La licencia agrega rápidamente varias solicitudes de licencia en una sola operación a través de un archivo predefinido.
Estas licencias pueden importar grandes cantidades de licencias individuales, sólo para aceptar sus solicitudes individualmente. Este proceso mejorará considerablemente la gestión de mensajes, reduciendo el número de errores relacionados con la entrada manual. Este método de importación de licencias está perfectamente integrado en el sistema, lo que garantiza que la información se actualice rápidamente sin interrumpir el flujo de trabajo.
Paso 1: descargue y prepare el archivo de plantilla
Antes de comenzar a importar datos de licencia, primero debe descargar un archivo de plantilla diseñado específicamente para esta tarea. Este archivo contiene columnas predefinidas que deben respetarse para garantizar una importación fluida y sin errores. A continuación se explica cómo preparar este archivo:
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Respeta el orden de las columnas.: Cada columna del archivo corresponde a datos específicos y ciertos campos son obligatorios. Por ejemplo :
- Colaborador(OBLIGATORIO)
- empezar(OBLIGATORIO)
- tiempo de finalización(OBLIGATORIO)
Es fundamental completar estos campos para cada fila, ya que un campo faltante o incorrectamente completado podría causar un error en la importación.
Prepara tu archivo:
- Asegúrese de que solo haya un valor por celda.
- Evite líneas en blanco en medio del archivo.
- Asegúrese de que las fechas (por ejemplo, fecha de inicio y finalización) sigan el formato esperado (dd/mm/aaaa).
Paso 2: cargue el archivo de salida
Una vez que sepa que su archivo ha sido preparado adecuadamente, puede seguir los siguientes pasos: cargar el archivo en el sistema.
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Seleccionar archivo: Haga clic en el botón "Examinar" para ubicar el archivo de plantilla en su computadora y luego selecciónelo.
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Empezar un carguero: Una vez seleccionado el archivo, haga clic en el botón “Siguiente” para iniciar el proceso de carga de datos. El sistema analizará el expediente y preparará la información para la verificación final.
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Resumen de datos: Se muestra un resumen en la pantalla, que muestra el número total de líneas en el archivo, así como el número de líneas listas para importar. Este resumen le permite realizar una primera comprobación del contenido antes de pasar al siguiente paso.
Paso 3: Verificar los datos importados
Una vez que haya cargado el archivo, verá un resumen de todos los registros del archivo. En este caso, es crucial verificar que todos los datos estén incluidos:
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Resumen de errores: El sistema resalta cualquier error potencial, como valores faltantes en campos obligatorios o formatos incorrectos. Por ejemplo, si falta algún colaborador o una fecha, se informará.
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Verificar registros correctos: Las filas sin errores se resaltarán como listas para la importación final. Puede revisar cada fila para asegurarse de que la información sea correcta, como por ejemplo:
- Colaborador (Formato: NÚMERO)
- Número de registro
- empezar
- tiempo de finalización
- Número de día
- Adjunto (si lo hubiera)
- Usuario
Paso 4: finalice la importación de licencia
Una vez verificados y corregidos los datos, se puede proceder a la importación final de las bajas al sistema.
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Finalizar la importación: Haga clic en el botón “Importar” para validar la importación y agregar los días festivos a la base de datos.
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Confirmación de importación: Aparecerá un mensaje de confirmación para indicar que la importación fue exitosa y que todos los archivos se agregaron correctamente.
Este proceso estructurado de importación de licencias ayuda a los administradores de derechos humanos o administradores de licencias a corregir el error y reducir la cantidad de errores en la agregación de licencias en el momento de ambigüedad. Gracias a este método, la información se integra de forma precisa y coherente, garantizando una secuencia eficiente y una gestión fluida de los mensajes dentro de la empresa.
