Rechnungsverwaltung

Die SchnittstelleLieferantenrechnungWenn die Verwaltungsrechnungen konzipiert sind, sind die mit Lieferanten im Rahmen der für das Unternehmen getätigten Einkäufe verknüpften Einkäufe verknüpft. Die Ergebnisse sind schlechter, und die Ergebnisse sind schlechter, und die Ergebnisse sind schlechter, und die Ergebnisse sind schlechter. Mit diesen Angaben können Sie feststellen, dass die Daten geschrieben, die Daten, das Fahrzeug und die Flotte gefiltert werden.

Benutzer können auch neue Rechnungen hinzufügen, Details zu jeder Rechnung anzeigen (z. B. Betrag ohne und mit Steuern) und Dateien anhängen, um eine digitale Kopie der Rechnungen aufzubewahren. Diese Schnittstelle zentralisiert wesentliche Informationen zu Lieferantentransaktionen und trägt so zu einer vereinfachten und organisierten Verwaltung der Unternehmensausgaben bei.

Filtres de Recherche :

• Date début / Date fin: Permet de filtrer les factures en fonction de la période de facturation.
• Numéro: Saisissez le numéro de facture pour retrouver une facture spécifique.
• N° système: Filtre basé sur le numéro système interne attribué à chaque facture.
• Fournisseur: Sélectionnez un fournisseur pour voir uniquement ses factures.
• Nature entreprise: Choisissez la nature de l’entreprise pour filtrer les factures correspondantes.
• Flotte: Filtre les factures en fonction de la flotte concernée.
• Fahrzeug: Wählen Sie ein bestimmtes Fahrzeug aus, um die entsprechenden Rechnungen anzuzeigen.
• Status: Nach Rechnungsstatus filtern (z. B.: bezahlt, ausstehend).
• Benutzer: Filtern Sie nach dem Benutzer, der die Rechnung eingegeben hat.

Liste der Rechnungen:

Zeigt Rechnungen an, die den angewendeten Filtern entsprechen, mit wichtigen Informationen wie:

Zeigt Rechnungen an, die den angewendeten Filtern entsprechen, mit wichtigen Informationen wie:

• System-Nr.: Die interne Nummer des Systems.
• Nummer: Die vom Lieferanten vergebene Rechnungsnummer.
• Daten: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.
• Anbieter: Name des Lieferanten, der mit der Rechnung verknüpft ist.
• Flotte und Fahrzeug: Geben Sie die Flotte und das Fahrzeug an, auf die sich die Rechnung bezieht.
• Nombre de pièces: Anzahl der in Rechnung gestellten Artikel oder Dienstleistungen.
• Montant HTetMontant TTC: Montant hors taxes et toutes taxes comprises de la facture.
• Statut: Indique l’état de la facture (ex. : validée, en attente de paiement).
• Utilisateur: L'utilisateur qui a créé ou géré la facture.
• Attachement: Permet de visualiser ou d'ajouter des fichiers joints, comme un PDF de la facture.

Options d'Action :

• Ajouter une facture: Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche+um eine neue Rechnung zu erstellen.
• Export: Des options d'export sont disponibles pour télécharger les factures au format Exce.
• Exportieren Sie Lieferantenrechnungen mit Teiledetails: Cette option permet d'exporter les factures fournisseurs, y compris tous les détails associés aux pièces facturées.
• Actualiser: Ermöglicht Ihnen, die Liste der Rechnungen zu aktualisieren.
• Importer: Importer de la liste des factures.
• Bouton de Rapports:Le boutonRapportsBietet schnellen Zugriff auf detaillierte Berichte zu Lieferantenrechnungen.

Ajouter une Nouvelle Facture

Die SchnittstelleAjouter une Nouvelle Facturepermet aux utilisateurs de créer une facture fournisseur et d’y ajouter les détails des pièces associées. Voici un guide étape par étape pour ajouter une nouvelle facture avec les pièces :

Greifen Sie auf die Option „Neue Rechnung hinzufügen“ zu:

• Cliquez sur le bouton "+" ou le boutonAjouterum das Formular zum Erstellen einer neuen Lieferantenrechnung zu öffnen.

