Invoice Management

The interfaceSupplier invoiceis designed for the management of invoices linked to suppliers as part of purchases made for the company. It allows users to track, view, and manage invoices associated with different suppliers and ensure effective tracking of payments and amounts due. With this interface, it is possible to filter invoices by different criteria, such as date, supplier, vehicle, and fleet concerned.

Users can also add new invoices, view the details of each invoice (such as the amount excluding taxes and including all taxes), and attach files to keep a digital copy of invoices. This interface centralizes essential information on supplier transactions, thus contributing to simplified and organized management of company expenses.

SearchFilters:

• Start date / End date: Allows you to filter invoices based on the billing period.
• Number: Enter the invoice number to find a specific invoice.
• System No.: Filter based on the internal system number assigned to each invoice.
• Supplier: Select a supplier to see only their invoices.
• Nature business: Choose the nature of the company to filter the corresponding invoices.
• Fleet: Filters invoices according to the fleet concerned.
• vehicle: Select a particular vehicle to view associated invoices.
• Status: Filter by invoice status (e.g.: paid, pending).
• User: Filter by the user who entered the invoice.

List of Invoices:

Shows invoices matching applied filters with key information such as:

Shows invoices matching applied filters with key information such as:

• System No.: The internal number of the system.
• Number: The invoice number assigned by the supplier.
• Date: The date the invoice was created.
• Supplier: Name of the supplier associated with the invoice.
• Fleet and Vehicle: Indicate the fleet and vehicle concerned by the invoice.
• Number of pieces: Number of items or services invoiced.
• Amount excluding taxAndAmount including tax: Amount excluding taxes and all taxes included in the invoice.
• Status: Indicates the status of the invoice (e.g.: validated, awaiting payment).
• User: The user who created or managed the invoice.
• Attachment: Allows you to view or add attached files, such as a PDF of the invoice.

Action Options:

• Add an invoice: Click on the green button+to create a new invoice.
• Export: Export options are available to download invoices in Exce format.
• Export Supplier Invoices with Part Details: This option allows you to export supplier invoices, including all details associated with the invoiced parts.
• Refresh: Allows you to refresh the list of invoices.
• Import: Import from the list of invoices.
• Reports Button:The buttonReportsprovides quick access to detailed reports on supplier invoices.

Add a New Invoice

The interfaceAdd a New Invoiceallows users to create a supplier invoice and add details of associated parts to it. Here is a step-by-step guide to adding a new invoice with documents:

Access the “Add a New Invoice” Option:

• Click the “+” button or the buttonAddto open the form for creating a new supplier invoice.

Fill in the Basic Invoice Information:

• Invoice number: Enter the invoice number provided by the supplier.
• Supplier: Select the supplier from the list.
• Invoice date: Indicate the date of the invoice.
• Payment method: Choose the payment method (e.g.: bank transfer, check).
• Amount excluding taxAndVAT: Enter the amount excluding taxes and the applicable VAT rate. The amount including tax is calculated automatically.
• FleetAndvehicle: If the invoice is linked to a specific fleet or vehicle, select them from the drop-down lists.
• Store: Choose the store or storage location for parts if applicable.
• Attachment: Attach a file (such as a digital copy of the invoice) for future reference.

Add Documents to the Invoice:

• Under the sectionPieces, click the "+" button to add details about the items or services billed.
• Piece: Select the part or service from the list of available items.
• Unit: Specify the unit of measurement (e.g.: unit, kg, liter).
• Quantity: Indicate the quantity of the part.
• Unit price: Enter the unit price of the item.
• Discount: If a discount is applied, enter the amount or percentage of the discount.
• Amount excluding tax, VAT, AndAmount including tax: These fields are automatically calculated based on the information entered.
• Repeat these steps for each part you want to add to the invoice.

How(Optional):

• Add a comment if you would like to include additional notes regarding the invoice.

Save the Invoice:

• Once all the information has been completed, click on the buttonSaveto validate the invoice.
• La nouvelle facture sera alors ajoutée à la liste des factures fournisseurs, avec tous les détails des pièces.

Payment of a supplier invoice

After registering an invoice in the system, payment is not made automatically. You must follow the following steps to make the payment:

Steps to follow:

1. Accéder au module "Finance"
   Rendez-vous dans le module Finance, puis cliquez sur l’interface « Paiements fournisseurs ».

2. Ajouter un nouveau paiement
   Cliquez sur le bouton « Ajouter »pour créer un nouveau paiement fournisseur.

3. Sélectionner le fournisseur
   Choisissez le fournisseur concernépar le paiement.

4. Visualiser les factures impayées
   Le système affiche automatiquement toutes les factures non payéesde ce fournisseur.

