Importation Achats

L’importation des demandes d’achat permet l’intégration rapide et en massed’enregistrements à partir d’un fichier Excel pré-formaté. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises traitant un grand nombre de demandes, en évitant la saisie manuelleet en minimisant les erreurs.

Étapes détaillées d’importation

1. Accès à l’interface d’importation

Depuis l’interface principale des demandes d’achat, cliquez sur l’icône d’importationsituée en haut à droite de l’écran.

2. Télécharger le canevas

Cliquez sur le bouton “Télécharger le canevas”.
Ce fichier modèle contient la structure exacte à respecter : l’ordre des colonnes, les champs obligatoires, les formats attendus.

Champs à renseigner dans le fichier Excel

Champs obligatoires (à ne pas laisser vides) :

• N° système

• Date

• Code pièce

• Quantité

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Ces informations sont essentielles pour que le système puisse traiter la demande d’achat.

Champs optionnels (si disponibles) :

Vous pouvez aussi ajouter d’autres colonnes utiles selon votre organisation (ex. : commentaires, département, utilisateur, etc.), mais elles ne sont pas obligatoires.

3. Compléter le fichier sur votre ordinateur

Ouvrez le fichier Excel téléchargé et saisissez les données nécessaires en respectant scrupuleusement la structure du canevas(même nom et ordre des colonnes).

4. Importer le fichier complété

Retournez dans l’interface et cliquez sur “Suivant”, puis sélectionnez le fichier préparé depuis votre ordinateur.

5. Vérification et traitement

Le système va procéder à une analyse automatique du fichier:

Si le fichier est conforme, l’importation est validée.

En cas d’erreur, le système vous alertera. Les causes possibles peuvent être :

• Des champs obligatoires manquants

• Des formats incorrects (ex. : date mal formatée)

• Des références inexistantes dans la base (ex. : un code pièce qui n’existe pas)

Dans ce cas, vous devrez corriger le fichierpuis le réimporter.

Avantages de cette fonctionnalité :

• Gain de temps considérable

• Réduction des erreurs humaines

• Centralisation efficace des demandes

• Meilleure traçabilité et conformité