Importation des frais généraux

L’importation des frais générauxpermet d'ajouter plusieurs enregistrements simultanément via un fichier pré-formaté. Cette fonctionnalité est idéale pour gagner du temps, éviter les erreurs de saisie manuelleet assurer une intégration efficacedes données financières dans le système.

Étapes pour Importer des Frais Généraux

1⃣ Télécharger le Modèle de Fichier (Canevas)

• Se rendre dans le module "Frais Généraux".

• Accéder à l'onglet "Importation".

• Cliquer sur "Télécharger le canevas"pour récupérer un fichier Excel pré-formaté.

• Le fichier contient déjà les en-têtes de colonnes pour garantir un format correct.

2⃣ Remplir le Fichier sur l’Ordinateur

• Respecter l’ordre et la structure des colonnesdéfinies dans le canevas.

Champs obligatoires (doivent être remplis obligatoirement) :

• Date(ex. : 2024-04-02).

• Type de Frais Généraux(ex. : Taxes, Parking, Pneumatique, etc.).

• Montant HT.

• TVA%.

• Montant TTC.

Champs optionnels (peuvent être laissés vides) :

• Code(identifiant unique pour le frais général).

• Libellé(description du frais).

• Type de paiement(ex. : Virement, Espèces, Chèque).

• Attachement(possibilité d'ajouter des fichiers justificatifs).

• Utilisateur(nom de la personne ayant saisi la dépense).

3⃣ Charger le Fichier dans le Système

• Retourner dans l’interface d’importation.

• Cliquer sur "Suivant".

• Sélectionner le fichier complété depuis l’ordinateur.

• Le système effectue une première analyse des donnéespour détecter d’éventuelles erreurs.

4⃣ Vérification et Correction des Erreurs

• Une prévisualisation des donnéesest affichée avant l'importation définitive.

• Si des erreurs sont détectées, elles seront signalées (ex. : format incorrect, champ manquant).

• Il est alors possible de corriger le fichier et de le réimporter.

5⃣ Confirmer et Finaliser l’Importation

• Si tout est correct, cliquer sur "Importer".

• Le système ajoute automatiquementles frais généraux à la base de données.

• Un message de confirmation apparaît, validant le succès de l’importation.

Avantages de l’Importation des Frais Généraux

Gain de Temps: Ajout en masse de frais généraux en quelques clics.
Fiabilité Accrue: Validation automatique des données avant intégration.
Réduction des Erreurs Humaines: Moins de saisies manuelles.
Optimisation de la Gestion: Transparence et traçabilité des frais généraux.

En résumé, cette fonctionnalité permet une mise à jour rapide et précise des frais généraux, garantissant une gestion financière optimisée.