الوحدة · المشتريات
إدارة أوامر الشراء
إدارة أوامر الشراء
وظيفة الإدارةأوامر الشراءيسمح لك بإضفاء الطابع الرسمي على عمليات شراء السلع أو الخدمات (قطع الغيار والإصلاحات والخدمات وما إلى ذلك) للمركبات أو المعدات ومراقبتها وتنظيمها.
الوصول إلى الواجهة
الواجهةأوامر الشراءيمكن الوصول إليه من لوحة التحكم الرئيسية ويقدم نظرة عامة كاملة على أوامر الشراء المسجلة في النظام.
مرشحات البحث
يوفر الجزء العلوي من الواجهة عدة مرشحات لتحسين النتائج المعروضة:
- تاريخ البدء / تاريخ الانتهاء: يتيح لك تحديد فترة لعرض أوامر الشراء التي تم إنشاؤها في هذه الفترة.
- رقم: حقل نصي لإدخال الرقم المحدد لطلب الشراء.
- رقم النظام: المعرف الفريد لأمر الشراء في النظام.
- رقم الاقتباس: الحقل المستخدم للبحث عن أوامر الشراء المرتبطة برقم عرض أسعار محدد.
- مزود: تصفية حسب المورد.
- طبيعة العمل: التصفية حسب نوع الشركة المرتبطة بأمر الشراء.
- حالة: يسمح لك بتصفية أوامر الشراء حسب حالتها (على سبيل المثال: تم التحقق منها، في انتظار المراجعة).
- أسطول: اختيار الأسطول المعني بنموذج الطلب.
- عربة: تصفية حسب مركبة محددة.
- محل: يسمح لك بالتصفية حسب المتجر أو موقع التخزين المعني.
- قطعة: التصفية حسب جزء محدد مرتبط بأمر الشراء.
- مستخدم: يسمح لك بالتصفية حسب المستخدم الذي قام بإنشاء أمر الشراء أو تعديله.
نتائج البحث
يتم عرض النتائج في شكل جدول، مع المعلومات التالية لكل أمر شراء:
- رقم النظام: المعرف الفريد لأمر الشراء.
- رقم: رقم أمر الشراء.
- مرجع: المرجع المرتبط بطلب الشراء.
- تاريخ: تاريخ ووقت إنشاء أمر الشراء.
- رقم الاقتباس: رقم عرض الأسعار الذي يرتبط به أمر الشراء.
- مزود: اسم المورد.
- أسطول: أسطول المركبات المعنية.
- عربة: المركبة المحددة التي تم تقديم الطلب لها.
- محل: الموقع أو المتجر المرتبط بطلب الشراء.
- عدد القطع: عدد القطع المتضمنة في أمر الشراء.
- المبلغ باستثناء الضريبة: المبلغ باستثناء ضرائب الطلب.
- المبلغ شامل الضريبة: مبلغ جميع الضرائب المتضمنة (TTC) للطلب.
يتم أيضًا عرض الإجماليات في الجزء العلوي من الواجهة لما يلي:
- الالعدد الإجمالي للسجلات.
- الالعدد الإجمالي للقطعأمر.
- الالمبلغ الإجمالي باستثناء الضريبةلجميع أوامر الشراء المعروضة.
- الالمبلغ الإجمالي بما في ذلك الضريبةلجميع أوامر الشراء المعروضة.
الإجراءات المتاحة
في واجهة أمر الشراء، هناك عدة إجراءات ممكنة:
- يضيف: انقر فوق الزر"+"لإنشاء أمر شراء جديد.
- يصدّر: من PDF إلى Excel.
- ينعش: انقر فوق الزرينعشلتحديث قائمة أوامر الشراء.
إضافة أمر شراء جديد
املأ المعلومات الرئيسية:
- رقم: أدخل رقم طلب الشراء الفريد.
- رقم الاقتباس: حدد الاقتباس المرتبط إذا لزم الأمر.
- تاريخ: بشكل افتراضي، يتم عرض التاريخ الحالي، ولكن يمكن تغييره عن طريق تحديد تاريخ آخر.
- تاريخ التسليم او الوصول: الإشارة إلى تاريخ التسليم المتوقع.
- مزود: اختر المورد من القائمة المنسدلة أو قم بإضافة مورد جديد بالضغط على الزر+.
- أسطول: قم باختيار الأسطول المعني من خلال نموذج الطلب، أو اضغط على الزر+لإضافة واحدة جديدة.
- عربة: اختر المركبة المحددة المرتبطة بطلب الشراء، إن أمكن.
- محل: حدد المستودع أو موقع تخزين الأجزاء.
المعلومات المالية:
- طريقة الدفع: اختر طريقة الدفع (مثلا تحويل، شيك).
- عملة: اختر العملة التي سيتم بها فاتورة أمر الشراء.
- المبلغ باستثناء الضريبة: أدخل المبلغ باستثناء الضرائب.
- ضريبة القيمة المضافة: معدل ضريبة القيمة المضافة الافتراضي هو 20%، ولكن يمكنك تغييره إذا لزم الأمر.
- المبلغ شامل الضريبة: سيتم احتساب المبلغ شامل الضريبة تلقائيا أو يمكن إدخاله يدويا.