5. Sélectionner les factures à payer
   Cochezles factures que vous souhaitez régler.

6. Enregistrer le paiement
   Cliquez sur « Enregistrer »pour valider le paiement.

Result :

• Une fois enregistré, le statut des facturespasse de « Non payé »à « Payé ».

• Vous pouvez vérifierce changement dans le module « Factures fournisseurs ».

Edit a supplier invoice

Steps to follow:

Accéder à l’interface « Factures fournisseurs »
Depuis le module d’achats, allez dans l’interface Factures fournisseurs.

Rechercher la facture à modifier
Vous pouvez utiliser les filtres (date, fournisseur, numéro, etc.) pour retrouver la facture cible.

Cliquer sur le bouton des actions
Sur la ligne de la facture, cliquez sur le bouton « trois points verticaux »à gauche.

Choisir l’option « Modifier »
Dans le menu déroulant, cliquez sur « Modifier ».

Un formulaire s’ouvre
Le système affiche un formulaire de modificationcontenant toutes les informations de la facture (dates, montants, pièces associées, bon de livraison, etc.).

Apporter les changements nécessaires
Vous pouvez :

• Correct dates

• Add or remove parts

• Change amounts

• Detach or associate a delivery note

Enregistrer les modifications
Une fois les ajustements faits, cliquez sur « Enregistrer »pour valider la mise à jour.

Important note

Si une facture fournisseur a déjà été payée, vous ne pouvez pas la modifier directement. Voici comment procéder pour la modifier intégralement:

Steps to follow:

Remove payment

​​​​​​​Accéder à l’interface « Paiements fournisseurs »
Dans le module Finance, cliquez sur Paiements fournisseurs.

Rechercher le paiement
Filtrez par fournisseurou tout autre critère pour trouver le paiement concerné.

Click on the three dots (…) then on “Modify”

Décocher la facture à retirer du paiement
Une liste de toutes les factures payées via ce paiement s’affiche.
Décochezla facture que vous souhaitez dissocier.

Enregistrer
Cliquez sur « Enregistrer ».
La facture est désormais non payéeet peut :

• Be modified

• Be deleted

• Or be linked to another payment

Result :

La facture réapparaît avec le statut « Non payée »et peut à nouveau être modifiée ou supprimée selon les besoins.

Deleting a supplier invoice

Check invoice status

• Si la facture est déjà payée, vous ne pouvez pas la supprimer directement.

• Dans ce cas, il faut retirer le paiementavant de procéder à la suppression.

---

2. Retirer le paiement (si payé)

1. Aller dans le module Finance > Paiements fournisseurs.

2. Utiliser le filtrepour rechercher le fournisseurconcerné.

3. Cliquer sur les trois pointsà droite puis sur Modifier.

4. Décocherla facture liée au paiement.

5. Cliquer sur Enregistrer: la facture passe alors en statut non payée.

---

3. Supprimer la facture fournisseur

1. Aller dans le module Achat > Factures fournisseurs.

2. Search the invoice with the filter if necessary.

3. Cliquer sur les trois pointsà côté de la facture.

4. Sélectionner Supprimer.

5. Confirm the action: the invoice will be permanently deleted.

Important note:

• Une facture liée à un bon de livraison ou à un paiement ne peut être supprimée qu’après avoir supprimé le lienou retiré le paiement associé.

• This ensures data integrity in the system.

Terms :

• La facture ne doit pas être liée à un bon de livraison (BL).

• La facture ne doit pas être payée (statut = non payée).

Steps to follow:

Aller dans le moduleAchat > Factures fournisseurs.

Utiliser les filtrespour retrouver la facture à supprimer :

• by system number,

• supplier,

• or status.

Une fois localisée, cliquer sur les trois points verticauxà gauche de la facture.

Cliquer sur l’option Supprimer.

Une fenêtre de confirmation s’affiche → cliquer sur Ouiou Supprimer.

Result :

• La facture est immédiatement suppriméedu système.

• It will no longer be visible in the list or in the associated reports.

Consultation of a supplier invoice

Steps to follow:

Accéder au module:
Achats > Factures fournisseurs.

Utiliser la barre de rechercheou les filtrespour retrouver la facture :

• System No.

• Delivery note number

• Supplier

• Statut(payée / non payée)

• Date

Une fois la facture identifiée, cliquer sur les trois points verticauxà gauche.

Sélectionner "Consulter".

What does the consultation screen contain?

• Detailed information: supplier, date, associated parts.

• References of linked delivery notes.

• Amounts excluding tax/tax included/payments made.

• Attaching the PDF file.

• Invoice status (paid or unpaid).

Objectif: Visualiser les détails sans possibilité de modification (lecture seule).