استيراد جوازات السفر

وصف الميزة:

تسمح لك ميزة استيراد جواز السفر بإضافة جوازات سفر متعددة بشكل مجمّع باستخدام ملف منسق مسبقًا. تعمل هذه الطريقة على تبسيط عملية الإدارة عن طريق تجنب الإضافة اليدوية لكل سجل.

الخطوة 1: تنزيل النموذج وإعداده

قم بتنزيل ملف القالب:

يتم توفير ملف Excel منسق مسبقًا لتنظيم البيانات التي سيتم استيرادها.

املأ الأعمدة:

يجب إكمال الحقول التالية:

• متعاون: الاسم الأول والأخير.
• رقم جواز السفر: معرف فريد.
• تاريخ التسليم او الوصول: تاريخ الإصدار (التنسيق: يوم/شهر/سنة).
• صلاحية تاريخ الانتهاء: تاريخ انتهاء الصلاحية (التنسيق: يوم/شهر/سنة).
• مرفق: رابط أو إشارة إلى ملف مرفق، إن أمكن.
• تعليق: ملاحظات أو ملاحظات محددة.

الحقول المطلوبة:

• الموظف، رقم جواز السفر، تاريخ التسليم، تاريخ انتهاء الصلاحية.

الخطوة 2: تحميل الملف

حدد الملف:

• انقر فوق الزرتصفحلاختيار ملف Excel.

التحقق من البيانات:

• يقوم النظام بالتحقق من صحة المعلومات والإبلاغ عن الأخطاء (الحقول المفقودة أو التنسيق غير الصحيح).

معاينة التسجيلات:

• يعرض البيانات الجاهزة للاستيراد والبيانات التي تتطلب التصحيح.

الخطوة 3: التحقق من الصحة والاستيراد

بمجرد تصحيح الأخطاء (إذا لزم الأمر)، انقر فوقيستورد.

يقوم النظام بدمج جوازات السفر في قاعدة البيانات ويعرض ملخصًا لها:

• عدد جوازات السفر التي تم استيرادها بنجاح.
• عدد السجلات المرفوضة.

مزايا الاستيراد الشامل:

توفير الوقت: إضافة عدة جوازات سفر في وقت واحد ببضع نقرات.

دقة: التنسيق الموحد يقلل من أخطاء الإدخال.

كفاءة: مثالي للتحديثات الدورية أو عند تأهيل موظفين جدد.

تنسيق الملف وبنيته:

• التنسيق المقبول: اكسل (.xlsx).

أعمدة:

• متعاون | رقم جواز السفر | تاريخ التسليم | صلاحية تاريخ الانتهاء | مرفق | تعليق.
• هيكل واضح: كل ​​عمود يتوافق مع حقل معين لتحقيق التكامل السلس.

رسائل الخطأ المحتملة:

1. الحقول المفقودة: يشير إلى الأعمدة الإلزامية التي لم يتم ملؤها.
2. تنسيق غير صحيح: تقارير التواريخ المنسقة بشكل غير صحيح أو القيم الأخرى.
3. الازدواجية: تنبيه إذا كان رقم جواز السفر موجود بالفعل في النظام.

تضمن هذه الوظيفة إدارة سريعة ودقيقة ومبسطة لجوازات السفر، خاصة بالنسبة للمؤسسات الكبيرة التي تتطلب تحديثًا منتظمًا للمعلومات.