إدارة التسليم

تعد واجهة "ملاحظات التسليم" وظيفة بالغة الأهمية لتتبع وإدارة عمليات التسليم التي تتم بعد أوامر الشراء. فهو يتيح لك مركزية المعلومات المتعلقة بمذكرات التسليم، وتسهيل إدارة المخزون ومراقبة المعاملات مع الموردين. تم تقسيم هذه الواجهة إلى عدة أقسام، لكل منها وظيفة محددة.

شريط التصفية

يتيح لك شريط التصفية الموجود أعلى الواجهة تقييد عرض ملاحظات التسليم بناءً على معايير مختلفة. وتتكون من المجالات التالية:

• تاريخ البدءوتاريخ الانتهاء: تسمح لك هذه الحقول بتحديد فترة لعرض إشعارات التسليم الصادرة خلال هذا النطاق الزمني فقط.
• مزود: يسمح لك باختيار مورد معين لعرض إشعارات التسليم المرتبطة بالأخير فقط.
• محل: حدد المتجر الذي يتلقى مذكرة التسليم. يتيح لك ذلك تصفية ملاحظات التسليم حسب مركز التخزين أو نقطة التوزيع.
• طبيعة العمل: يقوم بتصفية إشعارات التسليم بناءً على طبيعة الشركة التي تمت الصفقة معها.
• رقم الطلب: يتيح لك البحث مباشرة عن ملاحظات التسليم المرتبطة برقم طلب محدد.
• رقمورقم النظام: تتيح لك هذه الحقول البحث عن سند التسليم بناءً على رقمه الداخلي أو معرفه الفريد في النظام.
• قطعة: يقوم بتصفية ملاحظات التسليم حسب نوع الجزء الذي تم تسليمه.
• أسطول: يعرض ملاحظات التسليم وفقًا للأسطول المرتبط.
• مستخدم: يسمح لك بتصفية ملاحظات التسليم وفقًا للمستخدم الذي قام بإنشائها.

المؤشرات: أسفل شريط التصفية، يظهر مؤشران:

• عدد السجلات: يعرض إجمالي عدد مذكرات التسليم المعروضة بعد تطبيق المرشحات.
• عدد القطع: يعرض العدد الإجمالي للأجزاء المرتبطة بمذكرات التسليم المعروضة.

جدول ملاحظات التسليم

بمجرد تطبيق عوامل التصفية، تظهر النتائج في شكل جدول يتضمن الأعمدة التالية:

• رقم النظام: معرف فريد للإشعارات بتتبع الصباح.
• رقم: رقم مذكرة التسليم، والذي غالبًا ما يكون مرجعًا داخليًا.
• مرجع: المعرف أو الرمز المحدد للسلعة التي تم تسليمها.
• تاريخ: تاريخ ووقت إنشاء مذكرة التسليم.
• رقم أمر الشراء: رقم أمر الشراء الذي يرتبط به إشعار التسليم هذا. وهذا يسمح بربط مباشر بالطلب الأصلي.
• أسطول: الأسطول المرتبط بمذكرة التسليم، مع تحديد المركبة أو مجموعة المركبات التي تم تسليم الأجزاء لها.
• محل: يشير إلى المتجر أو مركز التخزين الذي تم تسليم العناصر إليه.
• مزود: يشير إلى المورد المسؤول عن تسليم الأجزاء.
• عملة: العملة المستخدمة للمبالغ المحددة في سند التسليم.
• عدد القطع: الكمية الإجمالية للأجزاء المدرجة في مذكرة التسليم.
• المبلغ باستثناء الضريبة: المبلغ الإجمالي باستثناء الضرائب على العناصر المسلمة.
• المبلغ شامل الضريبة: المبلغ الإجمالي بما في ذلك جميع الضرائب المطبقة.
• حالة: يشير إلى ما إذا كان إشعار التسليم قد تم إصدار فاتورة به أم لا. أمثلة على الحالات: "لم يتم إصدار فاتورة"، "تم إرسال الفاتورة".
• مرفق: يتيح لك عرض أو إضافة المستندات المرفقة بإشعار التسليم (الفواتير، أوامر الشراء الموقعة، وما إلى ذلك).
• مستخدم: اسم المستخدم الذي قام بإنشاء مذكرة التسليم أو التحقق من صحتها.

إجراءات إضافية

• إجراءات سريعة: من خلال النقر على النقاط الثلاث "..." الموجودة على يسار كل مذكرة تسليم، يصل المستخدم إلى إجراءات سريعة، مثل تعديلها، وحذفها، وطباعة BL، والرجوع إليها.
• التصدير والاستيراد: تتيح لك الرموز الموجودة أعلى يمين شريط التصفية تصدير بيانات الجدول أو استيرادها، مما يجعل التحليل أسهل.

إنشاء فاتورة المورد من قسائم التسليم

تسمح هذه الميزة للمستخدمين بإنشاء فاتورة المورد بسرعة من مذكرة التسليم (BL) دون الحاجة إلى الانتقال إلى واجهة فاتورة المورد. مما يسهل عملية تسجيل الفواتير ويحسن كفاءة عمليات الشراء.

