Gestion des frais généraux

La gestion des frais générauxpermet de centraliser et d’analyser toutes les dépenses liées aux opérations quotidiennesde l’entreprise. Cette fonctionnalité offre une vue complète et détailléedes charges, permettant ainsi un meilleur suivi financieret une optimisation des coûts.

Principales Actions Disponibles

Dans l’interface des frais généraux, les utilisateurs ont la possibilité de :
1⃣ Ajouterune nouvelle dépense.
2⃣ Modifierune dépense existante.
3⃣ Supprimerune dépense.
4⃣ Consulterles détails d’une dépense.

Ajout d’un Frais Général

Cette action permet d’enregistrer une nouvelle dépense dans le système.

Étapes pour ajouter un frais général

Cliquer sur le bouton vert ""situé en haut à droite.

Remplir les informations requises :

• Code→ Référence unique du frais.

• Libellé→ Description du frais général.

• Date→ Date de la dépense.

• Type de frais généraux→ Ex: PÉNALITÉ, PARKING, TAXES...

• Montant HT→ Montant hors taxes.

• TVA→ Taux de TVA applicable.

• Montant TTC→ Montant toutes taxes comprises.

• Type de paiement→ Moyen de paiement utilisé.

• Attachement→ Joindre une facture ou un justificatif (optionnel).

• Utilisateur→ Personne qui a saisi la dépense.

Cliquer sur le bouton vert ""en haut à droite pour ouvrir le formulaire d’ajout.

2⃣ Remplir les champs obligatoires:

• Code→ Référence unique du frais.

• Libellé→ Description du frais général.

• Date→ Date à laquelle la dépense est enregistrée.

• Type de frais généraux→ Exemple : PÉNALITÉ, PARKING, TAXES, etc.

• Montant HT→ Montant hors taxes.

• TVA→ Taux de TVA applicable.

• Montant TTC→ Montant toutes taxes comprises.

• Type de paiement→ Moyen utilisé (Ex: Virement, Espèces, Chèque, etc.).

• Attachement(optionnel) → Ajouter une facture ou un justificatif.

​​​​​​​Activation des Frais Récurrents

Lors de l’ajout d’un frais général, il est possible d’activer l’option "Frais récurrent".

Comment ça fonctionne ?

Par défaut, l’option est désactivée→ La dépense est unique.

Si activée, un champ supplémentaire "Date fin"* apparaît pour indiquer la période de validité du frais récurrent.

Cas d’usage des frais récurrents :

Loyers mensuels→ Ex: Paiement d’un loyer de bureau.
Contrats de maintenance→ Ex: Abonnement à un service de maintenance.
Assurances→ Ex: Paiement d’une prime d’assurance annuelle.

Valider l’enregistrementpour sauvegarder les informations.

Modification d’un Frais Général

Si une dépense doit être corrigée ou mise à jour, il est possible de modifier ses détails.

Comment modifier une dépense ?

Repérer la ligne de la dépense à modifier.

Cliquer sur le menu "..."(trois points à gauche de la ligne).

Sélectionner "Modifier".

Mettre à jour les champs nécessaires.

Valider les modifications.

Suppression d’un frais général

Une dépense peut être supprimée si elle est incorrecte ou n’est plus nécessaire.

Étapes pour supprimer une dépense

Cliquer sur le menu "..."en début de ligne.

Sélectionner "Supprimer".

Confirmer la suppression. Cette action est irréversible !

Consultation des détails d’un frais général

Les gestionnaires peuvent afficher toutes les informations relatives à une dépense spécifique.

Comment consulter un frais général ?

Ouvrir le menu "..."en face de la ligne concernée.

Sélectionner "Consulter".

Une fenêtre affichera toutes les informations du frais, y compris les pièces jointes si disponibles.

Avantages de cette Gestion

Transparence financière→ Vision claire des charges fixes et variables.
Optimisation des coûts→ Identification des dépenses superflues.
Centralisation des données→ Facilité d’accès et d’analyse.
Suivi détaillé→ Gestion améliorée des factures et paiements.

Cette gestion des frais généraux est essentiellepour le contrôle budgétaireet permet une prise de décision éclairéesur les finances de l’entreprise.