Importation des dépenses

L’importation en masse des dépensespermet d’intégrer rapidement des données financières à partir d’un fichier pré-formaté, optimisant ainsi la gestion des coûts. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises traitant un grand volume de frais, réduisant ainsi le temps de saisieet minimisant les erreurs potentielles.

1⃣ Télécharger le canevas du systèm

Avant de saisir les données, il est impératif de télécharger le modèle de fichier standardmis à disposition par le système. Ce canevas garantit que les colonnes et les formats requis sont respectés.

Étapes pour télécharger le canevas

Accéder à la section "Dépenses"

• Aller au module "Dépenses"dans le système.

Ouvrir l'interface d'importation

• Cliquer sur le bouton d'importation(généralement une icône d'upload en haut de l'écran).

Télécharger le fichier modèle

• Un bouton "Télécharger le canevas"ou "Modèle d'importation"est disponible.

Remplir le fichier d'importation

Une fois le canevas ouvert, il faut remplir les informationsen respectant les colonnes définies.

Respecter les colonnes obligatoires

Le fichier doit contenir les champs suivants, sinon l’importation sera rejetée :

• Véhicule→ Le nom ou l’identifiant du véhicule.

• Collaborateur→ La personne associée à la dépense.

• Immatriculation→ La plaque d’immatriculation du véhicule.

• Numéro→ La référence unique de la dépense.

• Date→ La date de la dépense (Format : JJ/MM/AAAA).

• Type de dépense→ La catégorie de la dépense (Carburant, Entretien…).

• Montant HT→ Montant Hors Taxes (en chiffres).

• TVA→ Taux de TVA appliqué.

• Montant TTC→ Montant Toutes Taxes Comprises.

• Type de paiement→ Le moyen de paiement (Espèces, Virement, Chèque…).

Champs optionnels (peuvent être laissés vides)

• Département→ Service ou entité rattachée à la dépense.

• Numéro d’imputation→ Code comptable de la dépense.

• Numéro d’utilisation→ Référence d’utilisation interne.

• Attachement→ Nom du fichier attaché (Exemple : "Facture_123.pdf").

• Utilisateur→ Personne ayant saisi ou validé la dépense.

 

Importer le fichier dans le système

Une fois le fichier prêt :

1⃣ Retourner à l’interface d’importation.
2⃣ Cliquer sur "Importer un fichier".
3⃣ Sélectionner le fichier Excel.
4⃣ Lancer l’importation et patienter quelques instants.

5⃣ Vérifier l’état de l’importation

Après importation :
Si le fichier est valide, les dépenses seront ajoutées au système.

Si des erreurs sont détectées, un message d’erreur indiquera les lignes concernées et les corrections à apporter.

Champs obligatoires pour l’importation

Ces champs doivent être présents dans le fichier, sinon l’importation ne sera pas possible :

• Véhicule→ Identification du véhicule concerné.

• Collaborateur→ Personne liée à la dépense.

• Immatriculation→ Plaque d’immatriculation du véhicule.

• Numéro→ Référence unique de la dépense.

• Date→ Date de la dépense.

• Type de dépense→ Catégorie de la dépense (ex: carburant, entretien...).

• Montant HT→ Montant Hors Taxes.

• TVA→ Taxe sur la Valeur Ajoutée appliquée.

• Montant TTC→ Montant Toutes Taxes Comprises.

• Type de paiement→ Moyen de paiement utilisé (chèque, virement, etc.).

Champs optionnels pour l’importation

Ces champs ne sont pas obligatoires, mais peuvent être inclus pour plus de précision :

• Département→ Service ou entité à laquelle la dépense est rattachée.

• Numéro d’imputation→ Code comptable de la dépense.

• Numéro d’utilisation→ Référence d’utilisation interne.

• Attachement→ Document associé à la dépense (facture, bon de commande...).

• Utilisateur→ Personne ayant saisi ou validé la dépense.

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Avantages de l’importation des dépenses

Gain de temps→ Saisie automatisée au lieu de la saisie manuelle.
Réduction des erreurs→ Vérification automatique des données avant importation.
Traitement en masse→ Possibilité d’intégrer plusieurs dépenses en une seule opération.

Grâce à cette fonctionnalité, la gestion financière est plus rapide et plus fiable, offrant aux entreprises une meilleure maîtrise de leurs dépenses.