L'Genehmigung für Exporteist eine praktische Funktion des Rechnungsverwaltungsmoduls, mit der Benutzer eine Datei mit allen gespeicherten Rechnungsdaten erstellen können. Diese Option erleichtert den Austausch von Informationen mit anderen Abteilungen (z. B. Buchhaltung oder Management) oder die Nutzung für externe Analysen, beispielsweise in Software von Drittanbietern oder für Audits.
Funktion
- Zugang:Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Exportsymbol (Excel-Symbol).
- Verfahren:
- Datenauswahl:Derzeit gelten Exportstandards. Wenn ein Filter verwendet wird (z. B. für einen bestimmten Zeitraum oder Kunden), werden nur gefilterte Rechnungen exportiert.
- Informationen zur Kündigung:Das System stellt die Tabellendaten (Spalten wie Systemnummer, Nummer, Datum, Kunde, Betrag ohne Steuer, Mehrwertsteuer, Betrag inklusive Steuer, Abrechnungszeitraum, Status, Benutzer) in einer Excel-Formatdatei (.xlsx) zusammen.
- Auflistung:Nach der Erstellung wird die Datei automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen, normalerweise im Standard-Download-Ordner, mit einem vordefinierten Namen (z. B. „Rechnungen_Export_20250314.xlsx“).
Ergebnis:Nachdem Sie eine nutzbare Datei mit allen Rechnungsdaten haben, die zum Öffnen von Microsoft Excel oder einer kompatiblen Software zur Analyse oder Weitergabe bereit ist.
Vorteile und Nutzen
- Einfaches Teilen:Ermöglicht die Übermittlung von Daten an andere Abteilungen (Buchhaltung, Finanzen, Revision), ohne dass ein direkter Zugriff auf das System erforderlich ist.
- Externe Analyse:Erleichtert die Verwendung von Daten in erweiterten Analysetools (Excel, Power BI) zum Erstellen von Diagrammen, Berichten oder Pivot-Tabellen.
- Hinweise:Bietet eine Kopie der Daten, die archiviert oder als Offline-Backup verwendet werden kann.
- Personalisierung:In Kombination mit Filter können die Daten exportiert und versendet werden (z.B. alle unbezahlten Rechnungen eines Kunden).
Anwendungsbeispiel
Für Februar 2025 für Exporte:
- Klicken Sie auf das Symbol„Gefiltert“.
- InStartdatum, wählen Sie „01.02.2025“.
- InEnddatum, wählen Sie „28.02.2025“.
- InStatus, wählen Sie „Unbezahlt“.
- Validieren Sie den Filter, um die Tabelle zu aktualisieren.
- Klicken Sie auf das Exportsymbol (Excel).
- Ergebnis: Eine Excel-Datei mit Rechnungen wie „FA941“ (6.540,59 DH inklusive Steuern) und „FA937“ (3.512,31 DH inklusive Steuern) wird heruntergeladen und kann analysiert oder geteilt werden.