- مرجع: أدخل مرجعًا داخليًا أو خارجيًا إذا لزم الأمر.
مرفق الملف:
- مرفق: انقراختر ملفًالإرفاق مستند (مثل عرض أسعار أو أمر شراء بصيغة PDF).
أضف تعليقا:
- تعليق: أدخل تعليقًا أو معلومات إضافية تتعلق بطلب الشراء.
إضافة أجزاء إلى أمر الشراء:
في القسمقِطَع:
- انقر فوق الزر+لإضافة خط جزء جديد.
- قطعة: اختر الجزء المعني.
- وحدة: تحديد وحدة القياس.
- كمية: أدخل الكمية المطلوبة.
- سعر الوحدة: الإشارة إلى سعر الوحدة للجزء.
- تخفيض: إن أمكن، أدخل الخصم لهذا الجزء.
- الحقولالمبلغ باستثناء الضريبة, ضريبة القيمة المضافة، والمبلغ شامل الضريبةسيتم حسابها تلقائيًا بناءً على المعلومات المدخلة.
- تاريخ التسليم او الوصول: تحديد تاريخ التسليم لكل جزء إذا كان يختلف عن التاريخ الإجمالي.
احفظ أمر الشراء:
- بعد الانتهاء من كافة المعلومات اضغط علىيحفظللتحقق من صحة أمر الشراء وحفظه في النظام.
- إذا كنت تريد إلغاء الإضافة، انقر فوقيلغي.
تحرير أمر الشراء
يتيح لك تعديل أمر الشراء تصحيح المعلومات أو ضبط البيانات قبل التحقق من صحتها أو معالجتها.
الخطوات الواجب اتباعها:
تحديد موقع أمر الشراء لتعديله
من قائمة أوامر الشراء، حدد السطر المقابل للطلب الذي ترغب في تصحيحه.
☰ انقر على قائمة الإجراء
انقر علىثلاث نقاط عموديةتقع على يسار الخط.
حدد خيار "تعديل".
في القائمة المنسدلة، انقر فوقللتعديل.
تحديث المعلومات
بمجرد الدخول إلى نموذج التعديل، يمكنك:
-
تغيير التاريخ أو المورد أو الأسطول أو المركبة.
-
تغيير أو تعديل الأجزاء (الكمية، السعر، ضريبة القيمة المضافة، إلخ).
-
إضافة أو حذف الخطوط.
-
تعديل المبالغ أو الخصومات إذا لزم الأمر.
إرفاق ملف أو استبداله(إذا لزم الأمر)
يمكنك أيضًا تغيير مرفق أمر الشراء.
حفظ التغييرات
انقر فوق الزرالتحقق من صحة أو حفظفي أسفل النموذج لحفظ التغييرات.
عرض أمر الشراء
تتيح لك الاستشارة عرض التفاصيل الكاملة لطلب الشراء دون تعديله. وهذا مفيد للتحقق من المعلومات قبل التحقق من صحتها أو طباعتها أو معالجتها.
الخطوات الواجب اتباعها:
-
ابحث عن الشخص المناسب للتشاور
من قائمة أوامر الشراء، حدد الطلب الذي ترغب في عرضه. -
☰ انقر على قائمة الإجراء
انقر علىثلاث نقاط عموديةتقع على يسار سطر القسيمة المعنية. -
حدد خيار "استشارة".
في القائمة التي تظهر، انقر فوقللتشاور. -
عرض التفاصيل
تفتح صفحة أو نافذة تعرض:-
رقم وتاريخ القسيمة
-
المورد والأسطول والمركبة
-
الأجزاء والكميات وأسعار الوحدات والمبالغ غير الضريبة وشاملة الضريبة
-
المستخدم الذي قام بإنشاء القسيمة
-
حالة القسيمة (معلقة، تم التحقق من صحتها، وما إلى ذلك)
-
أي المرفقات
-
فوائد :
-
لا يمكن إجراء أي تعديل في وضع الاستشارة، مما يضمن سلامة البيانات.
-
يمكنك التحقق من جميع المعلومات قبل أي إجراء (الطباعة، التسليم، التحقق من الصحة، وما إلى ذلك).
حذف أمر الشراء
يؤدي الحذف إلى إزالة أمر الشراء نهائيًا من النظام. هذا الإجراء محجوز بشكل عام للمستخدمين ذوي الحقوق المناسبة.
الخطوات الواجب اتباعها:
حدد موقع القسيمة المراد حذفها
من قائمة أوامر الشراء، حدد السطر المقابل للطلب الذي تريد حذفه.
☰ فتح قائمة الإجراءات
انقر علىثلاث نقاط عموديةعلى يسار سطر القسيمة المعنية.
انقر على "حذف"
حدد الخياريمسحفي القائمة المنسدلة.
تأكيد الحذف
يتم فتح نافذة التأكيد لمنع الحذف غير المقصود. انقر فوق"نعم"أو"يتأكد"للتحقق من صحة.
انتباه :
-
بمجرد الحذف، الصحيحلا يمكن استردادها.
-
تأكد من عدم اتخاذ أي إجراء (التحقق من الصحة، التسليم، الدفع، وما إلى ذلك) على هذه القسيمة قبل حذفها.