Gestion Devis Achat

L'interface "Devis" permet aux utilisateurs de consulter, filtrer, et gérer les devis. Elle offre une vue synthétique des devis enregistrés et diverses options pour personnaliser la recherche et afficher les informations pertinentes.

Accès à l'interface

Cette interface est accessible depuis le tableau de bord principal sous la section Devis. Elle est conçue pour faciliter la gestion des devis associés aux véhicules et aux fournisseurs.

Filtres de recherche

La partie supérieure de l'interface propose des filtres pour restreindre les résultats affichés selon des critères spécifiques. Voici les options disponibles :

• Date début / Date fin: Choisissez une période pour limiter les devis affichés à ceux créés dans cet intervalle.
• Numéro: Champ de texte permettant d’entrer le numéro spécifique du devis recherché.
• N° système: Identifiant unique du devis dans le système.
• Fournisseur: Permet de sélectionner un fournisseur spécifique.
• Nature entreprise: Filtre selon le type d'entreprise.
• Flotte: Sélectionnez la flotte associée au devis.
• Véhicule: Filtrer par véhicule pour afficher les devis qui y sont associés.
• Pièce: Permet de filtrer par pièce spécifique concernée par le devis.
• Statut: Filtre par statut (ex. : validé, non validé) pour afficher uniquement les devis dans un état particulier.
• N° demande d'achat: Saisir un numéro de demande d'achat pour rechercher les devis associés.
• Utilisateur: Permet de filtrer par utilisateur ayant créé ou modifié le devis.

Résultats de la recherche

Les résultats sont affichés sous forme de tableau, fournissant une vue rapide des informations importantes pour chaque devis :

• N° système: Identifiant unique du devis.
• Numéro: Référence du devis.
• Date: Date et heure de création du devis.
• Fournisseur: Nom du fournisseur associé au devis.
• Flotte: Flotte associée au devis.
• Nombre de pièces: Nombre de pièces incluses dans le devis.
• Montant HT: Montant hors taxes du devis.
• Montant TTC: Montant total avec taxes comprises.
• Statut: Statut actuel du devis (par exemple : "Non validé").
• Utilisateur: Nom de l’utilisateur ayant créé ou modifié le devis.
• Attachement: Permet d’ajouter ou de consulter les pièces jointes associées au devis, comme un PDF.

Actions possibles

Dans l'interface "Devis", plusieurs actions sont possibles pour la gestion des enregistrements :

• Ajouter: Cliquez sur le bouton "+" pour créer un nouveau devis.
• Exporter: Exportez la liste actuelle des devis en format Excel  pour un traitement externe.
• Actualiser: Réactualisez la liste des devis pour voir les modifications les plus récentes.
• Importer:  Importer la liste actuelle des devis en format Excel

Validation les Devis

L'objectif est d'introduire un statut de validation sur les devis, afin de s'assurer que seuls les devis validés peuvent être convertis en bons de commande. Cette fonctionnalité permettra de contrôler le processus de conversion et d'éviter les erreurs.

Statut de validation des devis :

Options possibles :

• Validé : Le devis a été vérifié et approuvé par un ou plusieurs utilisateurs autorisés.

 

 

• Non validé : Le devis n'a pas encore été validé ou a été rejeté.

Conversion en bon de commande :

Devis non validé :

• Les devis avec le statut "Non validé" ne peuvent pas être convertis en bon de commande. Ils ne s'afficheront pas dans la liste des devis disponibles pour la conversion.

Devis validé :

• Seuls les devis ayant le statut "Validé" peuvent être convertis en bon de commande.

Rôle de l'utilisateur :

• Seuls les utilisateurs disposant de droits de validation peuvent changer le statut d'un devis de "Non validé" à "Validé".
• Les utilisateurs sans ces droits ne peuvent ni valider ni convertir les devis en bon de commande.

Mécanisme de validation :

• Lorsqu'un devis est créé, son statut par défaut est "Non validé".
• Un utilisateur autorisé peut valider le devis en modifiant son statut via un bouton ou un formulaire de validation.
• Si le devis n'est pas validé, il ne sera pas visible ou sélectionnable dans la liste des devis convertibles en bon de commande.

