Importation Passeports

Description de la Fonctionnalité:

La fonctionnalité d'importation des passeports permet d’ajouter en masse plusieurs passeports en utilisant un fichier pré-formaté. Cette méthode simplifie le processus de gestion en évitant l’ajout manuel de chaque enregistrement.

Étape 1 : Télécharger et Préparer le Modèle

Télécharger le fichier modèle:

Un fichier Excel pré-formaté est fourni pour organiser les données à importer.

Remplir les colonnes:

Les champs suivants doivent être renseignés :

• Collaborateur: Nom et prénom.
• Numéro de Passeport: Identifiant unique.
• Date de Livraison: Date d'émission (format : JJ/MM/AAAA).
• Date de Fin Validité: Date d'expiration (format : JJ/MM/AAAA).
• Attachement: Lien ou indication d’un fichier attaché, si applicable.
• Commentaire: Observations ou notes spécifiques.

Champs obligatoires:

• Collaborateur, Numéro de Passeport, Date de Livraison, Date de Fin Validité.

Étape 2 : Charger le Fichier

Sélectionner le fichier:

• Cliquez sur le bouton Parcourirpour choisir le fichier Excel.

Vérifier les données:

• Le système valide les informations et signale les erreurs (champs manquants ou format incorrect).

Prévisualiser les enregistrements:

• Affiche les données prêtes à être importées et celles nécessitant une correction.

Étape 3 : Valider et Importer

Une fois les erreurs corrigées (si nécessaires), cliquez sur Importer.

Le système intègre les passeports dans la base de données et affiche un récapitulatif :

• Nombre de passeports importés avec succès.
• Nombre d'enregistrements rejetés.

Avantages de l'Importation en Masse :

Gain de Temps: Ajout simultané de plusieurs passeports en quelques clics.

Précision: Le format standardisé minimise les erreurs d’entrée.

Efficacité: Idéal pour les mises à jour périodiques ou lors de l’intégration de nouveaux collaborateurs.

Format et Structure du Fichier:

• Format accepté: Excel (.xlsx).

Colonnes:

• Collaborateur | Numéro de Passeport | Date de Livraison | Date de Fin Validité | Attachement | Commentaire.
• Structure claire: Chaque colonne correspond à un champ spécifique pour une intégration fluide.

Messages d’Erreur Potentiels :

1. Champs Manquants: Indique les colonnes obligatoires non remplies.
2. Format Incorrect: Signale les dates ou autres valeurs mal formatées.
3. Duplications: Alerte si un numéro de passeport existe déjà dans le système.

Cette fonctionnalité garantit une gestion rapide, précise et simplifiée des passeports, surtout pour les grandes organisations nécessitant une mise à jour régulière des informations.