Gestion Livraisons

L'interface "Bons de Livraison" est une fonctionnalité cruciale pour le suivi et la gestion des livraisons effectuées suite aux commandes d'achat. Elle permet de centraliser les informations concernant les bons de livraison, facilitant la gestion des stocks et le suivi des transactions avec les fournisseurs. Cette interface est structurée en plusieurs sections, chacune ayant une fonction spécifique.

Barre de Filtrage

La barre de filtrage située en haut de l'interface permet de restreindre l’affichage des bons de livraison en fonction de divers critères. Elle est composée des champs suivants :

• Date de débutet Date de fin: Ces champs permettent de définir une période pour afficher uniquement les bons de livraison émis dans cette plage de dates.
• Fournisseur: Permet de sélectionner un fournisseur spécifique pour afficher uniquement les bons de livraison associés à ce dernier.
• Magasin: Sélectionner le magasin destinataire du bon de livraison. Cela permet de filtrer les bons de livraison par centre de stockage ou point de distribution.
• Nature entreprise: Filtre les bons de livraison en fonction de la nature de l’entreprise avec laquelle la transaction a été effectuée.
• Numéro de commande: Permet de rechercher directement les bons de livraison associés à un numéro de commande spécifique.
• Numéroet N° Système: Ces champs permettent de chercher un bon de livraison en fonction de son numéro interne ou son identifiant unique dans le système.
• Pièce: Filtre les bons de livraison par type de pièce livrée.
• Flotte: Affiche les bons de livraison en fonction de la flotte associée.
• Utilisateur: Permet de filtrer les bons de livraison selon l'utilisateur qui les a créés.

Indicateurs: Sous la barre de filtrage, deux indicateurs sont visibles :

• Nombre d'enregistrements: Montre le nombre total de bons de livraison affichés après l’application des filtres.
• Nombres de pièces: Affiche le nombre total de pièces associées aux bons de livraison affichés.

Tableau des Bons de Livraison

Une fois les filtres appliqués, les résultats apparaissent sous forme de tableau avec les colonnes suivantes :

• N° système: Identifiant unique du bon de livraison dans le système Digiparc, permettant un suivi précis.
• Numéro: Numéro du bon de livraison, qui est souvent une référence interne.
• Référence: Identifiant ou code spécifique de l'article livré.
• Date: Date et heure de création du bon de livraison.
• Numéro bon de commande: Numéro de la commande d'achat à laquelle ce bon de livraison est associé. Cela permet un lien direct avec la commande d'origine.
• Flotte: Flotte associée au bon de livraison, précisant pour quel véhicule ou groupe de véhicules les pièces ont été livrées.
• Magasin: Désigne le magasin ou centre de stockage où les articles ont été livrés.
• Fournisseur: Indique le fournisseur responsable de la livraison des pièces.
• Devise: Devise utilisée pour les montants spécifiés sur le bon de livraison.
• Nombres de pièces: Quantité totale de pièces incluses dans le bon de livraison.
• Montant HT: Montant total hors taxes pour les articles livrés.
• Montant TTC: Montant total incluant toutes les taxes applicables.
• Statut: Indique si le bon de livraison est facturé ou non. Exemples de statuts : "Non facturé", "Facturé".
• Attachement: Permet de voir ou d'ajouter des documents attachés au bon de livraison (factures, bons de commande signés, etc.).
• Utilisateur: Nom de l'utilisateur ayant créé ou validé le bon de livraison.

Actions Supplémentaires

• Actions rapides: En cliquant sur les trois points "..." situés à gauche de chaque bon de livraison, l’utilisateur accède à des actions rapides, telles que la modifer, supprimer,imprimé BL, et consulter.
• Export et importer: Des icônes en haut à droite de la barre de filtrage permettent d’exporter ou importer les données du tableau, facilitant l'analyse.

Création de Facture Fournisseur à partir des Bons de Livraison

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de créer rapidement une facture fournisseur à partir d'un bon de livraison (BL) sans avoir à naviguer vers l'interface de facturation fournisseur. Cela facilite le processus d'enregistrement des factures et améliore l'efficacité des opérations d'achat.

