استيراد السفر

يتيح لك استيراد ملفات السفر إضافة رحلات جماعية إلى النظام من ملف منسق مسبقًا (عادةً ملف Excel). يمكن الوصول إلى هذه الوظيفة عبرالزر الأرجواني الأوليستورد.

إنه يوفر الوقت ويتجنب الإدخال اليدوي المتكرر.

الحقول الإلزامية لملء الملف

لكي يتم استيراد ملف السفر بشكل صحيح، هناك حقول معينةإلزامي:

• رقم :
  مرجع السفر الفريد (مثال: 88/2025A).
  ➤ يسمح بتحديد كل رحلة على حدة.

• تاريخ المغادرة:
  تاريخ بدء الطيران (التنسيق: dd/mm/yyyy).
  ➤ يشير إلى التخطيط للمغادرة.

• وقت المغادرة:
  وقت المغادرة الدقيق (التنسيق: HH:MM).
  ➤ تحديد وقت بدء الرحلة.

يجب دائمًا إكمال هذه الحقول الثلاثةليتم قبول الاستيراد من قبل النظام.

الحقول الاختيارية (موصى بها ولكنها غير مطلوبة)

يمكن ترك المعلومات الأخرى فارغة، ولكن يوصى بملئها لمزيد من الدقة

الخطوات الواجب اتباعها لاستيراد ناجح

قم بتنزيل اللوحة القماشية

قبل أن نبدأ، هو كذلكإلزامية تنزيل ملف النموذج (قماش)التي يقدمها النظام. تحتوي هذه اللوحة القماشية علىالأعمدة المتوقعة، هُمالأسماء الدقيقةوكذلك الأمر الذي يجب احترامه.

لماذا ؟
وهذا يضمن أن بنية الملف تحترم بشكل كامل التنسيق المتوقع من قبل النظام.

املأ اللوحة القماشية ببياناتك

ثم املأ ملف Excel الذي تم تنزيله:

الحقول المطلوبةليتم إعلامك:

• رقم الرحلة

• تاريخ المغادرة

• وقت المغادرة

الحقول الاختيارية(لكن مستحسن):

• عميل

• سائق

• طريق

• فئة

• مقطورة، الخ.

انتباه :
يجب أن تتطابق البيانات المدخلةبالضبطللمتواجدين في النظام (العملاء، الرحلات، السائقين، إلخ)، وإلا سيتم إنشاء خطأ أثناء الاستيراد.

استيراد الملف إلى النظام

• وبمجرد الانتهاء من الملف،العودة إلى واجهة النظام.

• انقر علىزر الاستيراد المقابل.

• حدد ملف إكسل الخاص بك.

• ابدأ عملية الاستيراد.

التعامل مع الأخطاء

إذا قام النظام بعرض أعدد الأسطر في الخطأهذا يعني أن هناك مشكلة في دخولك.

حالات الأخطاء المتكررة:

• تنسيق التاريخ أو الوقت غير صحيح

• اسم العميل أو الرحلة غير موجود في النظام

• الحقول المطلوبة تركت فارغة

• ملف ذو تنظيم سيئ (تم نقل الأعمدة أو إعادة تسميتها)

حل :

• افتح الملف.

• تصحيح الأخطاء وفقا لرسائل النظام.

• إعادة استيراد نسخة ثابتة.

ملخص الممارسات الجيدة

• دائماًاستخدم القالب الرسميمن النظام.

• احترام العناوين والنظامأعمدة.

• التأكد من وجود القيم المدخلة في النظام.

• للإدخالجميع البيانات الإلزامية.

• في حالة وجود أخطاء،تصحيح وإعادة الاستيراد.

استيراد تفاصيل الرحلة

استيرادتفاصيل الرحلةيسمح لك بإكمال أو تعديل المعلومات المتعلقة بالرحلات المسجلة بالفعل. يمكن الوصول إلى هذه الوظيفة من واجهة السفر عبر أحدثلاثة أزرار استيراد أرجوانية.

موضوعي

قم بتحديث البيانات المتعلقة بالرحلات بسرعة (مثل المواقع وبرامج التشغيل والمعدات والتواريخ والتكاليف وما إلى ذلك) باستخدام ملف Excel.

الحقول التي يجب إكمالها

أثناء الاستيراد، إليك الحقول المتوقعة في الملف (اللوحة):

حقل إلزامي:

• رقم→ يحدد بشكل فريد الرحلة المعنية. إنه ضروري، وبدونه لن ينجح الاستيراد.

