا الإجراء ما لم يكن لدى النظام سلة محذوفات أو آلية استرداد.
يلغي :
- فعل :انقر فوق الزر"يلغي".
- نتيجة :تُغلق النافذة المنبثقة، وتظل الفاتورة دون تغيير في الجدول. لم يتم تطبيق أي تغييرات.