Gestion des devis dans les bons de commande :

• Lorsqu'un utilisateur tente de créer un bon de commande, seuls les devis ayant le statut "Validé" seront affichés dans la liste des devis disponibles pour la conversion en bon de commande.

L'ajout de cette fonctionnalité garantit un contrôle supplémentaire sur le cycle de vie des devis et leur conversion en bons de commande. Cela améliore la gestion des flux de travail en s'assurant que seuls les devis approuvés passent à l'étape suivante.

Modifications de l'interface :

Ajout du FILTRE "Statut de validation" sur les devis :

• Un nouveau filtre "Statut validation" sera ajouté dans l'interface des devis. Ce champ pourra être filtré pour visualiser les devis selon leur statut (Validé/Non validé).

Ajouter un nouveau devis

Accéder à l'interface "Devis"
Depuis le menu principal, ouvrez l'interface Devis.

Cliquer sur le bouton d'ajout
Dans le coin supérieur droit de l'interface, cliquez sur le bouton "+"(Ajouter). Cela ouvrira un formulaire pour la création d'un nouveau devis.

Remplir les informations du devis
Remplissez les champs suivants dans le formulaire :

• Numéro: Saisissez le numéro de référence du devis. Ce numéro est souvent unique et permet d'identifier le devis facilement.
• Date: Choisissez la date de création du devis. Par défaut, elle peut être remplie avec la date du jour.
• Fournisseur: Sélectionnez le fournisseur à partir de la liste déroulante. Le fournisseur correspond généralement à l'entreprise qui fournit les biens ou services.
• Flotte: Choisissez la flotte de véhicules concernée par le devis.
• Nombre de pièces: Indiquez le nombre de pièces ou articles inclus dans le devis.
• Montant HT: Entrez le montant hors taxes du devis.
• Montant TTC: Entrez le montant toutes taxes comprises (TTC) du devis.
• N° demande d'achat:Définissez numero de demande d'achat.
• Utilisateur: Par défaut, le nom de l’utilisateur qui crée le devis peut être automatiquement rempli.
• Véhicule: Sélectionnez le véhicule spécifique auquel le devis est associé. Ce champ permet de préciser le véhicule pour lequel les pièces ou services sont destinés.

Ajouter des pièces jointes (facultatif)
Si nécessaire, vous pouvez ajouter des pièces jointes (comme un document PDF du devis ou des images) en utilisant la section Attachement. Cliquez sur le champ Attachement et sélectionnez le fichier à télécharger.

Enregistrer le devis
Une fois tous les champs remplis, cliquez sur le bouton Enregistrerpour sauvegarder le devis. Le nouveau devis apparaîtra alors dans la liste des devis, avec les informations que vous avez saisies.

Vérification du devis ajouté
Retournez à la liste des devis pour vérifier que le nouveau devis est bien ajouté avec toutes les informations correctes. Vous pouvez utiliser les filtres pour retrouver rapidement le devis que vous venez de créer.

Création rapide d'un bon de commande à partir d'un devis

Permettre aux utilisateurs de créer rapidement un bon de commande à partir d'un devis spécifique en cliquant sur un bouton à trois points situé à côté de chaque devis, sans avoir à accéder directement à l'interface complète des bons de commande.

Détail de la fonctionnalité :

• Ce bouton permet d'accéder à plusieurs actions possibles, dont l'option "Créer un bon de commande".

Affichage rapide du bon de commande :

• Après la création rapide, le système peut soit :
• Afficher le bon de commande nouvellement créé pour que l'utilisateur puisse le vérifier et compléter les informations manquantes si nécessaire.
• Enregistrer le bon de commande directement en arrière-plan, tout en notifiant l'utilisateur de la réussite de la création.

Gestion des statuts :

• Si le devis n'est pas validé, l'option "Créer un bon de commande" n'est pas disponible ou est grisée.
• Seuls les devis ayant un statut validé permettent d'activer cette fonctionnalité.

Avantages de cette fonctionnalité :

• Gain de temps : L'utilisateur n'a plus besoin de passer par l'interface complète de gestion des bons de commande.
• Simplicité : En quelques clics, le bon de commande est généré, facilitant ainsi la gestion rapide des commandes à partir des devis validés.
• Réduction des erreurs : Les données du devis étant automatiquement reprises dans le bon de commande, cela réduit les risques d'erreurs manuelles lors de la saisie.