الوصول إلى الميزة

• في وحدة الشراء، انتقل إلى قسم ملاحظات التسليم.
• حدد إشعار التسليم الذي تريد استخدامه لإنشاء فاتورة المورد.

• بمجرد تحديد مذكرة التسليم، انقر على النقاط الثلاث (أو أيقونة القائمة) بجانب مذكرة التسليم.

• في القائمة المنسدلة، ابحث عن الخيار"إنشاء فاتورة المورد".

عملية إنشاء الفاتورة

عند تحديد الخيار"إنشاء فاتورة المورد"، يقوم النظام بالإجراءات التالية:

• يتم تلقائيًا تعبئة تفاصيل مذكرة التسليم، مثل المورد والأجزاء والكميات والأسعار، مسبقًا في نموذج فاتورة المورد.

وبعد التأكد من التفاصيل

انقر فوق الزر"لحماية"أو"للتحقق"لتسجيل فاتورة المورد.

فوائد هذه الميزة

• توفير الوقت:تعمل هذه الميزة على تقليل الوقت اللازم لإنشاء الفواتير لأنها تلغي الحاجة إلى التنقل بين الوحدات المختلفة.
• دقة البيانات:من خلال الملء المسبق للمعلومات من مذكرة التسليم، فإنه يقلل من مخاطر أخطاء الإدخال.
• الكفاءة التشغيلية:يمكن للمستخدمين إدارة المشتريات والفواتير بشكل أكثر كفاءة، وتحسين سير العمل بشكل عام.

حالة الفواتير

الميدانحالةفي الجدول يشير إلى ما إذا كان إشعار التسليم "مفوتر" أو "غير مفوتر". تعتبر هذه الوظيفة ضرورية لتتبع المحاسبة، مما يسمح للمستخدمين بالتمييز بين مذكرات التسليم التي تتطلب إجراء إعداد الفواتير.

إضافة مذكرة تسليم جديدة (BL)

إضافة سند تسليم جديد يتم من خلال اتباع الخطوات التالية، وملء كل حقل حسب المعلومات المتعلقة بالتسليم الحالي. تعمل هذه الواجهة على مركزية معلومات التسليم وتضمن تسجيل جميع التفاصيل بشكل صحيح.

خطوات إضافة مذكرة التسليم

1. قم بالوصول إلى واجهة إنشاء مذكرة التسليم:

• من القائمة الرئيسية، حدد خيار إنشاء ملاحظات التسليم أو انقر على أيقونة "+" لفتح نموذج الإضافة.

2. املأ المعلومات العامة في مذكرة التسليم:

• رقم: أدخل رقم مذكرة التسليم الفريد.
• مزود: حدد المورد المسؤول عن التسليم باستخدام القائمة المنسدلة أو انقر فوق "+" لإضافة مورد جديد.
• رقم أمر الشراء: اختر رقم الطلب المرتبط بمذكرة التسليم هذه.
• تاريخ: حدد تاريخ التسليم من التقويم.

3. تفاصيل التسليم:

• أسطول: اختر الأسطول المعني بهذا التسليم.
• محل: قم بالإشارة إلى المتجر أو المستودع الذي سيتم تسليم الوجهة إليه.
• منطقة: حدد منطقة التسليم، إن أمكن.
• عربة: ربط مركبة معينة إذا كان التسليم مخصصًا لمركبة معينة.

4. المعلومات المالية:

• طريقة الدفع: حدد طريقة الدفع المخصصة لهذه المعاملة.
• المبلغ باستثناء الضريبة: أدخل المبلغ باستثناء الضرائب لكامل التسليم.
• ضريبة القيمة المضافة: يتم عرض معدل ضريبة القيمة المضافة الافتراضي، ولكن يمكن تعديله حسب الحاجة.
• المبلغ شامل الضريبة: يقوم هذا الحقل تلقائيًا بحساب المبلغ الإجمالي مع الضرائب بناءً على المبالغ باستثناء الضريبة وضريبة القيمة المضافة.

5. المراجع والمرفقات:

• عملة: حدد العملة المستخدمة في هذه المعاملة.
• مرفق: أضف المستندات المرتبطة بإشعار التسليم (مثل الفواتير وأوامر الشراء الموقعة) من خلال النقر على "اختيار ملف".
• مرجع: قم بالإشارة إلى أي مراجع إضافية خاصة بهذا التسليم.

6. التعليق:

• في قسم "التعليق"، يمكنك إضافة ملاحظات أو معلومات إضافية تتعلق بالتسليم.

7. إضافة عناصر (أجزاء):

• في قسم "الأجزاء"، انقر فوق الزر "+" الأخضر لإضافة عناصر إلى قسيمة التعبئة هذه.

