Importation Visas

Étape 1 : Préparation du Fichier

Étape 1 : Préparation du Fichier

Format Supporté: Le fichier doit être au format Excel (.xlsx) ou CSV.

Structure des Données: Le fichier doit contenir les colonnes suivantes :

Champs Obligatoires:

• Collaborateur: Nom et prénom du collaborateur.
• Matricule: Identifiant unique du collaborateur.
• Date de Livraison: Date de délivrance du visa (format : jj/mm/aaaa).
• Date de Début Validité: Début de validité du visa (format : jj/mm/aaaa).
• Date de Fin Validité: Date d'expiration du visa (format : jj/mm/aaaa).

Champs Optionnels:

• Libellé: Type ou description du visa.
• Passeport: Référence ou numéro du passeport associé.
• Type: Catégorie du visa (court séjour, long séjour, etc.).
• Attachement: Lien vers des documents annexes.
• Commentaire: Observations ou notes complémentaires.

Un modèle de fichier est souvent fourni pour garantir le respect de la structure.

Étape 2 : Importation dans le Système

• Accéder à l'Outil d'Importation: Dans la section Gestion des Visas, cliquez sur Importation des Visas.

• Télécharger le Fichier Pré-formaté: Si nécessaire, téléchargez le modèle disponible pour vous guider dans la préparation des données.
• Charger le Fichier: Cliquez sur Importer un Fichieret sélectionnez le fichier préparé depuis votre appareil.

Validation des Données:

• Le système vérifie les données pour détecter les éventuelles erreurs (champs obligatoires manquants, formats incorrects, etc.).
• Un rapport d’analyse est généré, listant les enregistrements valides et ceux nécessitant une correction.
• Confirmation: Une fois les données vérifiées, confirmez l'importation pour ajouter les visas valides dans le système.

Gestion des Erreurs

Si des champs obligatoires sont manquants ou contiennent des erreurs :

• Message d'Alerte: Le système affiche une notification expliquant les problèmes rencontrés (par exemple : "Le champ Collaborateur est manquant").
• Rapport d'Erreur: Téléchargez un fichier corrigé ou ajustez directement les erreurs signalées avant de relancer l'importation.

Avantages de la Fonctionnalité

• Gain de Temps: Ajout simultané de plusieurs visas, réduisant considérablement le temps de saisie.
• Précision: Assure l’exactitude des données grâce à la vérification des champs obligatoires.
• Efficacité: Facilite la gestion des visas pour les grandes organisations ou les équipes travaillant avec un volume important de données.

Messages de Confirmation

• Succès: "Les visas ont été importés avec succès."
• Erreurs Partagées: "Certaines lignes contiennent des erreurs. Veuillez consulter le rapport pour corriger les données."

Cette fonctionnalité d'importation répond aux besoins des organisations souhaitant optimiser la gestion des visas tout en garantissant la fiabilité et la complétude des données.