Gestion Demande Achat

Cette interface permet de visualiser, filtrer et gérer les demandes d'achat . Elle fournit un suivi détaillé de chaque demande et de son état de validation.

Description des Champs et Options de Filtrage

• Date début / Date fin: Permet de filtrer les demandes d'achat en fonction de la période (intervalle de dates).
• Numéro: Champ de recherche pour trouver une demande spécifique par son numéro unique.
• N° système: Filtre basé sur le numéro du système pour des recherches spécifiques.
• Flotte: Filtrer les demandes en fonction de la flotte associée.
• Statut: Permet de sélectionner et filtrer les demandes par statut (ex. "En attente", "Approuvé", etc.).
• Statut validation: Filtre selon l’état de validation (Validé, Non validé).
• Utilisateur: Filtrer par l’utilisateur qui a créé ou gère la demande d'achat.
• Pièceet Véhicule: Permettent de cibler les demandes contenant des pièces ou des véhicules spécifiques.

Informations Résumées

En bas de l'interface, un tableau récapitule les informations des demandes d'achat avec les colonnes suivantes :

• N° système: Identifiant unique du système pour la demande d'achat.
• Numéro: Numéro de la demande d'achat.
• Date: Date et heure de création de la demande.
• Demandeur: Nom de la personne ou du département ayant fait la demande.
• Nombres de pièces: Nombre de pièces incluses dans cette demande d'achat.
• Statut: Affiche le statut actuel de la demande, comme "En attente" (illustré en rouge pour indiquer qu’elle n'est pas encore traitée).
• Statut validation: Statut de validation de la demande, comme "Non validée" (illustré en rouge pour signaler qu'elle n'est pas encore approuvée).
• Attachement: Espace pour attacher des documents pertinents à la demande, s’ils existent.
• Utilisateur: Nom de l’utilisateur ayant saisi la demande (ici, "DIGISOFT").

Actions Disponibles

Boutons d’actions (en haut à droite):

• Ajouter (+): Crée une nouvelle demande d'achat.
• Export Excel: Exporte la liste filtrée des demandes au format Excel.
• Refresh: Actualise la liste pour afficher les dernières modifications ou nouvelles entrées.
• Importer: Permet de importer l’état au format Excel.

 

Validation demande d'achat

L'objectif de cette nouvelle fonctionnalité est de gérer les validations des demandes d'achat en introduisant un système de statut qui permet de distinguer les demandes validées et non validées. Seules les demandes validées peuvent être converties en devis.

Nouvelles fonctionnalités :

Statut de validation :

Options possibles :

• Validé : La demande a été vérifiée et approuvée par un ou plusieurs utilisateurs autorisés.

 

• Non validé : La demande n'a pas encore été validée.

Visibilité des demandes :

Demande non validée :

• Les demandes qui ont le statut "Non validé" ne peuvent pas être affichées ou sélectionnées pour la génération de devis.

Demande validée :

• Les demandes avec le statut "Validé" apparaîtront dans la liste des demandes éligibles pour être transformées en devis.

Rôle de l'utilisateur :

• Seuls les utilisateurs ayant un droit de validation peuvent changer le statut d'une demande de "Non validé" à "Validé".
• Les utilisateurs sans ce droit ne pourront pas modifier le statut de validation d'une demande.

Mécanisme de validation :

• Lorsque l'utilisateur soumet une demande d'achat, son statut par défaut est "Non validé".
• Un utilisateur avec les permissions nécessaires peut vérifier la demande et la passer à l'état "Validé" via un bouton de validation.
• Si le statut est "Non validé", la demande ne sera pas disponible pour être incluse dans un devis.

Modifications de l'interface :

Ajout du champ "Statut de validation" :

• Un nouveau filtre "Statut validation" sera ajouté dans l'interface des demandes d'achat.
• Ce filtre pourra être filtré (Validé/Non validé) pour faciliter la recherche des demandes selon leur statut.

Gestion des statuts dans les devis :

• Lorsqu’un utilisateur tente de générer un devis, seules les demandes avec le statut "Validé" seront affichées dans la liste des demandes disponibles pour l'inclusion dans un devis.
• Les demandes avec le statut "Non validé" ne figureront pas dans cette liste.

Comment Ajouter une Demande d'Achat

L'interface de création d'une demande d'achat dans Digiparc permet aux utilisateurs d'enregistrer les informations nécessaires pour initier une demande d'achat.

Étapes pour Ajouter une Nouvelle Demande d'Achat

1. Numéro: Saisissez un numéro unique pour la demande d'achat. Ce champ est obligatoire et permet d'identifier cette demande de manière unique.

2. N° demande d'intervention: Sélectionnez, si nécessaire, une demande d'intervention associée à cette demande d'achat, à partir de la liste déroulante.

3. Date: La date de création de la demande est automatiquement remplie avec la date du jour. Vous pouvez toutefois la modifier si nécessaire en cliquant sur l'icône de calendrier.

4. Demandeur: Saisissez le nom de la personne ou du département qui demande cet achat.

5. Attachement: Cliquez sur "Choisir un fichier" pour joindre un document ou un fichier pertinent à la demande. Cela peut inclure des devis, spécifications de produit ou autres documents de support.

6. Commentaire: Utilisez cet espace pour ajouter des notes ou des précisions importantes concernant la demande d'achat.

Ajout de Pièces

Pièces: Dans la section "Pièces", cliquez sur le bouton vert “+” pour ajouter des pièces à la demande d'achat.

• Pièce: Sélectionnez la pièce demandée dans la liste.
• Quantité: Indiquez la quantité de cette pièce requise.
• Unité: Choisissez l'unité de mesure appropriée pour la pièce (ex. unité, kg, litre).

Finaliser la Demande d'Achat

Une fois tous les champs remplis, vérifiez les informations saisies pour assurer leur exactitude. Enregistrez ensuite la demande d'achat en cliquant sur le bouton de sauvegarde (non visible dans l'image fournie) pour soumettre la demande.