8. أكمل التفاصيل التالية لكل غرفة:

• قطعة: حدد العنصر الذي تم تسليمه.
• وحدة: حدد وحدة القياس (مثل الأجزاء، اللترات).
• كمية: الإشارة إلى الكمية المسلمة.
• سعر الوحدة: أدخل سعر الوحدة للعنصر.
• تخفيض: تطبيق الخصم إذا لزم الأمر.
• المبلغ باستثناء الضريبة: يتم حساب هذا الحقل تلقائيًا بناءً على الكمية وسعر الوحدة.
• ضريبة القيمة المضافة: يتم احتساب ضريبة القيمة المضافة تلقائيًا وفقًا للمعدل الافتراضي.
• المبلغ شامل الضريبة: يتم احتساب المبلغ الإجمالي بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة تلقائيا.

9. التسجيل:

• بمجرد إدخال جميع المعلومات، تأكد من صحة كل شيء.
• انقر على زر الحفظ لإنهاء إضافة إشعار التسليم.

تحرير مذكرة التسليم

لتعديل مذكرة تسليم موجودة، اتبع الخطوات التالية:

خطوات:

الوصول إلى واجهة مذكرة التسليم (BL)..

إذا كنت تبحث عن قسيمة محددة:

• استخدمتمت تصفيتهمتاح (حسب الرقم، المزود، التاريخ، وما إلى ذلك).

بمجرد العثور على القسيمة في القائمة:

• انقر فوق الزرمع النقاط الرأسية الثلاثعلى يسار السطر المقابل.

في القائمة المنسدلة التي تظهر، انقر فوق"للتعديل".

1. أنموذج التعديليفتح.

2. قم بإجراء التغييرات المطلوبة (معلومات عامة، الأجزاء، التواريخ، إلخ).

3. عند الانتهاء، انقر فوق"يحفظ"للتحقق من صحة التغييرات.

حيلة :

• تأكد من تعبئة جميع البيانات المطلوبة قبل الحفظ.

• يمكنك أيضًا تعديل المستندات المرتبطة من هذا النموذج.

حذف مذكرة التسليم

الخطوات الواجب اتباعها:

الوصول إلى واجهة ملاحظات التسليم (BL)..

ابحث عن مذكرة التسليم لحذفها باستخدامالمرشحات(حسب رقم النظام والتاريخ والمورد وما إلى ذلك).

بمجرد تحديد موقعه، انقر فوقزر عمودي ثلاثي النقاطعلى يسار خط القسيمة.

في القائمة التي تظهر، حدد الخيار"يمسح".

أنافذة التأكيديفتح لمنع الحذف غير المقصود.

انقر فوق"يتأكد"أو"نعم"للتحقق من صحة الحذف.

الحالة التي يكون فيها إشعار التسليم مرتبطًا بفاتورة

إذا كانت مذكرة التسليم قد تم بالفعلمرفقة بفاتورة المورد، سيكون لديهحالة "فاتورة".. في هذه الحالة، عند محاولة حذفه، أرسالة خطأيتم عرض:

"من المستحيل حذف العنصر، لأنه تم إنشاؤه مرة واحدة في قسم فاتورة المورد [الشراء]"

وهذا يعني أن الإيصال محظور بسبب وجوده في الفاتورة.

الحل لتتمكن من حذف القسيمة:

1. انتقل إلى الواجهةالشراء > فواتير الموردين.

2. في عوامل التصفية، ابحث عن طريقرقم مذكرة التسليمقلقان.

3. انقر فوقللتعديلالفاتورة المقابلة.

4. في النموذج،قم بإلغاء التحديد أو الإزالةمذكرة التسليم ذات الصلة.

5. احفظ تغييرات الفاتورة.

6. العودة إلى الواجهةملاحظات التسليم.

7. سيكون للقسيمة الآن الحالة”لم يتم إصدار فاتورة“.

8. كرر الحذف: اضغط علىثلاث نقاط> يمسح.

9. قم بتأكيد الإجراء.

ملاحظات :

• فقط المستخدمين معالحقوق الكافيةيمكن تعديل فاتورة أو حذف قسيمة.

• هذه الآلية تحميالاتساق المحاسبيمن النظام.

عرض مذكرة التسليم

التشاور يسمح لك بذلكعرض جميع المعلوماتمذكرة التسليم دون التعرض لخطر التعديل.

الخطوات الواجب اتباعها:

الوصول إلىواجهة مذكرة التسليم (BL).

إذا كنت تبحث عن ملخص جيد، استخدمالمرشحاتمتوفر في الأعلى:

• تاريخ البدء/الانتهاء

• رقم النظام

• مزود

• حالة

• أسطول

• إلخ.

بمجرد العثور على القسيمة في القائمة، انقر فوقالسهم الأزرق ➤على يمين السطر (أو على أيقونة العين إذا كانت موجودة).

يتم فتح نافذة أو صفحة باستخدامجميع تفاصيل مذكرة التسليم، أبرزها:

• معلومات عامة (الرقم، التاريخ، المورد، الأسطول، إلخ.)

• قائمةتم تسليم الأجزاء

• المبالغ غير شاملة الضريبة / الضريبة متضمنة

• تعليقات

• الحالة (فاتورة، لم تتم فوترة، ملغاة...)