Gestion Factures

L'interface Facture Fournisseurest conçue pour la gestion des factures liées aux fournisseurs dans le cadre des achats réalisés pour l'entreprise. Elle permet aux utilisateurs de suivre, consulter, et gérer les factures associées aux différents fournisseurs et d’assurer un suivi efficace des paiements et des montants dus. Avec cette interface, il est possible de filtrer les factures par différents critères, comme la date, le fournisseur, le véhicule, et la flotte concernée.

Les utilisateurs peuvent également ajouter de nouvelles factures, visualiser les détails de chaque facture (comme le montant hors taxes et toutes taxes comprises), et joindre des fichiers pour conserver une copie numérique des factures. Cette interface centralise les informations essentielles sur les transactions fournisseurs, contribuant ainsi à une gestion simplifiée et organisée des dépenses de l’entreprise.

Filtres de Recherche :

• Date début / Date fin: Permet de filtrer les factures en fonction de la période de facturation.
• Numéro: Saisissez le numéro de facture pour retrouver une facture spécifique.
• N° système: Filtre basé sur le numéro système interne attribué à chaque facture.
• Fournisseur: Sélectionnez un fournisseur pour voir uniquement ses factures.
• Nature entreprise: Choisissez la nature de l’entreprise pour filtrer les factures correspondantes.
• Flotte: Filtre les factures en fonction de la flotte concernée.
• Véhicule: Sélectionnez un véhicule particulier pour afficher les factures associées.
• Statut: Filtre par statut de la facture (ex. : payée, en attente).
• Utilisateur: Filtre par l’utilisateur qui a saisi la facture.

Liste des Factures :

Affiche les factures correspondant aux filtres appliqués avec des informations clés telles que :

Affiche les factures correspondant aux filtres appliqués avec des informations clés telles que :

• N° système: Le numéro interne du système.
• Numéro: Le numéro de la facture attribué par le fournisseur.
• Date: La date de création de la facture.
• Fournisseur: Nom du fournisseur associé à la facture.
• Flotte et Véhicule: Indiquent la flotte et le véhicule concernés par la facture.
• Nombre de pièces: Nombre d'articles ou de services facturés.
• Montant HTet Montant TTC: Montant hors taxes et toutes taxes comprises de la facture.
• Statut: Indique l’état de la facture (ex. : validée, en attente de paiement).
• Utilisateur: L'utilisateur qui a créé ou géré la facture.
• Attachement: Permet de visualiser ou d'ajouter des fichiers joints, comme un PDF de la facture.

Options d'Action :

• Ajouter une facture: Cliquez sur le bouton vert +pour créer une nouvelle facture.
• Exporter: Des options d'export sont disponibles pour télécharger les factures au format Exce.
• Exporter les Factures Fournisseurs avec Détails des Pièces: Cette option permet d'exporter les factures fournisseurs, y compris tous les détails associés aux pièces facturées.
• Actualiser: Permet de rafraîchir la liste des factures.
• Importer: Importer de la liste des factures.
• Bouton de Rapports:Le bouton Rapportsfournit un accès rapide à des rapports détaillés sur les factures fournisseurs.

Ajouter une Nouvelle Facture

L'interface Ajouter une Nouvelle Facturepermet aux utilisateurs de créer une facture fournisseur et d’y ajouter les détails des pièces associées. Voici un guide étape par étape pour ajouter une nouvelle facture avec les pièces :

Accéder à l'Option "Ajouter une Nouvelle Facture":

• Cliquez sur le bouton "+" ou le bouton Ajouterpour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle facture fournisseur.

Remplir les Informations de Base de la Facture:

• Numéro de la facture: Entrez le numéro de la facture fourni par le fournisseur.
• Fournisseur: Sélectionnez le fournisseur à partir de la liste.
• Date de la facture: Indiquez la date de la facture.
• Mode de paiement: Choisissez le mode de paiement (ex. : virement bancaire, chèque).
• Montant HTet TVA: Saisissez le montant hors taxes et le taux de TVA applicable. Le montant TTC se calcule automatiquement.
• Flotteet Véhicule: Si la facture est liée à une flotte ou un véhicule spécifique, sélectionnez-les dans les listes déroulantes.
• Magasin: Choisissez le magasin ou le lieu de stockage des pièces si applicable.
• Attachement: Joignez un fichier (comme une copie numérique de la facture) pour référence future.

Ajouter des Pièces à la Facture:

• Sous la section Pièces, cliquez sur le bouton "+" pour ajouter des détails sur les articles ou services facturés.
• Pièce: Sélectionnez la pièce ou le service dans la liste des articles disponibles.
• Unité: Spécifiez l'unité de mesure (ex. : unité, kg, litre).
• Quantité: Indiquez la quantité de la pièce.
• Prix unitaire: Saisissez le prix unitaire de l'article.
• Remise: Si une remise est appliquée, entrez le montant ou le pourcentage de la réduction.
• Montant HT, TVA, et Montant TTC: Ces champs se calculent automatiquement en fonction des informations saisies.
• Répétez ces étapes pour chaque pièce que vous souhaitez ajouter à la facture.

Commentaire(Optionnel) :

• Ajoutez un commentaire si vous souhaitez inclure des notes supplémentaires concernant la facture.

Enregistrer la Facture:

• Une fois toutes les informations complétées, cliquez sur le bouton Enregistrerpour valider la facture.
• La nouvelle facture sera alors ajoutée à la liste des factures fournisseurs, avec tous les détails des pièces.