Accès à la Fonctionnalité

• Dans le module des achats, naviguez jusqu'à la section des bons de livraison.
• Sélectionnez le bon de livraison que vous souhaitez utiliser pour créer une facture fournisseur.

• ne fois le bon de livraison sélectionné, cliquez sur les trois points (ou l'icône de menu) situés à côté du bon de livraison.

• Dans le menu déroulant, recherchez l'option "Créer Facture Fournisseur".

Processus de Création de Facture

Lorsque vous sélectionnez l'option "Créer Facture Fournisseur", le système effectue les actions suivantes :

• Les détails du bon de livraison, tels que le fournisseur, les pieces, les quantités et les prix, sont automatiquement pré-remplis dans le formulaire de la facture fournisseur.

Après avoir vérifié les détails,

Cliquez sur le bouton "Sauvegarder" ou "Valider" pour enregistrer la facture fournisseur.

Avantages de cette Fonctionnalité

• Gain de Temps : Cette fonctionnalité réduit le temps nécessaire pour créer des factures, car elle élimine la nécessité de naviguer entre différents modules.
• Précision des Données : En pré-remplissant les informations à partir du bon de livraison, elle minimise les risques d'erreurs de saisie.
• Efficacité Opérationnelle : Les utilisateurs peuvent gérer plus efficacement les achats et les factures, ce qui améliore le flux de travail global.

Statut de Facturation

Le champ Statutdans le tableau indique si le bon de livraison est "Facturé" ou "Non facturé". Cette fonctionnalité est essentielle pour le suivi comptable, permettant aux utilisateurs de distinguer les bons de livraison qui nécessitent une action de facturation.

Ajouter un Nouveau Bon de Livraison (BL)

L’ajout d’un nouveau bon de livraison se fait en suivant les étapes ci-dessous, en remplissant chaque champ selon les informations relatives à la livraison en cours. Cette interface permet de centraliser les informations de livraison et de s'assurer que tous les détails sont correctement enregistrés.

Étapes pour Ajouter un Bon de Livraison

  1 . Accéder à l’Interface de Création du Bon de Livraison:

• Depuis le menu principal, sélectionnez l’option de création de bons de livraison ou cliquez sur l'icône "+" pour ouvrir le formulaire d’ajout.

  2 . Remplir les Informations Générales du Bon de Livraison:

• Numéro: Entrez le numéro unique du bon de livraison.
• Fournisseur: Sélectionnez le fournisseur responsable de la livraison en utilisant la liste déroulante ou cliquez sur "+" pour en ajouter un nouveau.
• Numéro bon de commande: Choisissez le numéro de commande associé à ce bon de livraison.
• Date: Sélectionnez la date de la livraison à partir du calendrier.

  3 . Détails de la Livraison:

• Flotte: Choisissez la flotte concernée par cette livraison.
• Magasin: Indiquez le magasin ou l'entrepôt de destination de la livraison.
• Zone: Sélectionnez la zone de livraison, si applicable.
• Véhicule: Associez un véhicule spécifique si la livraison est dédiée à un véhicule particulier.

  4 . Informations Financières:

• Mode de paiement: Sélectionnez le mode de paiement prévu pour cette transaction.
• Montant HT: Entrez le montant hors taxes pour l'ensemble de la livraison.
• TVA: Le taux de TVA par défaut est indiqué, mais peut être ajusté selon les besoins.
• Montant TTC: Ce champ calcule automatiquement le montant total avec taxes en fonction des montants HT et de la TVA.

  5 . Références et Attachments:

• Devise: Sélectionnez la devise utilisée pour cette transaction.
• Attachement: Ajoutez des documents liés au bon de livraison (ex. factures, bons de commande signés) en cliquant sur "Choisir un fichier".
• Référence: Indiquez toute référence supplémentaire spécifique à cette livraison.

  6 . Commentaire:

• Dans la section "Commentaire", vous pouvez ajouter des notes ou des informations supplémentaires relatives à la livraison.

  7 . Ajouter des Articles (Pièces):

• Dans la section "Pièces", cliquez sur le bouton vert "+" pour ajouter des articles à ce bon de livraison.