الحقول الاختيارية(يتم استكماله حسب الحاجة):

1. موقع المغادرة

2. مكان الوصول

3. طريق

4. تاريخ المغادرة

5. تاريخ الوصول

6. جرار

7. جَرَّار

8. سائق

9. مكافأة السائق

10. رسوم التأشيرة

11. رسوم وقوف السيارات

يمكنك فقط ملء الحقول التي تريد تحديثها. إن ترك خلية فارغة لا يؤدي إلى تعديل المعلومات الموجودة في النظام.

الخطوات الواجب اتباعها

1. قم بتنزيل اللوحة القماشية

• من الواجهة اضغط علىزر استيراد "تفاصيل السفر"..

• قم بتنزيلهملف القالب (قماش)لضمان الهيكل الصحيح.

2. أدخل المعلومات

• املأ سطور الملف بأرقام الرحلة الموجودة.

• أكمل الحقول للتعديل أو الإضافة (اختياري).

• لا تغير أسماء أو ترتيب الأعمدة.

3. قم باستيراد الملف

• العودة إلى الواجهة.

• انقر مرة أخرى على زر استيراد تفاصيل الرحلة.

• حدد والتحقق من صحة ملف Excel الخاص بك.

4. التحقق من النتيجة

• إذا تم الاستيراد بنجاح، يتم تحديث البيانات في النظام.

• في حالة وجود خطأ (على سبيل المثال: رقم غير موجود، خطأ في الكتابة، وما إلى ذلك)، سيتم إعلامك برسالة.

حيلة

قبل الاستيراد، تأكد مما يلي:

• الأرقام السفر موجودة بالفعلفي النظام.

• الأسماء الأماكن والمركبات والسائقينمكتوبة كما في القاعدة.

• التنسيقات التاريخصحيحة (على سبيل المثال:يوم/شهر/سنة).

استيراد تكاليف الشحن

يتيح لك استيراد تكاليف النقل دمج التكاليف المتعلقة بالسفر بشكل جماعي، مثل تكاليف رسوم المرور أو الوقود أو أي نفقات نقل أخرى، عبر ملف Excel. تعمل هذه الوظيفة على تحسين إدارة التكلفة عن طريق تجنب الإدخال اليدوي وضمان موثوقية البيانات.

الحقول المتوقعة في ملف الاستيراد

حقل إلزامي:

• رقم: رقم ملف السفر المرتبط به المصاريف. هذا المجالضروري. إذا كان هذا الرقم غير موجود في النظام، فسوف تفشل عملية الاستيراد.

الحقول الاختيارية:

1. نوع الرسوم: طبيعة التكلفة (على سبيل المثال: الوقود، رسوم المرور، التكاليف المتنوعة، وما إلى ذلك).

2. استطاع: سعر الوحدة أو مبلغ التكلفة.

3. عملة: العملة المستخدمة في هذه الرسوم (الدرهم المغربي، اليورو، إلخ.).

4. سعر الصرف: سعر التحويل المطبق إذا كانت العملة أجنبية.

خطوات الاستيراد

1. قم بتنزيل القالب (اللوحة القماشية)

• من واجهة إدارة السفر، انقر علىالزر الأرجواني "تكاليف شحن الاستيراد".

• قم بتنزيل ملف القالب الذي يحتوي على الأعمدة المنسقة مسبقًا.

2. أكمل الملف

• املأ الحقلرقملكل سطر.

• يضيف البيانات المتوفرة إلى الحقول الاختيارية إذا لزم الأمر.

• تأكد من احترام أسماء الأعمدة وترتيبها.

3. قم باستيراد الملف إلى النظام

• حدد الملف المكتمل من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

• يقوم النظام بتحليل البيانات وعرض المعاينة قبل الاستيراد.

4. التحقق والانتهاء

• في حالة وجود خطأ (رقم غير موجود، حقل غير صالح، وما إلى ذلك)، يقوم النظام بالإبلاغ عنها بدقة.

• قم بتصحيح الملف إذا لزم الأمر ثم أعد محاولة الاستيراد.

• إذا كان كل شيء على ما يرام، فسيتم ربط التكاليف تلقائيًا بالرحلات المعنية.

أفضل الممارسات

• مستخدمالقيم المعروفة فقطللنظام لأنواع الشحن.

• إذا كنت تستخدم عملة أجنبية، فتأكد من إدخال العملة بشكل صحيح.سعر الصرف.

• تأكد من أنأرقام السفر موجودة بالفعلفي النظام.