تأشيرات الاستيراد

الخطوة 1: تحضير الملف

الخطوة 1: تحضير الملف

التنسيق مدعوم: يجب أن يكون الملف القاضي Excel (.xlsx) أو CSV.

هيكل البيانات: يجب أن يحتوي الملف على الأعمدة التالية:

الحقول المطلوبة:

• متعاون: الاسم والاسم الأول للموظف.
• رقم التسجيل: المعرف الفريد للموظف.
• تاريخ التسليم او الوصول: تاريخ نسخة التششيرة (التنسيق: dd/mm/yyyy).
• صلاحية تاريخ البدء: بداية صلاحية التأشيرة (التنسيق: dd/mm/yyyy).
• صلاحية تاريخ الانتهاء: تاريخ انتهاء التأشيرة (التنسيق: dd/mm/yyyy).

الحقول الاختيارية:

• الصياغة: نوع التأشيرة أو وصفها.
• جواز سفر: مرجع أو رقم جواز السفر المرتبط.
• عطوف: فئة التأشيرة (إقامة قصيرة، إقامة طويلة، إلخ).
• مرفق: رابط إلى وثائق إضافية.
• تعليق: ملاحظات أو ملاحظات إضافية.

غالبًا ما يتم توفير قالب ملف لضمان التوافق مع البنية.

الخطوة 2: الاستيراد إلى النظام

• الوصول إلى أداة الاستيراد: في القسمإدارة التأشيرات، انقراستيراد التأشيرات.

• قم بتنزيل الملف المنسق مسبقًا: إذا لزم الأمر، قم بتنزيل النموذج المتاح لإرشادك في إعداد البيانات.
• تحميل الملف: انقراستيراد ملفوحدد الملف المجهز من جهازك.

التحقق من صحة البيانات:

• يقوم النظام بفحص البيانات بحثًا عن الأخطاء المحتملة (الحقول المطلوبة المفقودة، التنسيقات غير الصحيحة، وما إلى ذلك).
• يتم إنشاء تقرير تحليلي، يُدرج فيه السجلات الصالحة وتلك التي تتطلب التصحيح.
• تأكيد: بعد التحقق من البيانات، قم بتأكيد الاستيراد لإضافة التأشيرات الصالحة إلى النظام.

إدارة الأخطاء

إذا كانت الحقول المطلوبة مفقودة أو تحتوي على أخطاء:

• رسالة تنبيه: يعرض النظام إشعارًا يوضح المشكلات التي تمت مواجهتها (على سبيل المثال: "حقل المتعاون مفقود").
• تقرير الخطأ: قم بتحميل ملف تم تصحيحه أو قم بضبط الأخطاء التي تم الإبلاغ عنها مباشرة قبل إعادة محاولة الاستيراد.

فوائد الميزة

• توفير الوقت: إضافة تأشيرات متعددة في وقت واحد، مما يقلل بشكل كبير من وقت الدخول.
• دقة: التأكد من دقة البيانات من خلال التحقق من الحقول المطلوبة.
• كفاءة: يسهل إدارة التأشيرات للمؤسسات الكبيرة أو الفرق التي تعمل بكمية كبيرة من البيانات.

رسائل التأكيد

• نجاح: "تم استيراد التأشيرات بنجاح."
• الأخطاء المشتركة: "تحتوي بعض الأسطر على أخطاء. الرجاء مراجعة التقرير لتصحيح البيانات."

تلبي وظيفة الاستيراد هذه احتياجات المؤسسات التي ترغب في تحسين إدارة التأشيرات مع ضمان موثوقية البيانات واكتمالها.