  8 . Renseignez les détails suivants pour chaque pièce :

• Pièce: Sélectionnez l'article livré.
• Unité: Spécifiez l’unité de mesure (ex. pièces, litres).
• Quantité: Indiquez la quantité livrée.
• Prix unitaire: Entrez le prix unitaire de l’article.
• Remise: Appliquez une remise si nécessaire.
• Montant HT: Ce champ est calculé automatiquement en fonction de la quantité et du prix unitaire.
• TVA: La TVA est calculée automatiquement selon le taux par défaut.
• Montant TTC: Le montant total incluant la TVA est calculé automatiquement.

  9 . Enregistrement:

• Une fois toutes les informations saisies, vérifiez que tout est correct.
• Cliquez sur le bouton d’enregistrement pour finaliser l’ajout du bon de livraison.

Modifier un bon de livraison

Pour modifier un bon de livraison existant, suivez les étapes ci-dessous :

Étapes :

Accéder à l’interface des bons de livraison (BL).

Si vous recherchez un bon en particulier :

• Utilisez le filtredisponible (par numéro, fournisseur, date, etc.).

Une fois le bon trouvé dans la liste :

• Cliquez sur le bouton avec les trois points verticauxà gauche de la ligne correspondante.

Dans le menu déroulant qui s’affiche, cliquez sur "Modifier".

1. Un formulaire de modifications’ouvre.

2. Effectuez les changements souhaités (informations générales, pièces, dates, etc.).

3. Une fois terminé, cliquez sur "Enregistrer"pour valider les modifications.

Astuce :

• Vérifiez bien que toutes les données obligatoires sont remplies avant d’enregistrer.

• Vous pouvez aussi modifier les pièces associées depuis ce formulaire.

Supprimer un bon de livraison

Étapes à suivre :

Accédez à l’interface des bons de livraison (BL).

Recherchez le bon de livraison à supprimer en utilisant les filtres(par N° système, date, fournisseur…).

Une fois localisé, cliquez sur le bouton à trois points verticauxà gauche de la ligne du bon.

Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez l’option "Supprimer".

Une fenêtre de confirmations’ouvre pour éviter toute suppression accidentelle.

Cliquez sur "Confirmer"ou "Oui"pour valider la suppression.

Cas où le bon de livraison est lié à une facture

Si le bon de livraison a déjà été rattaché à une facture fournisseur, il aura un statut "Facturé". Dans ce cas, lorsque vous tentez de le supprimer, un message d’erreurs’affiche :

"Impossible de supprimer l’élément, parce qu’il est créé 1 fois dans la rubrique [Achat] Facture fournisseur"

Cela signifie que le bon est bloqué par sa présence dans une facture.

Solution pour pouvoir supprimer le bon :

1. Allez dans l’interface Achats > Factures fournisseur.

2. Dans les filtres, recherchez par numéro du bon de livraisonconcerné.

3. Cliquez sur Modifierla facture correspondante.

4. Dans le formulaire, décochez ou retirezle bon de livraison associé.

5. Enregistrez les modifications de la facture.

6. Revenez à l’interface des bons de livraison.

7. Le bon aura maintenant le statut "Non facturé".

8. Répétez la suppression : cliquez sur les trois points> Supprimer.

9. Confirmez l’action.

Remarques :

• Seuls les utilisateurs ayant les droits adéquatspeuvent modifier une facture ou supprimer un bon.

• Ce mécanisme protège la cohérence comptabledu système.

Consulter un bon de livraison

La consultation permet de visualiser toutes les informationsd’un bon de livraison sans risque de modification.

Étapes à suivre :

Accédez à l’interface des bons de livraison (BL).

Si vous recherchez un bon précis, utilisez les filtresdisponibles en haut :

• Date début / fin

• Numéro système

• Fournisseur

• Statut

• Flotte

• etc.

Une fois le bon localisé dans la liste, cliquez sur la flèche bleue ➤à droite de la ligne (ou sur une icône œil s’il y en a une).

Une fenêtre ou une page s’ouvre avec tous les détails du bon de livraison, notamment :

• Informations générales (numéro, date, fournisseur, flotte…)

• Liste des pièces livrées

• Montants HT / TTC

• Observations

• Statut (facturé, non facturé, annulé…)