Gestión de Cotizaciones de Compra

La interfaz "Cotizaciones" permite a los usuarios ver, filtrar y administrar cotizaciones. Ofrece una vista resumida de las cotizaciones guardadas y varias opciones para personalizar la búsqueda y mostrar información relevante.

Acceso a la interfaz

Se puede acceder a esta interfaz desde el panel principal en la secciónestimar. Está diseñado para facilitar la gestión de cotizaciones asociadas a vehículos y proveedores.

Filtros de autobús

La parte superior de la interfaz ofrece filtros para restringir los resultados mostrados según criterios específicos. Estas son las opciones disponibles:

• Ficha de inicio/Ficha de finalización: Elija un período para limitar las cotizaciones mostradas a aquellas creadas dentro de ese intervalo.
• Número: Campo de texto que le permite ingresar el número específico de la cotización que está buscando.
• Sistema No.: Identificador único de la cotización en el sistema.
• Proveedor: El permiso selecciona una fuente específica.
• Naturaleza empresarial: Filtrar según el tipo de negocio.
• flotante: Seleccione la flota asociada a la cotización.
• Vehículo: Filtro de vehículo para mostrar las aportaciones asociadas al mismo.
• trozo: Le permite filtrar por pieza específica concernida por la cotización.
• Estado: Filtre por estado (por ejemplo: validado, no validado) para mostrar solo cotizaciones en un estado particular.
• Número de contacto de ventas: ingrese un número de solicitud de compra para buscar cotizaciones asociadas.
• Usuario: Le permite filtrar por usuario que creó o modificó la cotización.

Resultados de la búsqueda

Los resultados se muestran en forma de tabla, lo que proporciona una vista rápida de información importante para cada cotización:

• Sistema No.: Identificador único de la cotización.
• Número: Referencia de contribución.
• Fecha: Fecha y hora de creación de la cotización.
• Proveedor: Nombre del proveedor asociado a la cotización.
• flotante: Flota asociada a la cotización.
• número de pieza: Número de piezas incluidas en la cotización.
• Importaciones sin impuestos: Monto sin impuestos de la cotización.
• Importaciones incluyendo impuestos: Importe total con impuestos incluidos.
• Estado: Estado actual de la cotización (por ejemplo: "No validado").
• Usuario: Nombre del usuario que creó o modificó la cotización.
• Asistente: Le permite agregar o ver archivos adjuntos asociados con la cotización, como un PDF.

Posibles acciones

En la interfaz "Cotización" son posibles varias acciones para gestionar registros:

• Agregar: Haga clic en el botón “+” para crear una nueva cotización.
• Exportar: Exporte la lista actual de cotizaciones en formato Excel para procesamiento externo.
• Refrescar: actualice la lista de cotizaciones para ver los cambios más recientes.
• Importar:  Importer la liste actuelle des devis en format Excel

Validación de puertos

El objetivo es introducir unaestado de validaciónen cotizaciones, para garantizar que sólo las cotizaciones validadas puedan convertirse en órdenes de compra. Esta característica ayudará a controlar el proceso de conversión y evitará errores.

Estado de validación de la contribución:

Posibles opciones:

• Válido:La cotización ha sido revisada y aprobada por uno o más usuarios autorizados.

 

 

• No validado:La cotización aún no ha sido validada o ha sido rechazada.

Conversión de un pedido:

Contribución no validada:

• Las cotizaciones con el estado "No validado" no se pueden convertir en una orden de compra. No aparecerán en la lista de cotizaciones disponibles para conversión.

Contribución validada:

• Sólo las cotizaciones con el estado "Validado" se pueden convertir en una orden de compra.

Rol del usuario:

• Sólo los usuarios con derechos de validación pueden cambiar el estado de una cotización de "No validado" a "Validado".
• Los usuarios sin estos derechos no pueden validar ni convertir cotizaciones en órdenes de compra.

Mecanismo de validación:

• Cuando se crea una cotización, su estado predeterminado es "No validado".
• Un usuario autorizado puede validar la cotización modificando su estado mediante un botón o formulario de validación.
• Si la cotización no está validada, no será visible ni seleccionable en la lista de cotizaciones convertibles en orden de compra.