Geben Sie die grundlegenden Rechnungsinformationen ein:

• Numéro de la facture: Entrez le numéro de la facture fourni par le fournisseur.
• Anbieter: Wählen Sie den Lieferanten aus der Liste aus.
• Rechnungsdatum: Geben Sie das Datum der Rechnung an.
• Mode de paiement: Wählen Sie die Zahlungsmethode (z. B. Banküberweisung, Scheck).
• Montant HTUndMwSt: Geben Sie den Betrag ohne Steuern und den geltenden Mehrwertsteuersatz ein. Der Betrag inklusive Steuern wird automatisch berechnet.
• FlotteundFahrzeug: Si la facture est liée à une flotte ou un véhicule spécifique, sélectionnez-les dans les listes déroulantes.
• Speichern: Wählen Sie gegebenenfalls das Lager oder den Lagerort für Teile aus.
• Attachement: Hängen Sie eine Datei (z. B. eine digitale Kopie der Rechnung) zur späteren Bezugnahme an.

Ajouter des Pièces à la Facture:

• Sous la sectionPièces, cliquez sur le bouton "+" pour ajouter des détails sur les articles ou services facturés.
• Pièce: Sélectionnez la pièce ou le service dans la liste des articles disponibles.
• Einheit: Geben Sie die Maßeinheit an (z. B.: Einheit, kg, Liter).
• Menge: Indiquez la quantité de la pièce.
• Stückpreis: Geben Sie den Stückpreis des Artikels ein.
• Remise: Si une remise est appliquée, entrez le montant ou le pourcentage de la réduction.
• Betrag ohne Steuern, TVA, etMontant TTC: Diese Felder werden automatisch basierend auf den eingegebenen Informationen berechnet.
• Répétez ces étapes pour chaque pièce que vous souhaitez ajouter à la facture.

Commentaire(Optionnel) :

• Ajoutez un commentaire si vous souhaitez inclure des notes supplémentaires concernant la facture.

Speichern Sie die Rechnung:

• Wenn alle Angaben vollständig sind, klicken Sie auf die SchaltflächeSpeichernum die Rechnung zu validieren.
• La nouvelle facture sera alors ajoutée à la liste des factures fournisseurs, avec tous les détails des pièces.

Paiement d'une facture fournisseur

Après avoir enregistré une facture dans le système, le paiement ne se fait pas automatiquement. Il faut suivre les étapes suivantes pour effectuer le règlement :

Étapes à suivre :

1. Accéder au module "Finance"
   Rendez-vous dans le module Finance, puis cliquez sur l’interface « Paiements fournisseurs ».

2. Ajouter un nouveau paiement
   Cliquez sur le bouton « Ajouter »pour créer un nouveau paiement fournisseur.

3. Sélectionner le fournisseur
   Choisissez le fournisseur concernépar le paiement.

4. Visualiser les factures impayées
   Le système affiche automatiquement toutes les factures non payéesde ce fournisseur.

5. Sélectionner les factures à payer
   Cochezles factures que vous souhaitez régler.

6. Enregistrer le paiement
   Cliquez sur « Enregistrer »pour valider le paiement.

Résultat :

• Une fois enregistré, le statut des facturespasse de « Non payé »à « Payé ».

• Vous pouvez vérifierce changement dans le module « Factures fournisseurs ».

Modifier une facture fournisseur

Étapes à suivre :

Accéder à l’interface « Factures fournisseurs »
Depuis le module d’achats, allez dans l’interface Factures fournisseurs.

Rechercher la facture à modifier
Vous pouvez utiliser les filtres (date, fournisseur, numéro, etc.) pour retrouver la facture cible.

Cliquer sur le bouton des actions
Sur la ligne de la facture, cliquez sur le bouton « trois points verticaux »à gauche.

Choisir l’option « Modifier »
Dans le menu déroulant, cliquez sur « Modifier ».

