فواتير الاستيراد/التصدير

استيراد الفواتير يسمح لك بذلكتوفير الوقتعن طريق إضافة فواتير متعددة مرة واحدة عبر ملف Excel منسق مسبقًا. تعتبر هذه الوظيفة مفيدة بشكل خاص لمركزية فواتير العملاء دون الإدخال اليدوي المتكرر.

خطوات استيراد الفواتير

1. الوصول إلى واجهة الفوترة

• انتقل إلى الواجهةفاتورة.

• في أعلى يمين القائمة، انقر علىزر "استيراد" باللون الأرجواني.

2. قم بتنزيل اللوحة القماشية

• قم بتنزيلهملف قالب Excel (قماش)على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

• يحتوي هذا النموذج على البنية الدقيقة التي يتوقعها النظام.

3. أكمل الملف

• احترم بدقة أسماء الأعمدة وترتيبها.

• أدخل المعلومات الضرورية عن طريق ملئهاالحقول المطلوبة.

الحقول لملءها

الحقول المطلوبة:

• رقم: مرجع الفاتورة.

• رقم الرحلة: رقم الرحلة مرتبط بالفاتورة.

• تاريخ: تاريخ الفاتورة.

• عميل: اسم العميل (يجب أن يكون موجودًا بالفعل في النظام).

• المبلغ باستثناء الضريبة: المبلغ باستثناء الضريبة.

• ضريبة القيمة المضافة: مبلغ الضريبة.

• المبلغ شامل الضريبة: المبلغ شامل جميع الضرائب.

الحقول الاختيارية:

• مستخدم

• المقاول من الباطن

• شركة

• تاريخ الاستحقاق

• ...وأي حقول أخرى لم يتم وضع علامة عليها على أنها إلزامية في اللوحة.

مهم: جميع القيم مثل العميل أو الرحلة أو المستخدم يجب أن تكون موجودة بالفعل في مستودع النظام. وبخلاف ذلك، لا يمكن استيراد الملف.

استيراد الملف

• يعود إلى واجهة النظام.

• انقر مرة أخرى على"يستورد".

• تحديد وتحميل الملف المكتمل.

فحص النظام التلقائي

• يعرض النظام أملخص التسجيلاتوالتقارير إذا كان هناك أي أخطاء.

• إذا رأيتسجلات خاطئة، يتحقق من رسائل الخطأ لفهم:

  • خطأ في التنسيق

  • بيانات مفقودة

  • البيانات غير موجودة في النظام (مثال: عميل غير معروف)

• يقوم بإصلاح الأخطاء الموجودة في الملف، ثم يبدأ عملية الاستيراد مرة أخرى.

وضع اللمسات النهائية

• إذا كان كل شيء صحيحًا، يكون الاستيراد ناجحًا.

• الفواتير هيتمت إضافتها تلقائيًاإلى قائمة الفواتير.

• يمكنك بعد ذلكالتشاور أو التعديل أو الإدارةمثل أي فاتورة أخرى.

تصدير الفواتير

تتيح لك وظيفة التصديرجمع كافة الفواتيرالمحفوظة في النظام تحتنموذج ملف اكسل، مما يسهل:

• المشاركة البيانات

• ل'التحليل الخارجي

• ل'المحاسبة أو الأرشفة الإدارية

خطوات تصدير الفواتير

1. الوصول إلى قائمة الفواتير

• انتقل إلى الوحدةالفواتيرمن النظام.

• تأكد من أنك على الطريق الصحيحقائمة كاملة من الفواتير.

2. انقر على زر التصدير

• في الجزء العلوي من الواجهة، انقر علىأيقونة التصدير الخضراء.

• عادة ما تكون هذه الأيقونة على شكلسهم لأسفل أو ملف Excel.

3. إنشاء الملف

• يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء ملفملف اكسلتحتوي على:

  • كافة الأعمدة المعروضة في القائمة

  • الفواتيرتمت تصفيتها أو عرضها على الشاشة

• إذا قمت بتطبيق أتمت تصفيته(حسب العميل، حسب التاريخ، وما إلى ذلك)، سيتم تصدير البيانات المرئية فقط.

4. تحميل الملف

• بمجرد إنشاء الملف، فهو كذلكتم تنزيلها تلقائيًاعلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

• يمكنك فتحه باستخدام Excel أو إرساله عبر البريد الإلكتروني إلى زملائك أو شركائك.

مميزات التصدير

• توفير الوقتلإنشاء التقارير المالية

• مشاركة سهلةالبيانات مع الخدمات أو العملاء الآخرين

• إمكانية التتبعالفواتير في أدوات المحاسبة أو إعداد التقارير