استيراد الأوراق

يسمح بالإضافة السريعة لعدة طلبات إجازة في عملية واحدة عبر ملف محدد مسبقًا.

يمكن للمديرين استيراد كميات كبيرة من الإجازات دفعة واحدة، دون الحاجة إلى إدخال كل طلب على حدة. تعمل هذه العملية على تسريع إدارة الغياب بشكل كبير، وبالتالي تقليل مخاطر الأخطاء المرتبطة بالإدخال اليدوي. باستخدام طريقة الاستيراد هذه، يتم دمج الإجازة بسلاسة في النظام، مما يضمن تحديث المعلومات بسرعة دون تعطيل سير العمل اليومي.

الخطوة 1: تنزيل ملف القالب وإعداده

قبل البدء في استيراد بيانات الإجازة، يجب عليك أولاً تنزيل ملف قالب مصمم خصيصًا لهذه المهمة. يحتوي هذا الملف على أعمدة محددة مسبقًا يجب احترامها لضمان استيراد سلس وخالي من الأخطاء. وإليك كيفية تحضير هذا الملف:

• قم بتنزيل القالب: يمكن الوصول بسهولة إلى ملف النموذج عبر الواجهة. ويتضمن الأعمدة الضرورية للاستيراد، ويجب إكمال كل عمود بترتيب معين.

• احترام ترتيب الأعمدة: كل ​​عمود في الملف يتوافق مع بيانات محددة وحقول معينة إلزامية. على سبيل المثال :

  • متعاون(إلزامية)
  • تاريخ البدء(إلزامية)
  • تاريخ الانتهاء(إلزامية)

  من الضروري إكمال هذه الحقول لكل صف، حيث قد يؤدي الحقل المفقود أو المكتمل بشكل غير صحيح إلى حدوث خطأ في الاستيراد.

قم بإعداد الملف الخاص بك :

• تأكد من وجود قيمة واحدة فقط لكل خلية.
• تجنب الأسطر الفارغة في منتصف الملف.
• تأكد من أن التواريخ (على سبيل المثال، تاريخ البدء والانتهاء) تتبع التنسيق المتوقع (يوم/شهر/سنة).

الخطوة 2: قم بتحميل ملف الإجازة

بمجرد إعداد ملفك بشكل صحيح، يمكنك الانتقال إلى الخطوة التالية: تحميل الملف في النظام.

• حدد الملف: انقر فوق الزر "استعراض" لتحديد موقع ملف القالب على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، ثم حدده.

• ابدأ التحميل: بمجرد تحديد الملف، انقر فوق الزر "التالي" لبدء عملية تحميل البيانات. سيقوم النظام بتحليل الملف وإعداد المعلومات للتحقق النهائي.

• ملخص البيانات: يتم عرض ملخص على الشاشة، يوضح لك إجمالي عدد الأسطر الموجودة في الملف بالإضافة إلى عدد الأسطر الجاهزة للاستيراد. يتيح لك هذا الملخص إجراء فحص أولي للمحتوى قبل الانتقال إلى الخطوة التالية.

الخطوة 3: التحقق من البيانات المستوردة

بعد تحميل الملف، يتم عرض جدول ملخص بجميع السجلات من الملف. في هذه المرحلة، من المهم التحقق من أن جميع البيانات متوافقة:

• التحقق من الخطأ: يقوم النظام بتسليط الضوء على أي أخطاء محتملة، مثل القيم المفقودة في الحقول المطلوبة أو التنسيقات غير الصحيحة. على سبيل المثال، إذا كان أحد المتعاونين أو التاريخ مفقودًا، فسيتم الإبلاغ عن ذلك.

• التحقق من السجلات الصحيحة: سيتم تمييز الصفوف التي لا تحتوي على أخطاء على أنها جاهزة للاستيراد النهائي. يمكنك مراجعة كل صف للتأكد من صحة المعلومات، مثل:

  • متعاون (التنسيق: الاسم الأول)
  • رقم التسجيل
  • تاريخ البدء
  • تاريخ الانتهاء
  • عدد الأيام
  • المرفق (إن وجد)
  • مستخدم

الخطوة 4: الانتهاء من استيراد الإجازة

بمجرد التحقق من البيانات وتصحيحها، يمكنك المتابعة إلى الاستيراد النهائي للإجازة في النظام.

• إنهاء عملية الاستيراد: انقر فوق الزر "استيراد" للتحقق من صحة الاستيراد وإضافة الإجازات إلى قاعدة البيانات.

• تأكيد الاستيراد: ستظهر رسالة تأكيد تشير إلى نجاح عملية الاستيراد وأنه تمت إضافة كافة الشرائح بشكل صحيح.

تتيح هذه العملية المنظمة لاستيراد الإجازات لمديري الموارد البشرية أو مديري الإجازات توفير الوقت وتقليل مخاطر الأخطاء عند إضافة الإجازات بشكل جماعي. بفضل هذه الطريقة، يتم دمج المعلومات بشكل دقيق ومتماسك، وبالتالي ضمان المراقبة الفعالة والإدارة السلسة لحالات الغياب داخل الشركة.