إدارة طلبات الشراء

تتيح لك هذه الواجهة عرض طلبات الشراء وتصفيتها وإدارتها. ويوفر تتبعًا تفصيليًا لكل طلب وحالة التحقق من صحته.

وصف الحقول وخيارات التصفية

• تاريخ البدء / تاريخ الانتهاء: يتيح لك تصفية طلبات الشراء بناءً على الفترة (نطاق التاريخ).
• رقم: حقل البحث للعثور على طلب محدد برقمه الفريد.
• رقم النظام: التصفية بناءً على رقم النظام لعمليات بحث محددة.
• أسطول: تصفية الطلبات بناءً على الأسطول المرتبط.
• حالة: يسمح لك بتحديد الطلبات وتصفيتها حسب الحالة (على سبيل المثال، "معلق"، "موافق عليه"، وما إلى ذلك).
• حالة التحقق: التصفية وفقًا لحالة التحقق من الصحة (تم التحقق من صحته، لم يتم التحقق من صحته).
• مستخدم: التصفية حسب المستخدم الذي قام بإنشاء طلب الشراء أو إدارته.
• قطعةوعربة: يسمح لك باستهداف الطلبات التي تحتوي على أجزاء أو مركبات محددة.

معلومات موجزة

يوجد في أسفل الواجهة جدول يلخص معلومات طلب الشراء بالأعمدة التالية:

• رقم النظام: معرف النظام الفريد لطلب الشراء.
• رقم: رقم طلب الشراء.
• تاريخ: تاريخ ووقت إنشاء الطلب.
• مقدم الطلب: اسم الشخص أو الإدارة مقدمة الطلب.
• عدد القطع: عدد الأجزاء المضمنة في طلب الشراء هذا.
• حالة: يعرض الحالة الحالية للطلب، مثل "معلق" (يظهر باللون الأحمر للإشارة إلى أنه لم تتم معالجته بعد).
• حالة التحقق: حالة التحقق من صحة الطلب، مثل "لم يتم التحقق من صحته" (تظهر باللون الأحمر للإشارة إلى أنه لم تتم الموافقة عليه بعد).
• مرفق: مساحة لإرفاق المستندات ذات الصلة بالطلب، إن وجدت.
• مستخدم: اسم المستخدم الذي أدخل الطلب (هنا، "DIGISOFT").

الإجراءات المتاحة

أزرار الإجراءات (أعلى اليمين):

• إضافة (+): إنشاء طلب شراء جديد.
• تصدير اكسل: يصدر قائمة الطلبات التي تمت تصفيتها بتنسيق Excel.
• ينعش: يقوم بتحديث القائمة لإظهار آخر التغييرات أو الإدخالات الجديدة.
• يستورد: يسمح لك باستيراد التقرير بتنسيق Excel.

 

التحقق من صحة طلب الشراء

الهدف من هذه الوظيفة الجديدة هو إدارة عمليات التحقق من صحة طلبات الشراء من خلال تقديم نظام حالة يجعل من الممكن التمييز بين الطلبات التي تم التحقق من صحتها وتلك التي لم يتم التحقق منها. يمكن تحويل الطلبات التي تم التحقق من صحتها فقط إلى علامات اقتباس.

الميزات الجديدة:

حالة التحقق:

الخيارات الممكنة:

• صالح :تمت مراجعة الطلب والموافقة عليه من قبل واحد أو أكثر من المستخدمين المعتمدين.

 

• لم يتم التحقق من صحتها:ولم يتم التحقق من صحة الطلب بعد.

إمكانية رؤية الطلبات:

طلب غير معتمد:

• لا يمكن عرض الطلبات ذات الحالة "لم يتم التحقق من صحتها" أو تحديدها لإنشاء عرض الأسعار.

طلب تم التحقق منه:

• ستظهر الطلبات ذات الحالة "تم التحقق من صحته" في قائمة الطلبات المؤهلة للتحويل إلى عروض أسعار.

دور المستخدم:

• يمكن فقط للمستخدمين الذين لديهم حقوق التحقق من الصحة تغيير حالة الطلب من "لم يتم التحقق من صحته" إلى "تم التحقق من صحته".
• لن يتمكن المستخدمون الذين ليس لديهم هذا الحق من تعديل حالة التحقق من صحة الطلب.

آلية التحقق:

• عندما يرسل المستخدم طلب شراء، تكون حالته الافتراضية هي "لم يتم التحقق من صحته".
• يمكن للمستخدم الذي لديه الأذونات اللازمة التحقق من الطلب ونقله إلى حالة "التحقق من الصحة" عبر زر التحقق من الصحة.
• إذا كانت الحالة "لم يتم التحقق من صحته"، فلن يكون الطلب متاحًا للتضمين في عرض الأسعار.

تغييرات الواجهة:

إضافة حقل "حالة التحقق":

• ستتم إضافة فلتر "حالة التحقق" الجديد إلى واجهة طلبات الشراء.
• يمكن تصفية هذا الفلتر (تم التحقق منه/لم يتم التحقق منه) لتسهيل البحث عن الطلبات حسب حالتها.

إدارة الحالات في علامات الاقتباس:

• عندما يحاول مستخدم إنشاء عرض أسعار، سيتم عرض الطلبات ذات الحالة "تم التحقق من صحته" فقط في قائمة الطلبات المتاحة لتضمينها في عرض أسعار.
• لن تظهر الطلبات ذات الحالة "لم يتم التحقق من صحتها" في هذه القائمة.

كيفية إضافة طلب شراء

تتيح واجهة إنشاء طلب شراء في Digiparc للمستخدمين تسجيل المعلومات اللازمة لبدء طلب الشراء.

خطوات إضافة طلب شراء جديد

1. رقم: أدخل رقمًا فريدًا لطلب الشراء. هذا الحقل إلزامي ويسمح بتحديد هذا الطلب بشكل فريد.

2. رقم طلب التدخل: حدد، إذا لزم الأمر، طلب التدخل المرتبط بطلب الشراء هذا، من القائمة المنسدلة.

3. تاريخ: يتم ملء تاريخ إنشاء الطلب تلقائيًا بتاريخ اليوم. ومع ذلك، يمكنك تعديله إذا لزم الأمر من خلال النقر على أيقونة التقويم.

4. مقدم الطلب: أدخل اسم الشخص أو القسم الذي يطلب هذا الشراء.

5. مرفق: انقر فوق "اختيار ملف" لإرفاق مستند أو ملف ذي صلة بالطلب. قد يشمل ذلك عروض الأسعار أو مواصفات المنتج أو المستندات الداعمة الأخرى.

6. تعليق: استخدم هذه المساحة لإضافة ملاحظات أو توضيحات مهمة بخصوص طلب الشراء.

إضافة أجزاء

قِطَع: في قسم "الأجزاء"، انقر فوق الزر "+" الأخضر لإضافة قطع إلى طلب الشراء.

• قطعة: اختر الجزء المطلوب من القائمة.
• كمية: حدد كمية هذا الجزء المطلوبة.
• وحدة: اختر وحدة القياس المناسبة للغرفة (مثلا وحدة، كجم، لتر).

إنهاء طلب الشراء

بمجرد إكمال كافة الحقول، قم بمراجعة المعلومات المدخلة للتأكد من دقتها. ثم قم بحفظ طلب الشراء بالضغط على زر الحفظ (غير ظاهر في الصورة المقدمة) لتقديم الطلب.