Un formulaire s’ouvre
Le système affiche un formulaire de modificationcontenant toutes les informations de la facture (dates, montants, pièces associées, bon de livraison, etc.).

Apporter les changements nécessaires
Vous pouvez :

• Corriger les dates

• Ajouter ou retirer des pièces

• Modifier les montants

• Détacher ou associer un bon de livraison

Enregistrer les modifications
Une fois les ajustements faits, cliquez sur « Enregistrer »pour valider la mise à jour.

Remarque importante 

Si une facture fournisseur a déjà été payée, vous ne pouvez pas la modifier directement. Voici comment procéder pour la modifier intégralement:

Étapes à suivre :

Supprimer le paiement

​​​​​​​Accéder à l’interface « Paiements fournisseurs »
Dans le module Finance, cliquez sur Paiements fournisseurs.

Rechercher le paiement
Filtrez par fournisseurou tout autre critère pour trouver le paiement concerné.

Cliquer sur les trois points (…) puis sur « Modifier »

Décocher la facture à retirer du paiement
Une liste de toutes les factures payées via ce paiement s’affiche.
Décochezla facture que vous souhaitez dissocier.

Enregistrer
Cliquez sur « Enregistrer ».
La facture est désormais non payéeet peut :

• Être modifiée

• Être supprimée

• Ou être liée à un autre paiement

Résultat :

La facture réapparaît avec le statut « Non payée »et peut à nouveau être modifiée ou supprimée selon les besoins.

Suppression d’une facture fournisseur

Vérifier le statut de la facture

• Si la facture est déjà payée, vous ne pouvez pas la supprimer directement.

• Dans ce cas, il faut retirer le paiementavant de procéder à la suppression.

---

2. Retirer le paiement (si payé)

1. Aller dans le module Finance > Paiements fournisseurs.

2. Utiliser le filtrepour rechercher le fournisseurconcerné.

3. Cliquer sur les trois pointsà droite puis sur Modifier.

4. Décocherla facture liée au paiement.

5. Cliquer sur Enregistrer: la facture passe alors en statut non payée.

---

3. Supprimer la facture fournisseur

1. Aller dans le module Achat > Factures fournisseurs.

2. Rechercher la facture avec le filtre si nécessaire.

3. Cliquer sur les trois pointsà côté de la facture.

4. Sélectionner Supprimer.

5. Confirmer l’action : la facture sera définitivement supprimée.

Remarque importante :

• Une facture liée à un bon de livraison ou à un paiement ne peut être supprimée qu’après avoir supprimé le lienou retiré le paiement associé.

• Cela garantit l'intégrité des données dans le système.

Conditions :

• La facture ne doit pas être liée à un bon de livraison (BL).

• La facture ne doit pas être payée (statut = non payée).

Étapes à suivre :

Aller dans le moduleAchat > Factures fournisseurs.

Utiliser les filtrespour retrouver la facture à supprimer :

• par N° système,

• fournisseur,

• ou statut.

Une fois localisée, cliquer sur les trois points verticauxà gauche de la facture.

Cliquer sur l’option Supprimer.

Une fenêtre de confirmation s’affiche → cliquer sur Ouiou Supprimer.

Résultat :

• La facture est immédiatement suppriméedu système.

• Elle ne sera plus visible dans la liste ni dans les rapports associés.

Consultation d’une facture fournisseur

Étapes à suivre :

Accéder au module:
Achats > Factures fournisseurs.

Utiliser la barre de rechercheou les filtrespour retrouver la facture :

• N° système

• Numéro de bon de livraison

• Fournisseur

• Statut(payée / non payée)

• Date

Une fois la facture identifiée, cliquer sur les trois points verticauxà gauche.

Sélectionner "Consulter".

Que contient l’écran de consultation ?

• Informations détaillées : fournisseur, date, pièces associées.

• Références des bons de livraison liés.

• Montants HT / TTC / paiements effectués.

• Attachement du fichier PDF.

• Statut de la facture (payée ou non payée).

Objectif: Visualiser les détails sans possibilité de modification (lecture seule).