Gestión de cotizaciones en órdenes de compra:

• Cuando un usuario intenta crear una orden de compra, solo se mostrarán cotizaciones con el estado "Validado" en la lista de cotizaciones disponibles para conversión a una orden de compra.

Agregar esta funcionalidad garantiza un control adicional sobre el ciclo de vida de las cotizaciones y su conversión en órdenes de compra. Esto mejora la gestión del flujo de trabajo al garantizar que solo las cotizaciones aprobadas pasen a la siguiente etapa.

Cambios de interfaz:

Adición del FILTRO “Estado de Validación” en las cotizaciones:

• Se agregará un nuevo filtro "Estado de validación" a la interfaz de cotizaciones. Este campo se puede filtrar para ver las cotizaciones según su estado (Validado/No validado).

Agregar una nueva cotización

Accede a la interfaz “Cotización”
Desde el menú principal, abra la interfazestimar.

Haga clic en el botón agregar
En la esquina superior derecha de la interfaz, haga clic en el botón"+"(Agregar). Esto abrirá un formulario para crear una nueva cotización.

Complete la información de la cotización
Complete los siguientes campos en el formulario:

• Número: Ingrese el número de referencia de la cotización. Este número suele ser único y facilita la identificación de la cotización.
• Fecha: Elija la fecha de creación de la cotización. De forma predeterminada, se puede completar con la fecha de hoy.
• Proveedor: Seleccione el proveedor de la lista desplegable. El proveedor es generalmente la empresa que proporciona los bienes o servicios.
• flotante: Elija la flota de vehículos objeto de cotización.
• número de pieza: Indique el número de piezas o artículos incluidos en la cotización.
• Importaciones sin impuestos: Ingrese el monto sin impuestos de la cotización.
• Importaciones incluyendo impuestos: Ingrese el monto de la cotización con todos los impuestos incluidos (TTC).
• Número de solicitud de compra:Establecer el número de solicitud de compra.
• Usuario: De forma predeterminada, el nombre del usuario que crea la cotización se puede completar automáticamente.
• Vehículo: Seleccione el vehículo específico al que está asociada la cotización. Este campo le permite especificar el vehículo al que están destinados los repuestos o servicios.

Ajouter des pièces jointes (facultatif)
Si nécessaire, vous pouvez ajouter des pièces jointes (comme un document PDF du devis ou des images) en utilisant la section Attachement. Cliquez sur le champ Attachement et sélectionnez le fichier à télécharger.

Enregistrer le devis
Une fois tous les champs remplis, cliquez sur le bouton Enregistrerpour sauvegarder le devis. Le nouveau devis apparaîtra alors dans la liste des devis, avec les informations que vous avez saisies.

Vérification du devis ajouté
Retournez à la liste des devis pour vérifier que le nouveau devis est bien ajouté avec toutes les informations correctes. Vous pouvez utiliser les filtres pour retrouver rapidement le devis que vous venez de créer.

Creación rápida de una orden de compra a partir de una cotización.

Permita a los usuarios crear rápidamente una orden de compra a partir de una cotización específica haciendo clic en un botón de tres puntos al lado de cada cotización, sin tener que ir directamente a la interfaz completa de la orden de compra.

Detalles de funcionalidad:

• Ce bouton permet d'accéder à plusieurs actions possibles, dont l'option "Créer un bon de commande".

Vista rápida de la orden de compra:

• Après la création rapide, le système peut soit :
• Afficher le bon de commande nouvellement créé pour que l'utilisateur puisse le vérifier et compléter les informations manquantes si nécessaire.
• Enregistrer le bon de commande directement en arrière-plan, tout en notifiant l'utilisateur de la réussite de la création.

Gestión de estado:

• Si le devis n'est pas validé, l'option "Créer un bon de commande" n'est pas disponible ou est grisée.
• Seuls les devis ayant un statut validé permettent d'activer cette fonctionnalité.

Beneficios de esta característica:

• Gain de temps : L'utilisateur n'a plus besoin de passer par l'interface complète de gestion des bons de commande.
• Simplicité : En quelques clics, le bon de commande est généré, facilitant ainsi la gestion rapide des commandes à partir des devis validés.
• Réduction des erreurs : Les données du devis étant automatiquement reprises dans le bon de commande, cela réduit les risques d'erreurs manuelles lors de la saisie.