Importation Voyages

L’importation des dossiers de voyages permet d’ajouter en masse des voyages dans le système à partir d’un fichier pré-formaté (généralement un fichier Excel). Cette fonctionnalité est accessible via le premier bouton violetd’import.

Elle permet de gagner du temps et d’éviter la saisie manuelle répétitive.

Champs obligatoires à renseigner dans le fichier

Pour qu’un dossier de voyage soit correctement importé, certains champs sont obligatoires:

• Numéro :
  Référence unique du voyage (exemple : 88/2025A).
  ➤ Permet d’identifier chaque voyage individuellement.

• Date de départ :
  La date à laquelle le voyage commence (format : jj/mm/aaaa).
  ➤ Indique la planification du départ.

• Heure de départ :
  Heure précise du départ (format : HH:MM).
  ➤ Précise le moment de lancement du voyage.

Ces trois champs doivent toujours être remplispour que l’import soit accepté par le système.

Champs optionnels (recommandés mais pas obligatoires)

Les autres informations peuvent être laissées vides, mais il est recommandé de les renseigner pour plus de précision

Étapes à suivre pour une importation réussie

Télécharger le canevas

Avant de commencer, il est obligatoire de télécharger le fichier modèle (canevas)fourni par le système. Ce canevas contient les colonnes attendues, leurs noms exactsainsi que l’ordre à respecter.

Pourquoi ?
Cela garantit que la structure du fichier respecte parfaitement le format attendu par le système.

Remplir le canevas avec vos données

Remplissez ensuite le fichier Excel téléchargé :

Champs obligatoiresà renseigner :

• Numéro du voyage

• Date de départ

• Heure de départ

Champs facultatifs(mais recommandés) :

• Client

• Chauffeur

• Trajet

• Catégorie

• Remorque, etc.

Attention :
Les données saisies doivent correspondre exactementà celles présentes dans le système (clients, trajets, chauffeurs, etc.), sinon une erreur sera générée à l’import.

Importer le fichier dans le système

• Une fois le fichier rempli, revenez sur l’interface du système.

• Cliquez sur le bouton d’importation correspondant.

• Sélectionnez votre fichier Excel.

• Lancez l’import.

Gérer les erreurs

Si le système affiche un nombre de lignes en erreur, cela signifie qu’il y a un problème avec votre saisie.

Cas fréquents d’erreurs :

• Mauvais format de date ou d’heure

• Nom de client ou de trajet inexistant dans le système

• Champs obligatoires laissés vides

• Fichier mal structuré (colonnes déplacées ou renommées)

Solution :

• Ouvrez le fichier.

• Corrigez les erreurs selon les messages du système.

• Réimportez une version corrigée.

Résumé des bonnes pratiques

• Toujours utiliser le canevas officieldu système.

• Respecter les intitulés et l’ordredes colonnes.

• Vérifier que les valeurs saisies existent dans le système.

• Saisir toutes les données obligatoires.

• En cas d'erreurs, corriger et réimporter.

Importation des détails de trajets

L’importation des détails de trajetspermet de compléter ou modifier en masse les informations liées aux trajets déjà enregistrés. Cette fonctionnalité est accessible depuis l'interface des voyages via l’un des trois boutons violets d’importation.

Objectif

Mettre à jour rapidement les données relatives aux trajets (ex : lieux, conducteurs, matériel, dates, frais…) à l’aide d’un fichier Excel.

Champs à renseigner

Lors de l’importation, voici les champs attendus dans le fichier (canevas) :

Champ obligatoire :

• Numéro→ identifie de façon unique le voyage concerné. Il est essentiel, sans lui l’import ne fonctionnera pas.

Champs optionnels(à remplir selon les besoins) :

1. Lieu de départ

2. Lieu d'arrivée

3. Trajet

4. Date départ

5. Date arrivée

6. Tracteur

7. Remorque

8. Conducteur

9. Prime conducteur

10. Frais visa

11. Frais stationnement

Tu peux remplir uniquement les champs que tu veux mettre à jour. Laisser une cellule vide ne modifie pas l'information existante dans le système.

Étapes à suivre

1. Télécharger le canevas

• Depuis l’interface, clique sur le bouton d’importation “Détails de trajets”.

• Télécharge le fichier modèle (canevas)pour garantir la bonne structure.

2. Saisir les informations

• Remplis les lignes du fichier avec les numéros de voyages existants.

• Complète les champs à modifier ou ajouter (facultatif).

• Ne pas modifier les noms ou l’ordre des colonnes.

3. Importer le fichier

• Retourne sur l’interface.

• Clique à nouveau sur le bouton d’importation des détails de trajets.

• Sélectionne et valide ton fichier Excel.

4. Vérifier le résultat

• Si l’import est réussi, les données sont mises à jour dans le système.

• En cas d’erreur (ex : numéro inexistant, faute de frappe…), un message te l’indiquera.

Astuce

Avant d’importer, vérifie que :

• Les numéros de voyage existent déjàdans le système.

• Les noms des lieux, véhicules et conducteurssont orthographiés comme dans la base.

• Les formats de datesont corrects (ex : JJ/MM/AAAA).

Importation des frais de transport

L’importation des frais de transport permet d’intégrer en masse des frais liés aux voyages, comme les coûts de péage, carburant, ou toute autre dépense transport, via un fichier Excel. Cette fonctionnalité optimise la gestion des coûts en évitant la saisie manuelle et en assurant la fiabilité des données.

Champs attendus dans le fichier d’import

Champ obligatoire :

• Numéro: Numéro du dossier de voyage auquel les frais sont associés. Ce champ est essentiel. Si ce numéro n’existe pas dans le système, l’import échouera.

Champs optionnels :

1. Type de frais: Nature du frais (ex. : carburant, péage, frais divers…).

2. PU: Prix unitaire ou montant du frais.

3. Devise: Monnaie utilisée pour ce frais (MAD, EUR, etc.).

4. Cours de change: Taux de conversion à appliquer si la devise est étrangère.

Étapes pour l’importation

1. Télécharger le modèle (canevas)

• Depuis l’interface de gestion des voyages, clique sur le bouton violet “Importation frais de transport”.

• Télécharge le fichier modèle contenant les colonnes pré-formatées.

2. Compléter le fichier

• Renseigne le champ Numéropour chaque ligne.

• Ajoute les données disponibles dans les champs optionnels si nécessaire.

• Assure-toi de respecter les noms et l’ordre des colonnes.

3. Importer le fichier dans le système

• Sélectionne le fichier complété depuis ton ordinateur.

• Le système analyse les données et affiche un aperçu avant importation.

4. Vérification et finalisation

• En cas d’erreur (numéro inexistant, champ invalide...), le système les signale avec précision.

• Corrige le fichier si besoin et réessaie l’importation.

• Si tout est conforme, les frais sont automatiquement liés aux voyages concernés.

Bonnes pratiques

• Utilise uniquement les valeurs connuesdu système pour les types de frais.

• Si tu utilises une devise étrangère, assure-toi de bien saisir le cours de change.

• Vérifie que les numéros de voyages existent déjàdans le système.