Import/Export Factures

L'importation des factures permet de gagner du tempsen ajoutant plusieurs factures à la fois via un fichier Excel pré-formaté. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour centraliser les factures clients sans saisie manuelle répétitive.

Étapes à suivre pour importer des factures

1. Accéder à l’interface de facturation

• Va dans l’interface Facture.

• En haut à droite de la liste, clique sur le bouton violet “Importation”.

2. Télécharger le canevas

• Télécharge le fichier modèle Excel (canevas)sur ton ordinateur.

• Ce modèle contient la structure exacte attendue par le système.

3. Compléter le fichier

• Respecte strictement les noms et l’ordre des colonnes.

• Saisis les informations nécessaires en remplissant les champs obligatoires.

Champs à remplir

Champs obligatoires :

• Numéro: Référence de la facture.

• Numéro trajet: Numéro du trajet lié à la facture.

• Date: Date de la facture.

• Client: Nom du client (il doit déjà exister dans le système).

• Montant HT: Montant hors taxe.

• TVA: Montant de la taxe.

• Montant TTC: Montant toutes taxes comprises.

Champs optionnels:

• Utilisateur

• Sous traitant

• Société

• Date d'échéance

• ... et tout autre champ non marqué comme obligatoire dans le canevas.

Important: Toutes les valeurs comme le client, le trajet, ou l’utilisateur doivent déjà exister dans le référentiel du système. Sinon, le fichier ne pourra pas être importé.

Importer le fichier

• Retourne sur l’interface du système.

• Clique de nouveau sur “Importation”.

• Sélectionne et charge le fichier complété.

Vérification automatique du système

• Le système affiche un résumé des enregistrementset signale s’il y a des erreurs.

• Si tu vois des enregistrements erronés, vérifie les messages d’erreur pour comprendre :

  • Erreur de format

  • Donnée manquante

  • Donnée inexistante dans le système (ex. : client inconnu)

• Corrige les erreurs dans le fichier, puis recommence l’importation.

Finalisation

• Si tout est correct, l’importation se fait avec succès.

• Les factures sont automatiquement ajoutéesà la liste des factures.

• Tu peux ensuite les consulter, modifier ou gérercomme toute autre facture.

Exportation des factures

La fonction d’exportation permet de récupérer toutes les facturesenregistrées dans le système sous forme de fichier Excel, facilitant ainsi :

• Le partage des données

• L’analyse externe

• L’archivage comptable ou administratif

Étapes pour exporter les factures

1. Accéder à la liste des factures

• Va dans le module Facturationdu système.

• Assure-toi que tu es bien sur la liste complète des factures.

2. Cliquer sur le bouton d’exportation

• En haut de l’interface, clique sur l’icône verte d’exportation.

• Cette icône est généralement en forme de flèche vers le bas ou fichier Excel.

3. Génération du fichier

• Le système génère automatiquement un fichier Excelcontenant :

  • Toutes les colonnes affichées dans la liste

  • Les factures filtrées ou affichées à l’écran

• Si tu as appliqué un filtre(par client, par date, etc.), seules les données visibles seront exportées.

4. Téléchargement du fichier

• Une fois le fichier généré, il est automatiquement téléchargésur ton ordinateur.

• Tu peux l’ouvrir avec Excel ou l’envoyer par e-mail à tes collaborateurs ou partenaires.

Avantages de l’exportation

• Gain de tempspour la création de rapports financiers

• Partage facilitédes données avec d'autres services ou clients

• Traçabilitédes factures dans des outils de comptabilité ou de reporting