Paiement d'une facture fournisseur

Après avoir enregistré une facture dans le système, le paiement ne se fait pas automatiquement. Il faut suivre les étapes suivantes pour effectuer le règlement :

Étapes à suivre :

1. Accéder au module "Finance"
   Rendez-vous dans le module Finance, puis cliquez sur l’interface « Paiements fournisseurs ».

2. Ajouter un nouveau paiement
   Cliquez sur le bouton « Ajouter »pour créer un nouveau paiement fournisseur.

3. Sélectionner le fournisseur
   Choisissez le fournisseur concernépar le paiement.

4. Visualiser les factures impayées
   Le système affiche automatiquement toutes les factures non payéesde ce fournisseur.

5. Sélectionner les factures à payer
   Cochezles factures que vous souhaitez régler.

6. Enregistrer le paiement
   Cliquez sur « Enregistrer »pour valider le paiement.

Résultat :

• Une fois enregistré, le statut des facturespasse de « Non payé »à « Payé ».

• Vous pouvez vérifierce changement dans le module « Factures fournisseurs ».

Modifier une facture fournisseur

Étapes à suivre :

Accéder à l’interface « Factures fournisseurs »
Depuis le module d’achats, allez dans l’interface Factures fournisseurs.

Rechercher la facture à modifier
Vous pouvez utiliser les filtres (date, fournisseur, numéro, etc.) pour retrouver la facture cible.

Cliquer sur le bouton des actions
Sur la ligne de la facture, cliquez sur le bouton « trois points verticaux »à gauche.

Choisir l’option « Modifier »
Dans le menu déroulant, cliquez sur « Modifier ».

Un formulaire s’ouvre
Le système affiche un formulaire de modificationcontenant toutes les informations de la facture (dates, montants, pièces associées, bon de livraison, etc.).

Apporter les changements nécessaires
Vous pouvez :

• Corriger les dates

• Ajouter ou retirer des pièces

• Modifier les montants

• Détacher ou associer un bon de livraison

Enregistrer les modifications
Une fois les ajustements faits, cliquez sur « Enregistrer »pour valider la mise à jour.

Remarque importante 

Si une facture fournisseur a déjà été payée, vous ne pouvez pas la modifier directement. Voici comment procéder pour la modifier intégralement:

Étapes à suivre :

Supprimer le paiement

​​​​​​​Accéder à l’interface « Paiements fournisseurs »
Dans le module Finance, cliquez sur Paiements fournisseurs.

Rechercher le paiement
Filtrez par fournisseurou tout autre critère pour trouver le paiement concerné.

Cliquer sur les trois points (…) puis sur « Modifier »

Décocher la facture à retirer du paiement
Une liste de toutes les factures payées via ce paiement s’affiche.
Décochezla facture que vous souhaitez dissocier.

Enregistrer
Cliquez sur « Enregistrer ».
La facture est désormais non payéeet peut :

• Être modifiée

• Être supprimée

• Ou être liée à un autre paiement

Résultat :

La facture réapparaît avec le statut « Non payée »et peut à nouveau être modifiée ou supprimée selon les besoins.

Suppression d’une facture fournisseur

Vérifier le statut de la facture

• Si la facture est déjà payée, vous ne pouvez pas la supprimer directement.

• Dans ce cas, il faut retirer le paiementavant de procéder à la suppression.

---

2. Retirer le paiement (si payé)

1. Aller dans le module Finance > Paiements fournisseurs.

2. Utiliser le filtrepour rechercher le fournisseurconcerné.

3. Cliquer sur les trois pointsà droite puis sur Modifier.

4. Décocherla facture liée au paiement.

5. Cliquer sur Enregistrer: la facture passe alors en statut non payée.

---

3. Supprimer la facture fournisseur

1. Aller dans le module Achat > Factures fournisseurs.

2. Rechercher la facture avec le filtre si nécessaire.

3. Cliquer sur les trois pointsà côté de la facture.

4. Sélectionner Supprimer.

5. Confirmer l’action : la facture sera définitivement supprimée.

Remarque importante :

• Une facture liée à un bon de livraison ou à un paiement ne peut être supprimée qu’après avoir supprimé le lienou retiré le paiement associé.

• Cela garantit l'intégrité des données dans le système.

Conditions :

• La facture ne doit pas être liée à un bon de livraison (BL).

• La facture ne doit pas être payée (statut = non payée).

Étapes à suivre :

Aller dans le moduleAchat > Factures fournisseurs.

Utiliser les filtrespour retrouver la facture à supprimer :

• par N° système,

• fournisseur,

• ou statut.

Une fois localisée, cliquer sur les trois points verticauxà gauche de la facture.

Cliquer sur l’option Supprimer.

Une fenêtre de confirmation s’affiche → cliquer sur Ouiou Supprimer.

Résultat :

• La facture est immédiatement suppriméedu système.

• Elle ne sera plus visible dans la liste ni dans les rapports associés.

Consultation d’une facture fournisseur

Étapes à suivre :

Accéder au module:
Achats > Factures fournisseurs.

Utiliser la barre de rechercheou les filtrespour retrouver la facture :

• N° système

• Numéro de bon de livraison

• Fournisseur

• Statut(payée / non payée)

• Date

Une fois la facture identifiée, cliquer sur les trois points verticauxà gauche.

Sélectionner "Consulter".

Que contient l’écran de consultation ?

• Informations détaillées : fournisseur, date, pièces associées.

• Références des bons de livraison liés.

• Montants HT / TTC / paiements effectués.

• Attachement du fichier PDF.

• Statut de la facture (payée ou non payée).

Objectif: Visualiser les détails sans possibilité de modification (lecture seule).