Importation Cartes

L’Importation des Cartespermet d’ajouter plusieurs cartes carburant simultanément dans le système à l’aide d’un fichier pré-formaté. Cette fonctionnalité optimise la gestion en masse et réduit considérablement le temps requis pour intégrer les données.

Champs disponibles dans le fichier d’importation

Champs obligatoires:
Ces champs doivent être renseignés pour chaque carte dans le fichier :

• Numéro: Identifiant unique de la carte.
• Date début: Date d’activation de la carte.

Champs optionnels:
Les champs suivants peuvent être renseignés si nécessaire pour enrichir les informations :

• Date fin: Date d’expiration de la carte.
• Plafond carburant: Limite mensuelle de consommation de carburant.
• Plafond service: Limite pour les services liés.
• Tag Jawaz: Identification pour les autoroutes.
• Quota: Quantité autorisée (en litres ou montant).
• Code PIN: Code de sécurité de la carte.
• Flotte: Groupe ou flotte auquel appartient la carte.
• Fournisseur: Société émettrice de la carte.
• Activité: Activité liée à la carte.
• Type carte: Classification de la carte (carburant, service, mixte).
• Statut: Statut de la carte (active, expirée, annulée).
• Type affectation: Nature de l’affectation (conducteur, véhicule, service, station).
• Véhicule: Véhicule affecté à la carte.
• Matricule collaborateur: Identifiant du collaborateur lié.
• Service: Service concerné.
• Commentaire: Notes ou informations supplémentaires.
• Utilisateur: Personne ayant effectué l’enregistrement ou la modification.

Étapes pour effectuer une importation

Préparer le fichier d’importation:

• Téléchargez le fichier modèle depuis l’interface d’importation.

• Renseignez les champs obligatoires et ajoutez les informations optionnelles selon vos besoins.
• Respectez les formats demandés (dates au format JJ/MM/AAAA, chiffres sans caractères spéciaux, etc.).

Accéder à l’interface d’importation:

• Dans le module de gestion des cartes carburant, cliquez sur l’option "Importer".

Télécharger le fichier:

• Sélectionnez le fichier complété et téléchargez-le dans le système.

Vérification et validation:

Le système vérifie automatiquement la cohérence des données :

• Champs obligatoires manquants.
• Doublons (Numéro déjà existant dans le système).
• Formats incorrects.
• Une liste des erreurs éventuelles est affichée pour correction.

Confirmation de l’importation:

• Une fois les données validées, confirmez l’importation.

Un résumé s’affichera avec :

• Les enregistrements importés avec succès.
• Ceux rejetés avec les raisons d’échec.

Conseils pour une importation réussie

• Vérifiez les doublons: Assurez-vous que le champ Numéroest unique pour éviter tout rejet lors de l’importation.
• Remplissez autant d’informations optionnelles que possible: Cela simplifie les recherches et les suivis futurs.
• Utilisez le modèle fourni: Respectez la structure du fichier pour garantir une intégration sans erreurs.
• Préparez vos données: Nettoyez et vérifiez les données avant importation pour limiter les erreurs et gagner du temps.