Import/Export Factures

L'importation des factures permet degagner du tempsen ajoutant plusieurs factures à la fois via un fichier Excel pré-formaté. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour centraliser les factures clients sans saisie manuelle répétitive.

Étapes à suivre pour importer des factures

1. Accéder à l’interface de facturation

• Va dans l’interfaceFacture.

• En haut à droite de la liste, clique sur lebouton violet “Importation”.

2. Télécharger le canevas

• Télécharge lefichier modèle Excel (canevas)sur ton ordinateur.

• Ce modèle contient la structure exacte attendue par le système.

3. Compléter le fichier

• Respecte strictement les noms et l’ordre des colonnes.

• Saisis les informations nécessaires en remplissantles champs obligatoires.

Champs à remplir

Champs obligatoires :

• Numéro: Référence de la facture.

• Numéro trajet: Numéro du trajet lié à la facture.

• Date: Date de la facture.

• Client: Nom du client (il doit déjà exister dans le système).

• Montant HT: Montant hors taxe.

• TVA: Montant de la taxe.

• Montant TTC: Montant toutes taxes comprises.

Champs optionnels:

• Utilisateur

• Sous traitant

• Société

• Date d'échéance

• ... et tout autre champ non marqué comme obligatoire dans le canevas.

Important: Toutes les valeurs comme le client, le trajet, ou l’utilisateur doivent déjà exister dans le référentiel du système. Sinon, le fichier ne pourra pas être importé.

Importer le fichier

• Retourne sur l’interface du système.

• Clique de nouveau sur“Importation”.

• Sélectionne et charge le fichier complété.

Vérification automatique du système

• Le système affiche unrésumé des enregistrementset signale s’il y a des erreurs.

• Si tu vois desenregistrements erronés, vérifie les messages d’erreur pour comprendre :

  • Erreur de format

  • Donnée manquante

  • Donnée inexistante dans le système (ex. : client inconnu)

• Corrige les erreurs dans le fichier, puis recommence l’importation.

Finalisation

• Si tout est correct, l’importation se fait avec succès.

• Les factures sontautomatiquement ajoutéesà la liste des factures.

• Tu peux ensuite lesconsulter, modifier ou gérercomme toute autre facture.

Exportation des factures

La fonction d’exportation permet derécupérer toutes les facturesenregistrées dans le système sousforme de fichier Excel, facilitant ainsi :

• Lepartage des données

• L’analyse externe

• L’archivage comptable ou administratif

Étapes pour exporter les factures

1. Accéder à la liste des factures

• Va dans le moduleFacturationdu système.

• Assure-toi que tu es bien sur laliste complète des factures.

2. Cliquer sur le bouton d’exportation

• En haut de l’interface, clique sur l’icône verte d’exportation.

• Cette icône est généralement en forme deflèche vers le bas ou fichier Excel.

3. Génération du fichier

• Le système génère automatiquement unfichier Excelcontenant :

  • Toutes les colonnes affichées dans la liste

  • Les facturesfiltrées ou affichées à l’écran

• Si tu as appliqué unfiltre(par client, par date, etc.), seules les données visibles seront exportées.

4. Téléchargement du fichier

• Une fois le fichier généré, il estautomatiquement téléchargésur ton ordinateur.

• Tu peux l’ouvrir avec Excel ou l’envoyer par e-mail à tes collaborateurs ou partenaires.

Avantages de l’exportation

• Gain de tempspour la création de rapports financiers

• Partage facilitédes données avec d'autres services ou clients

• Traçabilitédes factures dans des outils de comptabilité ou de reporting